сообщений от датчиков ручного ввода, в виде документов (бланки, пер фокарты), а также может накапливаться в самом ВЦ на магнитных лентах, барабанах и выдаваться оттуда по мере необходимости.
С ВЦ обработанная информация в виде потока автоматически полу чаемых документов передается дистанционно или с помощью посы льных, пневмопочты, транспортеров и т. п. на все уровни управления.
Подавляющая часть производственной и экономической информа ции регистрируется и оформляется в виде документов. Документы по зволяют контролировать деятельность материально-ответственных лиц, фиксировать приход и расход материальных ценностей и денежных средств, оформлять прием и отпуск грузов со складов и т. д.
От рациональности форм первичной и вторичной документации и документооборота в значительной мере зависит технология и трудоем кость управления производством.
Необходимо стремиться вводить минимальное количество докумен тов, которые должны быть компактными, содержать минимум необходи мой информации, не дублировать данные, давать возможность приме нять средства механизации и автоматизации управленческого труда.
Перед разработкой системы документации анализируют потоки информации при существующей и вновь создаваемой системе управле ния, устанавливают, какая информация требуется каждому подразде лению, на основе какой первичной информации она может быть полу чена, и выявляют места отбора информации. Затем рассчитывают объ емы информации, мощности и направления ее потоков.
С развитием техники управления наблюдается тенденция к пере ходу на работу без первичных документов (принцип исключения пер вичных документов), при которой все первичные данные непосредствен но фиксируются на машинных носителях информации. Для этого созда ются интегральные системы сбора оперативной недокументальной ин формации, включающие каналы связи и различные датчики.
При организации информационного хозяйства в порту необходимо обеспечить требуемой информацией все функции и звенья управления, включая представление отчетности и сведений в вышестоящие орга низации, многократно использовать одни и те же документы и массивы информации, основываться на единой системе классификации и коди рования данных, исключить ручное заполнение массовых первичных документов.
Информация в процессе управления подвергается первичной и вто ричной переработке.
Первичная переработка информации, в том числе ее сбор и вывод, — это переработка в ритме производства.
Иногда под первичной обработкой информации понимают только ее прием с датчиков и преобразование в машинную форму.
При вторичной переработке информации составляются периоди ческие документы (за час, смену, сутки, месяц, год) — сводки, отчеты, оперативные команды и т. д. При этом используются как результаты первичной переработки информации, так и различные нормативные данные.
Информация, получаемая при первичной переработке, исполь