Файл: Основные функции в системе менеджмента. Менеджмент.pdf

Тип власти используемый менеджером

Законная

Эталонная

Основанная на вознаграждении

Экспертная

Основанная на принуждении

Рис. 6.1 Типы власти

Существуют две формы влияния^[17], которые могут побудить  исполнителя к более активному сотрудничеству:

- убеждение;

- участие сотрудников в управлении.

Для эффективного использования влияния менеджеру необходимо выполнять ряд условий:

• потребность, к которой аппелируют, должна быть актуальной;

• человек, на которого влияют, должен рассматривать влияние как источник удовлетворения или неудовлетворения (в той или иной степени) какой-то потребности;

• человек, на которого влияют, должен ожидать с достаточно высокой вероятностью, что исполнение задания приведет к удовлетворению или неудовлетворению его потребности;

• человек, на которого влияют, должен верить, что его усилия имеют хороший шанс оправдать ожидания руководителя.

Особенно эффективным является влияние лидера^[18], признанного коллективом.

ВЫВОД: Функция руководства основывается на координации деятельности различных управленческих подразделений. Это основная функция мозг всего управления. Чем сложнее система управления, тем больше встает задача постоянного совершенствования управления.

2.2.7. Контроль

Контроль^[19], учет, анализ – система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления, принятым управленческим решениям.

Содержание контроля как функции менеджмента заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.

Контроль – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);

- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов  – плановых заданий,  нормативов (функция – оценка);

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

Значение контроля:

- завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;

- производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Процесс контроля включает:

- установку стандартов, выработку критериев оценки;

- изменение фактических результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.

По форме осуществления контроль может быть:

внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;

внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.

Функции контроля используются на принципах (рис. 1.7)

Массовости

Эффективности

Функция контроля действует на принципах

Всесторонности

Гласности

Убедительности

Непрерывности

Рис. 1.7. Принципы функции контроля

Эффективная система контроля характеризуется:

– стратегической направленностью;

– ориентацией на результаты;

– соответствием контролируемому виду деятельности;

– своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;

– экономичностью и простотой.

Содержание учета как функции менеджмента состоит в  учете^[20]  выполнения производственной программы, наличии материальных и финансовых ресурсов и т.д.

По виду учет делится на:

• оперативный – текущее управление определенными видами хозяйственной деятельности или отдельными операциями;

• финансовый (бухгалтерский) – информация о кругообороте всех средств и ресурсов в процессе хозяйственной деятельности предприятия;

• статистический – дополняет предыдущие виды учета информацией о процессах, не имеющих стоимостной оценки; может быть сплошным и выборочным.

Характеристика основных видов контрольной деятельности

Предварительный – проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий – осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых зданий). Назначение – современное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объёме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальством.

Заключительный – осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения.

Стратегический – предусматривает учёт, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития организации. Объектами выступают жизненно-важные аспекты политики организации: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематический портфель.

Оперативный – нацелен на текущий учёт, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объектами выступают: тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, связанные с деятельностью затраты предприятия.

Финансовый – ориентирован на конечные экономические результаты деятельности организации и проводится на разных уровнях управления в соответствии с принятой организационной структурой. Объектами являются такие показатели, как прибыль, издержки, объёмы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние организации (платежеспособность и ликвидность).

Административный – распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру. Объекты контроля: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы и всех видов планов организации.

Полный – строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.

Выборочный – организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п.

Содержание анализа^[21] как функции менеджмента состоит в изучении выполнения производственной программы, эффективности использования материальных и финансовых ресурсов.

Цели экономического анализа - определить эффективность производственно-сбытовой деятельности предприятия; выявить направления деятельности на текущий и перспективный периоды.

Анализ может быть внешним и внутренним (табл.2.3)

Таблица 2.3. анализ контроля

ВЫВОД: В процессе контроля есть три четко различимых этапа: 1- это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. 2 - сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. 3 - измерение результатов, является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Система менеджмента

• 1. Основные понятия системы, структура и назначение

В современных, жестких условиях конкурентной борьбы за потребителя, эффективное управление компанией (быстрее, качественнее, дешевле) является ключевым. Одной из самых отработанных на практике и признанных в мире моделей управления бизнесом является Международный стандарт ISO 9001:2008. Система Менеджмента Качества компании созданная и сертифицированная по ISO 9001:2008, является эффективной Системой Управления Компанией и гарантирует ее дальнейшее стабильное развитие.

ISO (International Organization for Standardization) - Международная организация по стандартизации, всемирная федерация национальных организаций по стандартизации (комитетов-членов ISO). Цель ISO - развитие принципов стандартизации и проектирование на их основе стандартов, способствующих интеграционным процессам в разных областях и направлениях деятельности. Существование и развитие ISO обусловлены возрастающей необходимостью использования общепринятых стандартов для обеспечения совместимости функционирования различных (не только технических) систем. Взаимопроникновение методов управления, технологий, средств и рынков в настоящее время невозможно представить без стандартов ISO.

ISO 9000 - разрабатываемые ISO стандарты объединяются в семейства. ISO 9000 - семейство стандартов, относящихся к качеству и призванных помочь организациям всех видов и размеров разработать, внедрить и обеспечить функционирование эффективно действующих СМК.

Основной пакет международных стандартов, связанных с управлением качеством, был принят ISO в марте 1987 года и затем периодически обновлялся. Он содержал стандарты ISO 9000-9004, а также словарь терминов и определений ISO 8402. В 2008 году вышла четвертая редакция основного стандарта этой серии - ISO 9001:2008.

ISO 9001:2008 - «Система менеджмента качества. Требования» - устанавливает требования для систем менеджмента качества и определяет модель СМК, основанную на процессах. Для создания СМК необходимо выполнить следующие действия:

• провести аудит действующей системы;
• обучить сотрудников;
• разработать или усовершенствовать действующую СМК;
• внедрить СМК;
• сертифицировать СМК;
• поддерживать эффективность функционирования СМК.

Формы выполнения этих этапов всецело зависят от потребностей и интересов предприятия.

Внедрение МСК, характеризуется достаточной сложностью. После определения, формализации и утверждения требуемых способов осуществления деятельности их нужно реализовать на практике. Часто разработка и внедрение СМК представляют собой итерационные процедуры: некоторые предлагаемые способы действия сразу же проверяются на практике. Трудоемкость данного этапа во многом зависит от подготовки персонала. Обученные и компетентные сотрудники способны реализовать процедуры самостоятельно, в противном случае внедрение потребует значительных усилий руководства и консультантов. Факт внедрения является обязательным для сертификации.

СМК (система менеджмента качества) - это система, созданная в организации для постоянного формирования политики и целей в области качества, а также для достижения этих целей. Это система, которая характеризуется своим назначением, структурой, составом элементов и связями между ними.

Назначение СМК.

Обеспечивает качество продукции или услуг организации и «настраивает» это качество на ожидания потребителей (заказчиков). При этом ее главная задача - не контролировать каждую единицу продукции, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, которые могли бы привести к появлению брака (плохому качеству продукции или услуг). Причиной брака всегда являются неправильные действия. А для того, чтобы их избежать, необходимо формализовать (описать) правильные действия для создания качественной продукции или услуг, разработать инструкции по выполнению правильных действий и контролировать эти действия.

Структура СМК.

Состоит из следующих элементов: организация^[22], процессы^[23], документы, ресурсы. Другими словами, под организацией понимается совокупность элементов организационно-штатной структуры, связанных с качеством, правила их взаимодействия, а также персонал, отвечающий за качество.  Важное значение в СМК имеет понятие процедуры. Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса. Таким образом, процедурой можно назвать процесс (или совокупность процессов); с другой стороны - это документ^[24], формализующий правильный способ выполнения процесса.  Основные документы СМК перечислены далее. С документами системы качества должны быть связаны другие организационно-распорядительные документы предприятия, например «Положения о подразделениях» и «Должностные инструкции».