Файл: Профессиональные компетенции.pdf

97
свой вариант документа и правильно оформить документ, то есть включить в него все обязательные реквизиты:
• Ф.И.О. и должность сотрудника;
• место поездки;
• сроки нахождения в командировке.
Приказ можно составить на одного или нескольких сотрудников.
Если проездка будет осуществлена на служебном автомобиле или на личном транспорте сотрудника, решение о выборе такого способа проезда должно быть зафиксировано письменно. Поэтому его можно включить в приказ о направлении в командировку (п. 7 положения с учетом разъяснений,
данных в письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. С документом необходимо ознакомить сотрудника под подпись, так как при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа может быть признано неправомерным.
Оформить командировку сотруднику можно, выполнив следующие действия.
1. Составить приказ о направлении в командировку и другие документы в случае необходимости (согласие на поездку, служебную записку и так далее).
2. Выдать аванс на оплату проезда, проживания, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, –
суточные (п. 10 положения). Размер суточных может быть любым. Он должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16
положения). Предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

98
• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
3. Внести сведения в журнал командировок, если локальным актом предприятия предусмотрено его ведение.
4. Отразить нахождение сотрудника в командировке в табеле учета рабочего времени. Дни, приходящиеся на период поездки, следует отметить буквенным (К) или цифровым (06) кодом. Продолжительность отработанного времени не указывают (абз. 7 указаний по заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата № 1).
Служебная командировка — это поездка работника на определенный срок для выполнения поручения руководителя вне места постоянной работы
(ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 2, 3 Положения, утв. Постановлением Правительства
РФ от 13.10.2008 №749, далее — Положение). Приступайте к оформлению документов только в том случае, если: Работа сотрудника не носит постоянный разъездной характер или время нахождения в пути; Поездка носит разовый характер. Если в компании работает курьер, проводник и т.д.,
то командировку оформлять не стоит. В таком случае у сотрудников нет определенного рабочего места, и постоянные поездки входят в их трудовую функцию (ст. 168.1 ТК, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). В
остальных случаях — оформите поездку в соответствии с Постановлением
Правительства от 13.10.2008 № 749. Это основной документ, который определяет порядок и особенности направления сотрудников в
командировку, а также закрепляет способы оплаты расходов в период поездки.
Копия приказа о направлении в командировку представлена в приложении 18.

99
5.Дать характеристику особенностям работы с обращениями граждан.
Для выполнения этого задания необходимо проанализировать
организацию работы с обращениями граждан в организации.
В отчете необходимо отразить следующее:
- виды обращений граждан;
- организация приема граждан (наличие графика, кто ведет прием,
оформление приема граждан);
- сроки ответов на обращения граждан (соблюдаются или не
соблюдаются).
В приложении необходимо представить копию одного из обращений
граждан, журнал регистрации обращений и отчет об исполнении обращений
граждан.
Обращения граждан могут быть в устной, письменной форме, а также в форме электронного документа. В последних двух формах различают такие виды обращений, как предложение, заявление и жалоба (п. 1 ст. 4
Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в ред. 27.11.2017).
Предложение — рекомендация по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений,
улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

100
Жалоба — просьба о восстановлении или защите нарушенных прав,
свобод или законных интересов гражданина (или других лиц).
В письменном обращении или обращении в форме электронного документа гражданин указывает (ст. 7 Закона № 59-ФЗ):
1. наименование органа, в который направляется обращение, либо Ф.
И. О. или должность лица, к которому он обращается;
2. свои фамилию, имя и отчество (последнее — при наличии);
3. почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения (в обращении в форме электронного документа указывается адрес электронной почты);
4. суть предложения, заявления или жалобы.
Также необходимо в письменном обращении проставить личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов к письменному обращению прикладываются документы и материалы либо их копии. К обращению в форме электронного документа необходимые документы и материалы прилагаются в электронной форме.
На официальных сайтах государственных органов и органов местного самоуправления содержится информация в отношении организации работы с обращениями граждан. В частности, указывается порядок направления гражданами обращений, получения информации по вопросам их рассмотрения, а также порядок организации и проведения личного приема граждан. Кроме того, обращение возможно направить путем заполнения специальной формы на официальном сайте указанных органов.
1. Прием граждан проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
2. При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

101 3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим
Федеральным законом.
5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение,
куда и в каком порядке ему следует обратиться.
6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
7. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.
Срок предоставления ответа на обращение граждан — 30 дней.
Федеральным законом № 59-ФЗ от 02.05.2006 или иным законодательным актом может быть установлено иное.
Общие сроки ответа на письменное обращение граждан установлены в
ФЗ 59 от 02.05.2006. В ч. 4 ст. 1 указано, что этот закон обязателен для всех организаций, исполняющих публично значимые функции, и их должностных лиц. В ч. 2 сказано, что если другими законами установлены другие периоды рассмотрения, они имеют преимущество, по сравнению с нормами ФЗ 59.
Правила предоставления ответа могут быть конкретизированы в
Административных регламентах.

102
Устные заявления
Ст. 13 ФЗ 59 регламентирует порядок личного приема заявителей, но в ней конкретно срок ответа на заявления граждан, сделанное в устной форме,
не установлен. В ч. 3 указано, что непосредственно во время приема даются ответы на вопросы, которые не требуют дополнительной подготовки специалиста. В остальных случаях составляется письменный ответ в стандартном порядке.
На основании этого можно сделать вывод, что сроки ответов на запросы граждан в устной форме следующие:
• на очевидные вопросы — в течение приема в устной форме;
• на более сложные вопросы — 30 дней в письменном виде.
Если в ходе личного визита сформулировано письменное заявление,
оно рассматривается в стандартном порядке.
Письменные запросы
Порядок предоставления ответа на письменное заявление в законе четко регламентирован и включает следующие этапы:
Сначала производится регистрация заявления, на что дается не более 3
дней.
Затем производится рассмотрение в течение месяца, 30 дней, в исключительных случаях этот период продлевается руководителем еще на месяц. Исполнитель в обязательном порядке направляет промежуточный ответ на обращение гражданина с указанием на продление процесса рассмотрения.
Если в ходе подготовки ответа установлено, что вопросы в запросе не входят в компетенцию организации, она перенаправляет его в уполномоченный госорган с обязательным уведомлением заявителя.
Получается, что указанные в законе 30 дней на практике составляют 33
дня или 46 дней (30 дней рассмотрения плюс 6 дней на регистрацию в обеих организациях). С учетом возможных пересылки и продления, а также регистрации ответ на вопрос, каков максимальный срок исполнения

103
обращений граждан, — 73 дня (30 дней на рассмотрение плюс 30 с учетом продления, 7 дней на пересылку, плюс 6 дней на регистрацию). И все эти периоды не включают почтовую пересылку.
Учитывая возможность продления сроков ответа вышеописанными способами сроки ответов на обращения в ПАО «Пролетарский завод» всегда соблюдаются.
Копия одного из обращений граждан представлена в приложении 19.

104
6.Проанализировать особенности проведения совещаний в организации
и составления протокола совещания.
Для выполнения этого задания необходимо указать особенности проведения различных видов совещаний (собраний, заседаний комиссии) в организации и запротоколировать одно из таких заседаний.
В отчете необходимо отразить следующее:
- особенности проведения совещаний (виды совещаний, периодичность их проведения, круг участников)
- отразить функции секретаря в организации проведения совещаний;
- особенности оформления протоколов совещаний;
В приложении необходимо представить копию протокола.
Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.
Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:
• деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
• собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
• переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов,
подписание важных для обеих сторон документов;

105
• дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании,
основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.
Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции.
Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.
Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого, на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.
Основными целями и задачами совещаний являются:
• поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
• интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
• определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
• решение возникающих вопросов.
Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.
В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

106
Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.
Деловые совещания могут быть разными по форме проведения,
тематике и присутствующим лицам.
Основная их классификация представлена ниже:
• по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные
(конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
• по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в
определенной сфере), национальные, региональные, городские;
• по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
• по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.
Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.
Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.
Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том,
насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи.
Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности,
постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания
(то есть его подробного плана).

107
Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.
Подготовка, организация и проведение деловых совещаний
Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.
• определяется список участников совещания;
• на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
• в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.
Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.
На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия,
ставятся его цели и задачи, формируется список участников,
подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.
На втором – непосредственно, согласно имеющейся повестке,
освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова,
прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.