Файл: Основные функции в системе менеджмента( основы функций управления в системе менеджмента).pdf

Работник склада, выполняющий проверку товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения, обязан подписать приходную накладную, подтверждая выполнение задания и соответствие поступившего на склад товара приходной накладной.

После проверки соответствия полученного товара и приходной накладной заведующий складом обязан подтвердить получение товара в базе данных и провести приходную накладную.

Полученные от поставщика документы с подписью работника склада, принимавшего товар, передаются менеджеру по закупкам.

Анализ проблем, возникающих на складе при переработке грузов, - связь информационного и товарного потоков. Задача менеджера по закупкам - согласовывать именно информационные потоки и предоставлять складу всю нужную информацию о товаре и методах его обработки (погрузки, хранения, упаковки, комплектации и т. д.).

В таблице2 представлен процесс обмена информацией между складом и отделом закупок в ООО «Вега».

Таблица 2- Обмен информацией между складом и отделом закупок (товароведом)

В ООО «Вега» используют вид поставки – «поставка напрямую от поставщиков в магазин».

Схема поставки напрямую от поставщиков представлена на рисунке 2.

В качестве достоинств поставок в магазин напрямую от поставщиков можно отметить минимизацию собственных затраты на склады и транспортировку, так как все хлопоты, связанные с транспортом, несет поставщик.

ООО «Вега»

Поставщик 1

Поставщик 2

Поставщик 3

Рисунок2 - Схема поставок от поставщиков в магазин

К недостаткам поставки товаров напрямую от поставщиков можно отнести:

- каждый поставщик поставляет свой товар в магазин своим транспортом, из-за чего могут выстраиваться очереди, поставщики страдают из-за простоя транспорта и стараются эти затраты предъявить сети (что отвлекает значительное количество времени и сил на разбирательства);

- магазин испытывает нехватку товара из-за несвоевременной разгрузки;

- растут затраты на обработку товара (упаковку, фасовку, сортировку) и т. д.

Заявка на новый товар оформляется в письменном виде с указанием основных характеристик (ценовой диапазон, примерное количество товара к первой поставке, примерный план продаж или динамика продаж в месяц, важные характеристики (свойства, влияющие на продажу) товара, требования к упаковке и т. д.). Цель менеджера по закупкам - найти товар, максимально отвечающий потребностям магазина.

Прежде чем товар будет поставлен, требуется определить его место в ассортименте, роль, цель введения товара, происходит согласование с директором магазина, место для товара в торговом зале, цену, способы продвижения, примерный объем и динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже нового товара и т. д., то есть проделывается работа по формированию ассортимента.

Если товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там и требуется лишь пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас, то для принятия решения о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует отчетами об остатках товара - той информацией о количестве товара на складе магазина, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно и соответствовать истинному количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о необходимости поставки заказываемого товара. Решение о количестве и сроках поставки принимается с использованием других инструментов, информация о которых представлена далее.

Отчеты по остаткам в магазине делаются:

- ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утромили вечером, по мере того как в магазине обновляется информация, приходуется и списывается товар);

- в различных срезах - остатки товаров по торговому залу, по складу, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар.

В случае первичной поставки менеджеру по закупкам необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить потребность в товаре.

Для поиска потенциального поставщика менеджер по закупкам использует следующие источники информации о поставщике (таблица 3).

Суть поиска поставщиков сводится к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком. В случае повторной или регулярной поставки поставщик получает от магазина заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.

Таблица3- Источники информации о поставщиках

Инструментом как осуществления как заявки как на как поставку как товаров как является как информационная как база как данных как ООО как «Вега».

База как данных как - как это как внутренний как документ как в как электронном как виде как (оформленный как в как таблице как Ехсеl), как куда как менеджер как по как закупке как вносит как всю как информацию как о как товаре как поставщика, как ценах, как скидках как (всех как возможных, как полученных как и как неполученных), как характеристиках, как упаковке, как комплектности, как сроках как годности как и как т. как д.

Электронная как база как - как это как личный как рабочий как инструмент как менеджера. как Но как для как всех как менеджеров как по как закупкам как в как отделе как соблюдается как правило: как база как данных как каждого как менеджера как должна как быть как оформлена:

а) как по как единому как принципу;

б) как понятно как для как его как начальника как или как для как сотрудника, как который как может как занять как его как место, как если как этот как менеджер как вдруг как уволится.

Так как как как все как товары как и как поставщики как разные, как абсолютно как одинаково как базы как у как разных как менеджеров как сделаны как быть как не как могут, как но как необходимо как определить, как какая как именно как информация как (цена, как скидки, как упаковка как и как т. как д.) как и как в как каком как порядке как в как базу как заносится.

Этот как документ как появляется, как когда как работа как с как поставщиком как приобретает как регулярный как характер, как так как как как составление как и как ведение как базы как данных как требуют как времени.

Преимущества как создания как электронной как базы как данных как в как ООО как «Вега»: как невозможно как держать как в как голове как информацию как обо как всей как номенклатуре, как которую как поставщик как может как предложить как в как качестве как ассортимента, как невозможно как помнить как все как закупочные как цены как и как контролировать как их, как уповая как только как на как свою как память. как Единожды как затратив как время как на как внесение как товара как в как базу, как затем как экономим как много как времени как при как составлении как каждого как заказа как и как текущей как оперативной как работе как с как товаром. как Используя как эту как информацию как в как максимально как удобном как для как себя как виде, как менеджер как может как рассчитать как предварительную как стоимость как заказа, как увидеть как величину как скидки как за как заказ, как увидеть как соотношение как ассортимента как поставщика, как дать как оперативную как информацию как своим как коллегам как в как случае как запроса как на как тот как или как иной как товар как и как т. как д.

В как электронной как базе как данных как ООО как «Вега» как отражается:

- как наименование как товара как (перечисление как по как группам, как категориям как и как товарным как позициям), как причем как в как базу как данных как вносится как не как только как поставляемый как товар, как но как и как потенциально как интересный как к как поставке как товар. как Если как ассортимент как товара как у как поставщика как очень как велик, как то как выбираются как те как группы как или как категории как товаров, как которые как актуальны как для как магазина;

- как код как или как артикул как поставщика как и как штрих-код как (если как есть). как Указание как внутреннего как кода как магазина, как если как товар как уже как поставляется как и как внесен как в как ассортиментную как матрицу. как Это как облегчит как поиск как товаров как и как исключит как дублирование как наименования;

- как цена как или как диапазон как цен как с как возможными как скидками. как Так как как как величина скидок как за как партию как может как изменяться как (в как зависимости как от как объема, как условий как оплаты, как величины как кредитной как линии, как бонусов как и как т. как д.), как то как менеджер как при как составлении как заказа как может как заранее как рассчитать как стоимость как поставки как и как выбрать как нужное как количество как или как способ как оплаты;

- как свойства как (размеры, как цвета, как комплектация как и как т. как д.); как чем как подробнее, как тем лучше;

- как упаковка как или как другие как параметры, как важные как для как логистики. как Это как позволяет как на как этапе как заказа как или как формирования как ассортимента как от как поставщика определять как минимальную как партию как (например, как коробка), как своевременно как подавать как информацию как на как склад как или как в как отдел как логистики как о как величине заказа.

На как основании как такой как базы как очень как удобно как формировать как и как отправлять как регулярные как заказы как поставщику.

База как со как временем как может как менеджером как дополняться как и как оптимизироваться. как Имея как такую как базу, как всегда как возможно как увидеть как историю как развития как ассортимента как от как конкретного как поставщика, как динамику как изменения как его как цен как и как условий.

Для как контроля как в как ООО как «Вега» как также как используется как инвентаризация. как Инвентаризация как - как это как фотография как товарного как запаса, как зеркало как учетной как политики как компании. как Для проведения как инвентаризации как товарного как запаса как разработана как Инструкция как о как порядке как проведения как инвентаризации как товарно-материальных как ценностей как на как складе как ООО как «Вега».

Основными как задачами как инвентаризации как являются:

- как выявление как фактического как наличия как товарно-материальных как ценностей;

- как контроль как за как сохранностью как товарно-материальных как ценностей как путем как сопоставления как фактического как наличия как с как данными как системы как автоматизации.