Файл: Дисциплина производственная практика пм. 02. Организация архивной и справочноинформационной работы по документам организации (доуа).docx

2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»

В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» содержится определение следующих понятий:

Подпункт 16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Под описанием документов понимается:

- процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;

- собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу.

Экспертиза ценности документов проводится для того, чтобы совершить оптимальный отбор ценных документов и определить государственное, социально-культурное, а также иное значение документов для того, чтобы отобрать их для дальнейшего хранения или установления сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов, начиная с текущего делопроизводства организации и заканчивая архивом.

На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.

На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.

На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

---

На основании экспертизы ценности документов проводится отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. Решение вопросов, связанных с включением в состав Архивного фонда Российской Федерации документов находится в ведении экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, а также уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются: рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Конкретные сроки, связанные с хранением документальной информации, определяются путем применения специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.

В типовых перечнях документом устанавливаются сроки хранения документов, которые в большинстве случаев являются характерными для многих организаций и способны отобразить организационно-функциональные вопросы, имеющие отношение к практической деятельности организации (вопросы,

---

связанные с руководством, планированием, учетом, контролем, отчетностью, финансированием, организацией трудового, материально-технического обеспечения и т.п.).

Оформление дел не может проводиться без уточнения сроков их хранения. Дела с постоянным или долговременным сроками хранения необходимо подготавливать к сдаче в архив организации – создателя и получателя документальной информации.

Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо составлять акт, форма которого содержится в «Основных правилах работы государственных архивов».

Акт рассматривают и рекомендуют на утверждение во время заседания экспертной комиссии организации, затем его утверждает экспертная комиссия соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, перечисленные в акте - уничтожаются.

Фактически формирование дела завершается в конце года, после того как в него подшиты последние документы окончившегося года, затем дела как минимум год хранятся в структурном подразделении организации.

После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела с постоянным, временным (более 10 лет) сроком хранения, а также дела, связанные с личным составом организации необходимо полностью оформлять. Полное оформление дела состоит из: подшивки (переплета) дела, нумерации листов, а также оформления всех реквизитов, указанных на обложке дела.

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается.

Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

---

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования».

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

---

3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник»

Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:

Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Тема 4. Обеспечение сохранности документов

1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 
   
2. 
   Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994  №125)
   
3. 
   Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386)
   
4. 
   Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3)
   
5. 
   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
   
6. 
   Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61)
   
7. 
   Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75)
   
8. 
   Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
   
9. 
   Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
   

---