Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом» (Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов).pdf
Добавлен: 12.03.2024
Просмотров: 34
Скачиваний: 0
Содержание:
Введение
Актуальность темы обусловлена тем, что задача автоматизации производственных процессов и процессов управления, как средства увеличения эффективности труда, всегда была и остается актуальной в народном хозяйстве. Важность автоматизации управления народным хозяйством и его составными частями выражается в задачах облегчения труда управленческого персонала, уменьшением роста его численности, вызванного увеличением площадей и объема производства; сложностью производственных связей; появлением дополнительных управленческой функции.
Система управления должна позволять максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и управлять ходом достижения целевых показателей (управление изменениями). Кроме того, организация должна решать еще одну важную задачу – сохранения стабильности, удержания состояния. Эта задача обычно решается с помощью административных механизмов и средств автоматизации.
Объектом исследования является АО «Медицинский университет Астана».
Предмет исследования – процесс управления персоналом.
Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом».
Задачи курсового проекта:
- раскрыть смысл реализуемой задачи;
- определить исходные данные (откуда будет поступать информация для решения задачи);
- определить результаты;
- определить роли сотрудников при решении задачи;
- проанализировать инструментарий, который можно использовать для моделирования бизнес-процессов;
- обоснование выбранной нотации;
- моделирование бизнес-процессов «как есть»;
- предложить мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
При написании курсовой работы были применены такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме исследования, нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный методы.
Глава 1. Аналитическая часть
1.1. Описание предметной области
Настоящий регламент процесса описывает процесс управления персоналом в АО «Медицинский университет Астана».
В АО «Медицинский университет Астана» учетом и оформлением состава занимается отдел кадров.
Основными задачами отдела кадров являются:
- организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
- создание эффективной системы штатных сотрудников;
- разработка карьерных планов сотрудников;
- разработка кадровых технологий.
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
- определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
- анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
- внедрение систем мотивации труда;
- подготовка штатного расписания предприятия;
- оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
- проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
- ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
- организация аттестаций сотрудников;
- подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Целями процесса управления персоналом являются:
- формирование и реализация кадровой политики Университета;
- обеспечение процессов Университета квалифицированным и компетентным персоналом в соответствии с их потребностями;
- управление персоналом на основе определения и обеспечения необходимого повышения уровня его профессиональной компетентности;
- формирование культуры вовлеченности, наделения полномочиями и делегирования ответственности, совершенствования и отчетности на всех уровнях;
- разработка и внедрение системы моральной мотивации и поощрения, и своевременное поощрение сотрудников, способствование индивидуальному и общему успеху;
- развитие у работников навыков и компетенций, необходимых для достижения стратегических целей, реализации Миссии и Видения Университета;
- участие в разработке и внедрении в деятельность Университета системы оценки (аттестации) персонала;
- повышение удовлетворенности работников своим трудом.
Настоящий регламент процесса является внутренним нормативным документом отдела управления персоналом.
Требования данного регламента распространяется на:
- высшее руководство компании;
- отдел кадров;
- инженера по технике безопасности;
- руководителей и сотрудников структурных подразделений организации, осуществляющих руководство другими работниками.
Рисунок 1. Декомпозиция диаграммы процесса управления персоналом
Ответственность за выполнение требований регламента процесса несут: высшее руководство, персонал департамента кадровой работы и правового обеспечения, отдел управления персоналом, инженер по технике безопасности, а также руководители и сотрудники всех структурных подразделений, в чьем подчинении находятся другие работники. Распределение ответственности за выполнение требований регламента процесса приведено в алгоритмическом описании процесса.
Таблица 1
Матрица распределения ответственности и полномочий в процессе «Управление персоналом»
Описание процедур, действий по управлению персоналом |
Ректор |
ПНиКД |
П А и Э Д |
ДКРиПО |
ОУП |
ОИТ |
ЮО |
ОКК |
ОГОиЧСКБ |
Конкурсная комиссия |
ФЭО |
ОБУи О |
ОМК |
СП |
ОДО |
ППС |
РЦРЗ |
Анализ потребности в кадрах и штатная расстановка |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||
Анализ потребности в обучении АУП и разработка плана подготовки, повышения квалификации и переподготовки персонала |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||||||||||
Анализ потребности в обучении ППС и разработка плана внутреннего обучения |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||
рием, перемещение и увольнение персонала: - оформление приказов; - ведение личных дел работников, трудовых книжек (регистрация данных об образовании, опыте, квалификации, перемещении); - ознакомление с приказами и трудовыми договорами; ведение журналов регистрации приказов (личных, отпусков, командировок) |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||
Проведение конкурса на замещение педагогических должностей |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||||||||
Проведение инструктажей (вводного по правилам внутреннего распорядка, по технике безопасности и пожарной безопасности) |
+ |
||||||||||||||||
Мониторинг и анализ результатов подготовки, переподготовки, повышения квалификации |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||||
Внутренние подготовки: - обучение; - наставничество; - стажировки; мониторинг эффективности обучения |
+ |
||||||||||||||||
Оценка удовлетворенности персонала работой, условиями труда |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||||||||||
Формирование отчетов по процессу: - установленной отчетности по работе с персоналом; - сбор данных и измерение показателей результативности процесса. |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||||||||||
Мониторинг, измерение и анализ процесса (измерение показателей результативности процесса, оформление отчета по оценке результативности процесса), разработка необходимых корректирующих и предупреждающих действий |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||||
Обеспечение информационного наполнения интернет-сайта Университета |
+ |
||||||||||||||||
Совершенствование автоматизированной программы «Алтын Кадры» |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||
Согласование и утверждение отчета отдела |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||||||||||
Составление реестра рисков по процессу |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
||||||||||||
Составление плана мероприятий по обработке рисков |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||
Проведение мониторинга по управлению рисками |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||||
Проведение анализа эффективности управления рисками |
+ |
+ |
+ |
+ |
|||||||||||||
Составление плана мероприятий по минимизации рисков |
+ |
+ |
+ |
+ |
На сегодняшний день личные дела сотрудников оформляются с помощью средств MS Office Word. В роли СУБД выступает MS Office Excel. Данные хранятся на пользовательском компьютере менеджера по персоналу, резервное копирование выполняется не регулярно. К личным делам имеет доступ только менеджер по персоналу. В существующей базе нет возможности оперативного поиска данных по различным критериям, в связи с этим, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов.
Весь процесс формирования, обработки, хранения данных по формированию заявки от клиента описан в схеме документооборота, которая представлена рисунке 2.
Рисунок 2. Документооборот обработки функций менеджера по персоналу
Можно выделить следующие показатели эффективности автоматизации работы менеджера по персоналу:
1. Качественные показатели:
- возможность оперативного поиска информации;
- возможность оперативного создания резервной копии базы данных;
- возможность безопасного доступа к базе данных не только менеджера по персоналу, но и руководителям подразделений.
2. Количественные показатели:
- снижение срока подготовки отчетных документов;
- уменьшение трудозатрат по причине исключения двойного ввода необходимых данных разными сотрудниками;
- снижение времени на подготовку и согласование документов;
- снижение времени обработки личных данных.
Использование вычислительной техники при решении задач, описываемых в данной работе, обуславливается рядом факторов:
- объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно;
- необходимость постоянной связи с различными базами данных.
Необходимыми техническими средствами для решения вышепоставленных задач, представленных на рисунке 4 являются ПК менеджера, сервер БД, принтер.
1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
Существует несколько систем для автоматизации подобных задач. Как один из вариантов – это автоматизированные системы управления предприятиями, одной из подсистем данной системы является управление кадрами на предприятии.
Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) — комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и действий квалифицированного персонала, предназначенный для решения задач планирования и управления различными видами деятельности предприятия, частный случай автоматизированной системы управления.
Краткая характеристика системы Босс-Кадровик.
Программное обеспечение «БОСС-Кадровик» является автоматизированной системой управления персоналом.
Полнофункциональное решение «БОСС-Кадровик» позволяет оптимизировать менеджмент человеческих ресурсов на крупных предприятиях, в холдингах, в развивающихся средних компаниях. В зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет свои права санкционированного доступа к справочникам и данным. Продукт предназначен для руководителей организаций, линейных менеджеров, HR-директоров и менеджеров по персоналу, инспекторов отделов кадров, табельных бюро и ВУС, инспекторов отделов труда и заработной платы, главных бухгалтеров и бухгалтеров расчетной части, рядовых сотрудников.
Высокопроизводительная система «БОСС-Кадровик» позволяет обрабатывать информационные массивы по персоналу численностью в десятки и сотни тысяч сотрудников, организовывать одновременную работу сотен пользователей, включая расчет зарплаты.
Рисунок 3. Управленческие возможности БОСС-Кадровик
«БОСС-Кадровик» ориентирован на компании с холдинговой структурой, на крупные промышленные предприятия и на динамично развивающиеся корпорации.
Политика лицензирования также позволяет использовать мощный инструментарий «БОСС-Кадровик» и на предприятиях малого и среднего бизнеса.
История развития системы началась в 1993 году. Будучи первоначально заказной системой, уже через несколько лет "БОСС-Кадровик" стал тиражным продуктом, соответствующим всем требованиям, предъявляемым к продуктам подобного рода руководством предприятий, службами управления персоналом.
На сегодняшний день ЗАО "БОСС. Кадровые системы" (Москва, РФ) является обладателем прав на систему и основным центром разработки. На территории Беларуси представителем интересов ЗАО "БОСС. Кадровые системы" и центром разработки является компания ООО "Интеллектуальные технологии и системы".
Преимущества БОСС-Кадровик:
- Наличие встроенных модулей HRM;
- Большое количество уже готовых шаблонов для управления персоналом;
- Поддержка десятков тысяч записей о работниках;
- Готовая интеграция с SAP и другими ERP-системами;
- Поддержка баз данных MS SQL и Oracle.