Файл: Среднее профессиональное образование.pdf

после выделения ячеек следует поместить курсор мыши на одну из границ выделения, нажать клавишу [Ctrl], затем левую кноп- ку мыши и, удерживая их, переместить курсор на новое место.
Отпустите кнопку мыши, затем клавишу [Ctrl] — копируемые данные займут новое место.
Внимание! Если не пользоваться клавишей [Ctrl], то вместо копирования произойдет перемещение данных.
Зачастую бывает очень полезно применять копирование фор- матов. Под форматом подразумевается шрифт, размер и цвет шриф- та, цвет фона, примененный тип выравнивания и оформление рамками. Можно копировать форматы ячеек из одного интервала в другой. Эта операция удобна, если нужно отформатировать ин- тервал ячеек, пользуясь ранее отформатированной ячейкой как эталонной. Как произвести копирование формата? Прежде всего выделим интервал, имеющий нужный формат, затем щелкнем по кнопке Копировать формат (справа от курсора появится значок метелки ). Далее надо выделить интервал ячеек, к которому нужно применить формат, и после отпускания мыши Excel отформати- рует выбранный интервал.
5.4. ВВОД ФОРМУЛ
К данным относятся и формулы. С помощью формул можно,
например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц,
т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа «=» (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.
При вводе формул можно применять обычные числовые и тек- стовые значения — константы. Необходимо отметить, что исполь- зуемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например, «константа». Кроме того, в форму- лах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имен) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.
Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным обра- зом, т.е. в виде Al, Bl, C1. Например, для того чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек А1 и А2, в нее достаточно ввести формулу
= А1 + А2.
Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоуголь- ную область рабочего листа, однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в диаметрально противоположных уг- лах диапазона. Разделенные символом «:» (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы по-
134
лучить сумму значений ячеек диапазона СЗ : D7, используйте фор- мулу = СУММ(СЗ: D7).
В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В: D.
Аналогично, если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю,
то он имеет адрес 6: 15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разде- ляя их символом «;» (точка с запятой), например СЗ: D7; Е5; F3: G7.
При вводе формулы ссылки на ячейки могут непосредственно набираться с клавиатуры символ за символом на английском язы- ке, но намного проще указывать их с помощью мыши. Например,
чтобы ввести формулу =А1 + В2, выполните следующие действия:
• выделите ячейку, в которую нужно ввести формулу;
• начните ввод формулы, нажав клавишу [=] (равно);
• щелкните мышью по ячейке А1;
• введите символ «+»; ......
• щелкните мышью на ячейке В2; ^
• закончите ввод формулы, нажав клавишу [Enter].
Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, вы- деляя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.
Редактирование уже введенной формулы можно сделать не- сколькими способами:
• двойным щелчком мышью по ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;
• выбрав ячейку и нажав клавишу [F2];
• выбрав ячейку и щелкнув мышью в строке формул.
В результате программа перейдет в режим редактирования, в процессе которого можно вносить необходимые изменения. Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править как непо- средственно с клавиатуры, так и путем наведения мыши на нуж- ный диапазон данных.
В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столб- цу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматичес- кой суммы, выполняемой нажатием кнопки Автосуммирование
на панели инструментов.
При заполнении таблицы принято задавать расчетные форму- лы только для первой строки или первого столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копи- рования или заполнения. Прекрасный результат дает применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя, о кото-
Ром мы уже говорили. При копировании формул компьютер сразу производит расчеты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.
В формуле может присутствовать два вида адресации: относитель- ная и абсолютная. Возможные виды адресации показаны в табл. 5.1.
135

Таблица 5.1
Вид адресации
Относительный столбец,
относительная строка
Абсолютный столбец,
относительная строка
Относительный столбец,
абсолютная строка
Абсолютный столбец,
абсолютная строка
Адрес ячейки
(пример)
В6
$В6
В$6
$В$6
Действие при копировании
Меняются имя столбца и номер строки
Не меняется имя столбца,
меняется номер строки
Меняется имя столбца,
не меняется номер строки
Не меняются имя столбца и номер строки
При копировании по столбцу формул с относительной адреса- цией автоматически изменяется номер строки, соответственно при копировании по строке автоматически изменяется имя столбца.
В формулах с относительной адресацией в адресе ячейки отсут- ствует символ «$».
Абсолютный вид адресации применяется для того, чтобы за- щитить в формулах адреса от изменения при копировании, если ссылка производится на одну и ту же ячейку. При абсолютной адресации перед той частью адреса ячейки, которая не должна меняться при копировании, ставится символ «$». Для упрощения ввода этого знака в адрес ячейки удобно пользоваться клавишей
[F4], при этом курсор должен находиться на нужном адресе в формуле. При каждом повторном нажатии [F4] знак доллара будет появляться перед разными частями адреса: $В$6, В$6, $В6, В6.
Это интересно
При вводе формул адреса ячеек можно набирать с клавиатуры,
но лучше их вводить щелчком мыши по ячейке с нужным адресом —
вероятность ошибки в адресе ячейки резко уменьшается. >ь
5.5. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
Для придания внешнему виду таблицы выразительности сле- дует отформатировать как первично введенные текстовые и чис- ловые данные, так и результаты расчетов. Форматирование вклю- чает в себя:
• установку формата изображения числа;
• выравнивание в ячейке;
136
• изменение типа шрифта и его размера;
• оформление ячейки рамкой;
• цвет фона и шрифта.
Все указанные действия по форматированию таблиц могут быть выполнены через команды меню Формат/Ячейки или через кон- текстное меню Формат ячеек, вызываемое правой кнопкой мыши.
Основные действия по форматированию достаточно широко при- меняются пользователями. Нам же хотелось бы остановиться на некоторых мало применяемых приемах форматирования.
Меню форматирования ячеек содержит шесть вкладок: Число,
Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита.
Рассмотрим виды задаваемых форматов чисел. Для форматиро- вания чисел используется вкладка Число. Наибольший интерес обычно представляют те форматы, которые удобно использовать для денежных величин. Не всегда пользователи четко представля- ют разницу между форматами и поэтому зачастую используют толь- ко какой-нибудь один.
Из всех форматов для денежных величин, пожалуй, самый не- удачный — общий, поскольку число, набранное в этом формате,
мы видим так, как набрали. В этом формате не предусмотрена воз- можность жесткого задания количества знаков в дробной части числа. Для финансистов, экономистов, бухгалтеров и работников других профессий, связанных с учетом сумм в денежных едини- цах, важно, чтобы в дробной части числа фиксировались два зна- ка для отображения копеек.
Числовой, денежный и финансовый форматы (рис. 5.7) позво- ляют это делать, но если нам желательно отобразить вид валюты
(рубли, доллары), то нам придется отказаться от числового вида,
поскольку в нем вид валюты не предусмотрен. Вот денежный фор- мат, пожалуй, самый оптимальный: в нем можно задать количе- ство десятичных знаков, вид валюты и еще один очень интерес- ный параметр — вид отрицательных чисел в красном цвете. Это замечательное свойство, однако, редко применяется пользовате- лями. А ведь как наглядно выглядит таблица с большим количе- ством данных или анализ финансовой деятельности, в которых все отрицательные результаты отображаются еще и красным цветом.
При применении процентного формата число автоматически умно- жается на 100 и добавляется знак «%».
Форматирование чисел — это ча- сто используемые операции, поэто- му в панели инструментов Форма-
тирование им соответствуют ряд кнопок. И если кнопку Автосум-
мы
называют золотым значком
Рис. 5.7. Внешний вид основ- ных числовых форматов
137

Excel, то кнопки форматирования чисел можно на- звать «серебряными» значками программы. Слева направо эти кнопки устанавливают: денежный формат, процентный формат,
число с разделением групп разрядов, увеличение разрядности
(дробной части) числа и уменьшение разрядности числа. Их при- менение значительно упрощает процесс форматирования чисел в таблице.
Для оформления заголовка таблицы удобно использовать кнопку
Объединить и поместить в центре , при этом надо выделить группу ячеек по ширине таблицы вместе с заголовком. Симмет- рия придает строгий и опрятный вид документу.
5.6. ПЕЧАТЬ ГОТОВОЙ ТАБЛИЦЫ
Мы подготовили нашу таблицу в электронном виде, произве- ли расчеты и обрамление таблицы, но как ее распечатать в виде отчета? Дело в том, что в Excel, как и во многих Windows-про- граммах, все документы печатаются на бумаге в том виде, как они выглядят на экране. Убедиться в этом можно, нажав кнопку предварительного просмотра печати , Используйте кнопку Мас-
штаб, чтобы посмотреть отдельные части таблицы в увеличенном виде. Вас устраивает внешний вид? Тогда нажмите кнопку Пе-
чать... и немного подождите, пока ваш принтер выведет доку- мент. Отчет готов!
Рис. 5.8. Вкладка Колонтитулы окна Параметры страницы
138
Рис. 5.9. Оформление верхнего колонтитула
Выйти из режима предварительного просмотра можно, нажав кнопку Закрыть или воспользовавшись клавишей [Esc].
Перед печатью можно задать параметры страницы с помощью команды Файл/Параметры страницы. В этом окне можно устано- вить ориентацию бумаги при печати, задать коэффициент увели- чения/уменьшения изображения таблицы, а также качество печа- ти. С помощью вкладки Поля можно задать отступы от краев стра- ницы, а с помощью вкладки Колонтитулы ввести верхний и ниж- ний колонтитулы страницы (рис. 5.8).
По умолчанию верхний колонтитул представляет собой назва- ние текущего Рабочего листа, а именно — Лист 1, а нижний —
номер текущей страницы.
Для создания верхнего колонтитула необходимо выбрать одну из строк в списке Верхний колонтитул, нажать кнопку Создать
верхний колонтитул. Колонтитул будет скопирован в диалоговое окно Верхний колонтитул (рис. 5.9).
В окне расположены семь кнопок редактирования и формати- рования и три поля установки колонтитула: слева, в центре и справа. Работа с колонтитулом начинается с выбора мышью од- ного из полей установки, после чего активизируется щелчком мыши одна из семи кнопок, например вторая слева, которая за- дает номера страниц, или четвертая — дата.
5.7. ШАБЛОНЫ, ВХОДЯЩИЕ В СОСТАВ MICROSOFT EXCEL
В состав Microsoft Excel входит набор шаблонов — таблицы
Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной дея- тельности предприятия, составления счета, наряда и даже для учета личного бюджета. Они могут быть использованы для авто- матизации решения часто встречающихся задач. Так можно со- здавать документы на основе шаблонов Авансовый отчет, Счет,
139

Заказ, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных бланков, и един- ственное, что нужно сделать для получения документа, — за- полнить его поля.
Для создания документа на основе шаблона выполните коман- ду Создать из меню Файл, затем выберите необходимый шаблон на вкладке Решения (рис. 5.10). Шаблоны копируются на диск при обычной установке Microsoft Excel. Если шаблоны не отобража- ются в окне диалога Создание документа, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подроб- ные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел «Уста- новка компонентов Microsoft Office» в Справке Excel.
Например, для создания авансового отчета выберите шаблон
Авансовый отчет (рис. 5.11), а затем введите в этот бланк все не- обходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.
Excel позволяет пользователю самому создавать собственные шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.
Есть в наборе и шаблон с образцами платежных документов,
которые вы можете использовать в своей работе.
Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон документа станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец может возникнуть
* Рис. 5.10. Выбор шаблона на вкладке Решения
140
Рис. 5.11. Заполнение шаблона Авансовый отчет
необходимость создать свой собственный шаблон, например в плановом отделе, для этого потребуются шаблоны оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счета с фирменной эмблемой вашей организации.
Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах,
которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто ис- пользуемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабо- чая книга, которую можно использовать как образец при созда- нии других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной кни- ги Excel, имеющей расширение .xls, файл шаблона имеет расши- рение .xlt.
При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создает его рабочую копию с расширением .xls,
добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон- оригинал при этом остается нетронутым и может быть впослед- ствии использован повторно.
Для автоматического ввода даты можно воспользоваться сле- дующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ,
после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.
Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.
141

5.8. ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL /
Excel, как и любая другая электронная таблица, предназначе- на прежде всего для автоматизации расчетов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются доволь- но сложные расчеты, поэтому мы подробнее рассмотрим вычис- лительные возможности Excel.
Операторы в формулах применяются для обозначения действия,
например сложения, вычитания и т.п. Все операторы делятся на несколько групп (табл. 5.2).
Таблица 5.2
\ Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом вы- полнения арифметической операции всегда является число. Опе- раторы сравнения используются для обозначения операций срав- нения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Функции в Excel в значительной степени облегчают проведе- ние расчетов и взаимодействие с электронными таблицами. Наи- более часто применяется функция суммирования значений ячеек.
Напомним, что эта функция имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.
Кроме функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую функцию можно вве- сти непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры,
однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в
Excel имеется Мастер функций (рис. 5.12).
Вызвать окно диалога мастера функций можно следующими способами:
• с помощью команды Вставка/Функция;
• комбинацией клавиш [Shift]-[F3];
• кнопкой на стандартной панели инструментов.
Первый диалог мастера функций организован по тематическо- му принципу. В левом списке находятся названия групп. Щелкнув мышью по нужной группе, в правой части вы получите список имен функций, содержащихся в данной группе. Например, функ- цию СУММ( ) вы сможете отыскать в группе «Математические»,
а в группе «Дата и время» находятся функции ЧИСЛО( ), ME-
Рис. 5.12. Мастер функций
142
143

Рис. 5.13. Окно вычисления функции ДОБ
СЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ( ). Кроме того, для ускорения выбора функций Excel «помнит» имена десяти недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и ее аргументах. Если вы нажмете кнопку Справка в ниж- ней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел «Справочной системы».
Предположим, что необходимо произвести расчет амортиза- ции имущества. Необходимая нам функция ДОБ содержится в груп- пе «Финансовые функции» (рис. 5.13).
После заполнения соответствующих полей функции будет про- изведен расчет амортизации имущества.
Некоторые вычисления можно производить без ввода формул.
Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возмож- но, окажется полезным для многих пользователей. Как известно,
электронная таблица, благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям, может вполне заменить расчеты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, часто использующих Excel в своей де- ятельности, держат калькулятор на своем рабочем столе для вы- полнения промежуточных вычислений.
Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммиро- вания двух или более ячеек для получения временного результата,
необходимо выполнить как минимум две лишние операции: най- ти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сум- ма, и активизировать операцию автосуммирования кнопкой
И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.
Именно поэтому, начиная с версии Excel 7.0, в электронную таблицу была встроена функция «Автовычисления».
144
Рис. 5.14. Автовычисление выделенных чисел
Это интересно
Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования до-
статочно просто выделить необходимые ячейки в строке состо-
яния в нижней части экрана. Более того, щелкнув правой кнопкой
мыши по строке состояния, вы можете выбрать тип результата:
сумма, среднее арифметическое значение, количество элементов
или минимальное значение в выделенном диапазоне.
Для примера рассчитаем с помощью этой функции среднее значение для диапазона ВЗ : В9 (рис. 5.14). Как видите, результаты автовычисления и обычного расчета по формуле в ячейке В9 со- впадают.
5.9. ДАДИМ ИМЯ ЯЧЕЙКЕ
Для удобства работы в Excel имеется возможность присваива- ния имен отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами.
Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите ее, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название. При присвоении имен необхо- димо знать, что имена могут состоять из букв (в том числе рус- ского алфавита), цифр, точек и символов подчеркивания. При этом пробелы в написании имен не допускаются, а прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.
Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться ко- мандой Вставка/Имя/Вставить, выбрав нужное имя в списке имен.
145