Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникация как объект изучения).pdf

Содержание:

Введение

По общему признанию, коммуникации очень важны для успеха организаций и представляют собой одну из самых сложных проблем управления. По сути, это своего рода «система кровообращения» единственного организма компании. Эффективные менеджеры рассматривают только тех, кто эффективен в области коммуникации. Руководители должны прекрасно овладеть искусством общения, поскольку, образно говоря, они выполняют свою работу «чужими руками».

Роль общения очевидна как в небольших фирмах, так и в крупных компаниях и корпорациях. Будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, работающих на этом предприятии, а также на глобальном уровне и благосостояния всей страны, зависит от эффективности коммуникационных связей и взаимодействия.

Опыт российских и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя всей команды. Там, где лидер использует метод «кнута и палки», наблюдается нервозность и фрагментация команды, и как следствие этого - низкая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативы, постоянные сплетни, зависть и т. д. Все эти факторы не могут привести к чему-либо еще, кроме ослабления предприятия и, в конечном счете, даже к банкротству.

Однако, если лидер проводит встречи в команде, где обсуждаются различные вопросы развития, применяются методы стимулирования для инициативы, труда и т. д., создает условия для свободного выражения его мнения, даже если это не совпадает с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко и удобно работать на этом предприятии. Люди осознают в этом случае их важность и пытаются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации, в которой они работают. На этом предприятии сотрудники уверены в своем будущем, что их проблемы могут обсуждаться открыто на встрече и некоторые идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Для такого предприятия легче переносить экономические и политические кризисы в стране, потому что в сплоченной команде сотрудники будут помогать друг другу преодолевать трудности.

Все это давно признано иностранными и даже некоторыми местными менеджерами. Но как добиться эффективной коммуникации? Как приобрести навыки и способность управлять коммуникативными процессами? - вот основные вопросы, которые касаются современных российских лидеров.

В вышесказанном актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных лидеров, их интересом к изучению коммуникационных связей и их эффективному развитию, поскольку общение является одним из важнейших факторов интеграции управления (до 80% время менеджеров на всех уровнях тратится на определенные виды общения).

Поскольку в нашей стране появление и формирование коммуникаций (как и всего руководства) произошло не так давно (10 лет - короткий период), правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей большую роль в их дальнейшем развитии.

В России связи претерпели радикальные изменения. Из административно-командной системы страна внезапно переключилась на рыночные отношения. Раньше руководство предприятия в основном состояло из приказов руководства к подчиненным, которые не могли быть указаны или обсуждены, инициатива была наказана, а опытные работники никак не могли продвинуться в службе, но сегодня менеджеры предпочитают другой подход к организации работать с подчиненными. Инициатива в настоящее время более приветствуется, проводятся общие собрания, на которых обсуждаются проблемы развития компании, заслушиваются запросы, используются предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные.

Целью курсовой работы является изучение сути коммуникаций, а также то, что можно сделать для более эффективного обмена информацией между менеджерами и вне их круга.

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

1) Изучить сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса в современном предприятии

2) Анализ системы связи

3) Вносить предложения и рекомендации по совершенствованию коммуникационной политики предприятия.

Объектом данной курсовой работы является коммуникация как поведенческая активность субъектов, а предметом – умелое использование эффективных коммуникаций менеджерами для достижения целей организации.

ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ ИЗУЧЕНИЯ

1.1 Сущность коммуникаций

Коммуникация является необходимым и общим условием для жизни человека, и это одна из фундаментальных основ существования общества. И общество - это не столько совокупность людей, сколько связи и отношения, в которых эти люди находятся друг с другом. Во многом это является причиной столь острого интереса к коммуникации представителей различных научных областей и, прежде всего, ученых-социологов. История социальной мысли показывает, что философы и социологи, лингвисты и журналисты всегда в той или иной степени рассматривали проблемы человеческого общения.

С появлением работ зарубежных ученых, таких как Н. Винер, К. Шеннон, У.Р. Эшби, наши отечественные ученые А.И. Берг, A.Н. Колмогорова и других. Термин коммуникация получил широкое распространение в различных отраслях науки и уже стала сложной или не самой многозначной. К началу 1960-х годов. Только во внешней философской и социологической литературе существует более ста определений общения. Можно с уверенностью сказать, что сегодня существует больше таких определений. Поэтому любой, кто интересуется результатами научных исследований в этой области, сталкивается с широким кругом точек зрения, аспектов, фрагментов, попыток общего теоретического и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации.

По словам ученого Виханского О.С., термин «коммуникация» происходит от лат. «Communis», что означает «общий»: передающая информация пытается создать «сообщество» с принимающей информацией. Следовательно, связь может быть определена как передача не только информации, но и значения или значения с символами.^[1]

По мнению Г. Латфуллиной, коммуникация понимается как обмен идеями, мнениями и информацией в устной и письменной форме с помощью символов. В то же время передаваемая информация должна быть значимой для участников общения. Целью коммуникации является получение требуемого сообщения от принимающей стороны.

С другой стороны, Чаусов Н.Ю. считает, что общение - это обмен информацией, на основе которой менеджер принимает решения и передает их сотрудникам организации.

Фролов С.С. считает, что термин «общение» (от латыни - «коммуникация» - делать общий, сообщать, говорить соединить) появился в научной литературе в начале 20-го века (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, который выделил такие компоненты коммуникационного процесса, как оратор, речь и аудитория).

Одним из важных факторов интеграции руководства является общение, которое представляет собой общение людей в процессе их совместной деятельности: обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией. Без общения не может быть организованной группы людей. Обмен информацией широко распространенных частей организации и прямое соответствие ее эффективности. Но обмен информацией в организациях не всегда столь же эффективен, как и следовало ожидать. Фактически, все люди общаются друг с другом менее эффективно, чем думают.

Этот факт был проиллюстрирован Фрэнсисом Ликертом в изучении работы мастеров и их подчиненных в одной из утилит. В то время как 85% мастеров полагали, что их подчиненные не стеснялись обсуждать важные деловые вопросы, только 51% подчиненных действительно имели это чувство свободы. Один из исследователей проанализировал работу калифорнийской медицинской компании и выявил существенные различия между менеджерами высшего, среднего и нижнего уровней в том, как они оценивают эффективность коммуникации в своей организации.^[2]

Во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неверно понятым и, следовательно, обмен информации – неэффективным. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся. Чаще всего причина низкой эффективности состоит в забывании того факта, что коммуникация – это обмен.

Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы как менеджер описываете одного из подчиненных, как изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен рассказать вам, как он понимает задачу и ваши ожидания относительно результатов своей деятельности. Обмен информацией происходит только тогда, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее.

Таким образом, эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на прямом взаимодействии разных людей (босса с подчиненным, подчиненного другому подчиненному) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностное общение - это, пожалуй, лучший способ обсуждать и решать проблемы, характеризующиеся двусмысленностью двусмысленности. ^[3] Чтобы быть именно таким, необходимо уделять особое внимание процессу общения.

Коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств (вербальных, невербальных и др.).

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, входящей в предмет сообщения, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективного участия людей, которые участвовали в обмене. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия ее эффективности, нужно иметь представление о этапах процесса, в котором участвуют два человека или более людей.

В процессе обмена информацией следует выделить четыре базовых элемента:

1) Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2) Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3) Канал, средство передачи информации.

4) Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных шагов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и делились оригинальной идеей. Это сложно, потому что каждый этап также является точкой, в которой значение может быть искажено или полностью потеряно. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1)   Зарождение идеи.

2)  Кодирование и выбор канала.

3)  Передача.

4)  Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникации часто заканчивается через несколько секунд, что затрудняет различие его этапов, вы можете проанализировать эти шаги, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ похож на тщательный анализ каждого кадра короткого эпизода на пленке.

Зарождение идеи.

Обмен информацией начинается с формулировки идеи или выбора информации. Отправитель определяет, какая важная идея или сообщение должны стать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией прерываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не тратит достаточно времени, чтобы подумать об этой идее. Кейт Дэвис подчеркивает важность этого этапа: «Неудачное сообщение не улучшится на глянцевой бумаге или увеличении мощности громкоговорителя. Лейтмотивом сцены является: « не начинайте говорить, не задумываясь ».^[4]

Следует помнить, что идея еще не преобразована в слова или приобрела еще одну такую форму, в которой она будет служить обмену информацией. Отправитель решил только, какую концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы эффективно обменять, он должен учитывать множество разных факторов. Например, менеджер, который хочет обмениваться информацией об оценке эффективности, должен четко понимать, что его идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как улучшить результаты своей работы. Идея не может быть смутной общей похвалой или только критикой поведения подчиненных.

Этот пример также показывает связь между восприятием и коммуникацией. Такой лидер, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию и, следовательно, нуждающихся в информации с оценкой результатов своей работы, скорее всего, найдет хорошие позитивные идеи для обмена информацией по этой теме по существу. Менеджер, который воспринимает подчиненных как маленьких детей, ожидающих исправления и направленности, скорее всего, вложит в свои идеи критическую критику негативного свойства, свойственного этому способу мышления.

Еще один пример потенциальных проблем на этапе возникновения идеи дает менеджер магазина, который только что получил сообщение от высшего руководства о том, что компании необходимо увеличить производство видеоигр на 5% без увеличения сверхурочных платежей. Если начальник цеха не сможет сообразить, каким путем лучше всего обменяться этой информацией с подчиненными и направит им это сообщение в точности таким, каким оно было получено, возможны недоразумения, потому что рабочие поймут только сам факт того, что изменения необходимы. Если же руководитель, не самом деле, продумает те идеи, которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключением: