Файл: Особенности коммуникаций в организации (Коммуникация как объект изучения).pdf

В широком смысле термин "организация" применяется к биологическим, социальным и техническим объектам. В научных работах понятие "организация" определяется как:

* внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

* совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

* объединение людей, совместно реализуют программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

По словам М. Мескона, для того, чтобы рассматривать группу как организацию, необходимо иметь как минимум двух человек, которые считают себя частью этой группы; хотя бы одну цель (т. е. желаемое конечное состояние или результат), которая понимается как общая для всех членов этой группы: членов группы, работающих для достижения значимой цели для всех. ^[24]

Организация-это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду, в которой осуществляется Оперативная деятельность. Внутренняя среда организации-часть общей среды, которая находится внутри организации.^[25]

Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, а во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет потенциал и возможности организации. Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

* структура персонала - взаимодействие менеджеров и рабочих, наем, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками.

* организационная структура-коммуникационные процессы, организационные структуры, Нормы, правила, процедуры распределения прав и обязанностей, иерархия подчиненности;

* производственная структура-производство продукции, снабжение и Управление запасами, содержание индустриального парка, осуществление научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

* маркетинговая структура внутренней среды – стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынке, выбор рынков сбыта и систем распределения ;

* финансовая структура включает процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия

Внутренняя среда, можно сказать, пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, чтобы организация очень сильная, постоянно выживая в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала. Информацию об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация представляет себя. Как правило, в своих публикациях организации уделяет большое внимание корпоративной философии, пропаганде своих ценностей. Организации с сильной организационной культуры характерен акцент на важность "человеческого фактора", и организации со слабой организационной культурой характерно стремление в публикациях говорить о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности. Для того чтобы выжить в долгосрочной перспективе и добиться успеха, организация должна быть в состоянии предсказать, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем и какие новые возможности могут для нее открыться. Основное внимание следует уделить выяснению того, какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

М. Мескон выделяет такие характеристики внешней среды, как сложность, подвижность и неопределенность. [13]

Сложность окружающей среды понимается вариативность факторов, на которые организация должна реагировать.

Подвижность среды-скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи и менеджеры отмечают, что в современных условиях среда организаций меняется с возрастающей скоростью, и есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно мобильна.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, организация по поводу конкретного фактора, а также уверенностью в надежности этой информации. Если информации мало или есть некоторые неточности, сомнения относительно ее происхождения, то среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее обоснованной, высоконадежной. ^[26]

Организации используют различные средства для взаимодействия с компонентами внешней среды. С существующими и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других маркетинговых программ.

Очень редко организация единственная на рынке, чаще всего ее окружают конкуренты. Руководство любого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить. Во многих ситуациях не потребители, а конкуренты определяют, какие именно показатели могут быть проданы и по какой цене. М. Мескон отмечает, что потребители-не единственный объект соперничества между организациями. Реакция на конкуренцию зависит от внутренних факторов, таких как условия труда, заработная плата и характер взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

Отношения с конкурентами могут приобрести совершенно неожиданный характер-от резкого противостояния до финансовой и другого рода поддержки. Mescon приводит интересный пример из своей истории компании "General motors". В 1979 году фирма согласилась предоставить несколько сотен миллионов долларов своему давнему и традиционному конкуренту-корпорации Chrysler. Причина была в следующем: если Chrysler обанкротится, какая-то другая иностранная компания сможет ускорить свое развитие, используя свою развитую дилерскую сеть, которая не входила в планы General motors.

Организации должны соблюдать правительственные постановления и заполнять объемные письменные доклады по этому вопросу. В своих ежегодных отчетах любая компания предоставляет информацию по финансам и маркетингу, а также информация о его местонахождении, возможность карьерного роста, льготы и т. д.используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Таким образом, организация может создать барьеры для своих конкурентов или помешать ей принять Правила, регулирующие экономическую деятельность, которая не приносит ей пользы. [3] Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз отсутствует в организации, он может связаться со своими сотрудниками, чтобы убедиться, что профсоюз не появляется. Это лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы внешней среды. Дискуссии, встречи, телефонные разговоры, записки, видео, отчеты и так далее, которые распространяются в организации, часто являются ответом на возможности или проблемы, созданные внешней средой. ^[27]

Во внешней среде, существует механический и органический подход к построению организации, которые занимают важное место в теории и практике управления.

Механическое проектирование организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенная ответственность в работе и жестокой иерархией власти в организации. При таких характеристиках организация может эффективно работать в условиях, когда используется обычная технология (низкая неопределенность в отношении того, когда, где и как выполнять работу) и существует простая и не динамичная внешняя среда. Так, даже современное автомобильное производство вполне может быть эффективным в механической структуре. Существует достаточная степень определенности в отношении технологий автомобильного производства, и проблемы, с которыми это производство сталкивается во внешней среде, мало изменились за последние десятилетия (безопасность движения, чистота окружающей среды, топливо, дороги, инфраструктура и т. д.).^[28]

Многие эксперты считают механический подход синонимом бюрократии Вебера. Немецкий социолог и экономист М. Вебер вошел в историю, разрабатывая в начале века понятие бюрократии как организации, имеющей определенные характеристики.

Часто слово бюрократия ассоциируется с жесткостью, некомпетентностью, волокитой, неэффективностью и нелепостью правил. В принципе бюрократическая модель основана на потенции проявления этих негативных явлений в определенной ситуации. Таким образом, надо четко различать то, как должна работать бюрократическая организация, и как она работает в ряде больших организаций.

Свои преимущества, как многосторонность, предсказуемость и урожайность, можно осуществить под следующими условиями:

• организация общие цели и задачи;

* работа в организации может делиться на отдельные операции;

* общая цель организации должна быть достаточно простой, чтобы ее можно было достичь посредством централизованного планирования • ;

* выполнение работы индивидом может быть надежно оценена;

* вознаграждение мотивирует работника;

* власть руководителя признается как законная.

Конечно, существует много других условий, важных для успеха любой организации, например таких, как наличие ресурсов и спрос на результат. Однако вышеперечисленные условия очень важны для эффективной деятельности организации, построенной на основе механического подхода.

Органический подход к проектированию организации характеризуется слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии. Такой подход демонстрирует свою эффективность при использовании нестандартных технологий (высокая неопределенность в отношении того, когда, где и как выполнять работу) и при наличии сложной и динамичной внешней среды. Организации заключается в следующем: организация производства электронного оборудования является наглядным примером эффективного применения органического подхода. Эксперты признают, что технология электронного производства меняется практически каждую неделю. При этом меняется и внешняя среда, сложность которой никто не сомневается.

Органический подход позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям, т. е. является более гибкой. Для того, чтобы лучше отразить суть органического подхода, его можно представить как прямую противоположность "идеальной" бюрократии. если механический подход ориентирует организацию на высокоструктурированные роли, то описание работы в рамках органического подхода может состоять только из одной фразы: "делайте то, что считаете необходимым для выполнения работы. Аналогично в решении: "вы-эксперт, вы решаете". При органическом подходе, в силу отсутствия ясных оценок и стандартов, работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.^[29]

В организационных коммуникациях главное-улучшить информационный поток. Существует несколько конкретных способов улучшить обмен информацией в организациях, которые должен знать любой Руководитель.

Регулирование информационных потоков-руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации: собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Они должны научиться оценивать свои информационные потребности качественно и количественно, как и другие потребители информации в организации. Потребности в информации в значительной степени зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера оценки его работы.

Управленческие действия, т. е. менеджер, могут иметь короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения будущих изменений, новых приоритетов, распределения работы. Он может также, по своему усмотрению, выбирать возможность периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении еженедельных совещаний руководителей. Подчиненный может предпринимать такие шаги, добиваясь контакта с руководством или рабочим партнерством по всей инициативе.

Система обратной связи. Они входят в состав информационно-управляющей системы организации. Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения проблемы. Например, организации часто отправляют ведущих сотрудников на свои заводы для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции.^[30]

Интервьюирование сотрудников-еще одна версия системы обратной связи. Такие опросы могут проводиться для получения информации по сотням вопросов, например:

* четко ли им сообщаются цели;

• с какими проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

* получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для их работы;

• ли их руководитель для предложений;

* были ли они проинформированы о предстоящих изменениях, которые повлияют на их работу.

Системы сбора предложений. Система сбора предложений предназначена для облегчения потока информации вверх. Все сотрудники имеют возможность генерировать идеи для улучшения любого аспекта деятельности организации. Целью таких систем является снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего, система осуществляет Уполномоченный для сбора предложений или в виде ящиков для предложений. При этом необходимо создать механизмы подтверждения факта рассмотрения предложений и льгот для работников, в частности тех, чьи предложения поступили в организацию для использования. Другой вариант системы-создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи. Они фокусируют общую информацию в организации. Крупные организации обычно выпускают ежемесячные бюллетени, содержащие информацию для всех сотрудников. Бюллетени могут содержать статьи с предложениями по управлению, новым продуктам или услугам для потребителей, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. Печатные материалы дают возможность оценить данные по существу, а видеоматериалы позволяют сотрудникам составить представление о стиле и особенностях руководителей организации. Современные информационные технологии в организации. Такие технологии могут улучшить обмен информацией между организациями. Персональный компьютер уже оказал огромное влияние на информацию, которую отправляют и получают менеджеры, сотрудники службы поддержки и работники. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и мне, любому количеству людей одновременно. В ходе видеоконференции люди в разных местах обсуждают возможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Внедрение современных информационных технологий подразумевает использование глобальных информационных ресурсов в управлении.^[31] В настоящее время глобальный Интернет играет огромную роль в распространении информации .