Файл: Тесты по базовым модулям курса (культура речи, риторика, стилистика, деловой русский язык), варианты контрольных заданий с образца ми выполнения, вопросы к зачету, приложения.pdf

91
Этим стилям противопоставлен нейтральный, то есть лишенный экспрессии.
Современные толковые словари дают стилистические пометы к сло- вам, отмечая их торжественное, возвышенное звучание (судьбонос-
ный, знамение), а также выделяя слова сниженные, презрительные
(подхалим), уничижительные (хлюпик), пренебрежительные (мале-
вать), вульгарные (хапуга), бранные (дурак).
V. МОДУЛЬ «ДЕЛОВОЙ РУССКИЙ ЯЗЫК»
1. ТЕМА «СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
НОРМЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ»
1.1. Характеристика служебных документов.
1.2. Особенности деловых писем.
1.3. Личные служебные документы.
1.4. Служебно-деловое общение: деловой телефонный разговор, ин- тервью, деловые переговоры, презентация.
1.5. Реклама в деловой речи.
1.6. Деловой этикет.
Основными целями коммуникации деловых людей являются: обмен мнениями и информацией с последующим налаживанием новых связей и отношений или подтверждением старых; выработка совме- стного решения, совместных планов дальнейших действий. В осо- бых случаях целью становится разрешение конфликта (переговоры).
Для достижения этих целей используется большое разнообразие письменных и устных деловых текстов

92
1.1. Характеристика служебных документов
Классификация служебных документов по назначению (функ-
ции). Словодокумент (от лат. documentum – образец, свидетельст- во, доказательство) вошло в русский язык в эпоху Петра Первого.
В настоящее время в сфере официально-деловых отношений ис- пользуется огромное количество разнообразных служебных доку- ментов. Служебные документы, в отличие от другой документации
(научной, технической), обслуживают административно- канцелярскую сферу (управленческую).
Выделяют следующие виды служебных документов по назначению и соответствующие им жанры (табл.).
Виды служебных документов по назначению
Виды служебных доку-
ментов по назначению
Жанры служебных документов
1. Директивные
Закон, указ, постановление, подза- конные акты
2. Информационно- инструктивные
Методические указания, инструкции вышестоящих органов
3. Организационные
Устав, положение, положение о пер- сонале, должностная инструкция, правила, регламент, штатное распи- сание
4. Распорядительные
Приказ, распоряжение, решение, указание, постановление
5. Информационно- справочные
Докладная записка, объяснительная записка, справка, деловая переписка
(например, гарантийное письмо, со- проводительное письмо), факс, ад- министративные акты, протокол

93
Продолжение
6. Частные (личные) доку- менты
(по личному составу, или
кадровые)
Заявление, характеристика, табели, графики, приказы о приеме и уволь- нении, трудовая книжка, личное де- ло, автобиография, расписка, резюме при поиске работы, доверенность
7. Финансово- бухгалтерские
Баланс, счет, ведомость, платежное поручение, бизнес-план
Значительная часть документов относится к группе организацион-
ных. Эти документы направлены на регламентацию деятельности организации или предприятия. Деловые бумаги личного характера, в отличие от других служебных документов, как правило, отражают, взаимодействие отдельного физического лица с официальными ор- ганами или другими лицами.
Также служебные документы классифицируют по виду оформления
(копии, дубликаты, выписки); по срокам исполнения (срочные, не- срочные); по адресации (внешние, внутренние – в зависимости от того, создаются ли они в рамках организации, где работают соста- витель (адресант) и адресат).
Общие правила оформления документов
. Правила оформления до- кументов изложены в Единой государственной системе делопроиз- водства (ЕГСД). Обязательными элементами служебных докумен- тов являются реквизиты. Реквизиты – это обязательные элементы служебных документов, строго закрепленные за определенным ме- стом на листе. За каждым документом закреплены свои реквизиты.
Таким образом, набор реквизитов определяется видом и назначени- ем документа.
Основными реквизитами являются:
 адресат (куда? кому?);
 адресант (от кого?);
 наименование вида документа (заявление, доверенность);

94
 дата (варианты: 09.10.2004; 09.10.04; 29 октября 2004 г.);
 подпись.
В состав реквизита «резолюция руководителя», например, входят фамилия и инициалы исполнителя содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дата подписания. Например:
«А.И. Иванову
Срочно ответить на письмо до 10.12.13
П.С. Петров. 04.12.13».
Реквизит «подпись составителя письма» включает наименование должности лица, подписывающего письмо, личную подпись, рас- шифровку подписи (инициалы и фамилию).
У каждого документа также есть формуляр, то есть форма докумен- та, его модель. Формуляр – это совокупность реквизитов, располо- женных в определенном порядке.
1.2. Особенности деловых писем
Деловая (служебная) переписка используется для решения много- численных оперативных вопросов экономико-правовой деятельно- сти. Официальными письмами обмениваются организации, учреж- дения, должностные и частные лица. Содержание деловых писем разнообразно. Виды писем соответствуют практическим ситуациям, которые вызывают необходимость письменного общения партнё- ров.
Деловая и коммерческая корреспонденция. По тематическому
признаку официально-деловую корреспонденцию условно разделя- ют на деловую и коммерческую.
Деловая корреспонденция – это переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия. К деловой корреспонденции, например, относится сопроводительное, гарантийное, информационное пись- мо.

95
Сопроводительное письмо – письменный текст, который содержит указание на факт отправки прилагаемых к письму документов:
 В соответствии с нашей договорённостью направляем Вам … .
Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств:
 Городское управление народного образования гарантирует тру-
доустройство … .
Информационное письмо – это письменный текст, которыйинфор- мирует адресата об уже проведённых или намечаемых мероприяти- ях:
 Просим принять участие в …
Коммерческая корреспонденция – это письма, составляемые при за- ключении и выполнении коммерческих сделок.
К основным видам коммерческой корреспонденции относят:
 коммерческий запрос (письмо-запрос);
 ответ на запрос;
 письмо-предложение (оферта);
 ответ на предложение;
 письмо-претензия (рекламация);
 ответ на рекламацию;
 информационно-рекламные письма.
Письмо-запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услу- гах) и (или) направить предложение на поставку товара.
В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых ав- тору запроса желательно получить товар.
Устойчивые языковые моделиписьма-запроса:
 Просим выслать нам предложение на поставку…
 Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о…
 Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение о…

96
Ответ на запрос содержит информацию о степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. В слу- чае отказа поставить интересующий товар в письме-ответе могут быть использованы следующие устойчивые языковые модели:
 К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положи-
тельно и выслать Вам конкретное предложение на поставку…
 Мы просим Вас отложить этот вопрос до…
Письмо-предложение (оферта) направляется покупателю, если продавец может сразу удовлетворить его просьбу и поставить инте- ресующий товар. Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием кон- кретных условий.
В письме-предложении обычно указываются наименование предла- гаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зави- симости от характера товара. При составлении письма-предложения используются следующие стандартные языковые модели:
 В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…
 Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)…
 Товар будет поставляться в … квартале текущего года.
Ответ на предложение может содержать согласие на условия пред- ложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной.
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, пред- ставляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требования возме- щения убытка. Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии, доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т.д.), конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требо- вание замены некачественного товара). При составлении текста рекламации используются стандартные языковые модели:

97
 К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…
 К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не
выполнены.
 Мы официально заявляем Вам рекламацию на …
Ответ на рекламацию – документ, который содержит сообщение о том, что претензия принята к рассмотрению и будет удовлетворена
(полностью или частично) или отклонена (полностью или частич- но). Стандартные выражения ответа на рекламацию:
 Приносим свои извинения за…
 Ваша претензия признана необоснованной.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения чего- либо. Представлено следующими языковыми формулами (моделя- ми):
 Подтверждаем получение Вашего заказа.
 С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и
приступаем к его выполнению.
Письмо-подтверждение также может содержать указание на достиг- нутую степень согласия:
 В соответствии с нашими договорённостями … .
Информационно-рекламные письма содержат товарное предложе- ние, сообщение о видах производимых товаров и услуг. К этому ви- ду писем предъявляются особые требования. Они должны обладать такими качествами, как запоминаемость, способность вызвать ком- мерческий интерес. Письма этого типа являются нерегламентиро- ванными, поэтому отличаются большой свободой выбора языковых средств, например, в них используется оценочная лексика: разумная ценовая политика, безупречное качество, гибкая система скидок.
По функции различают следующие виды информационно- рекламных писем:
 письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

98
 письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводитель- ное письмо, гарантийное письмо и др.).
Языковые формулы деловых писем
. Использование стандартных язы- ковых оборотов (формул) позволяет с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.
Языковые формулы дают возможность формулировать заголовок текста, излагать мотивы, причины и цели официального послания, выражать просьбу, отказ, напоминание, предложение и т. д.
Деловые письма имеют особые языковые формулы (конструкции), выражающие:
мотив создания документа: В соответствии с ранее достигнутой
договорённостью … Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо … В
ответ на Ваш запрос от …
причину: Ввиду… По причине… В связи с…
цель: В целях… Во исполнение постановления…
просьбу, требование, распоряжение: Прошу… Обращаемся
с просьбой…
напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что… Органи-
зация уведомляет…
предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам… В ответ
на Ваш запрос предлагаем Вам…
сообщение, уведомление: Сообщаем, что… Извещаем Вас о том,
что,… Довожу до Вашего сведения, что… Уведомляем…
обещание, гарантии: Гарантируем, что… Выявленные недостат-
ки будут устранены… Заверяем… Обязуемся…
отношение: С сожалением сообщаем… Выражаем признатель-
ность… Приносим извинения…
Языковыми формулами заголовка к тексту являются такие конст- рукции:

99
 По вопросу об организации помощи … О проведении научно-
технической экспертизы … О сроках сдачи объектов в эксплуа-
тацию … О возобновлении поставок товара … и т. п.
В основной части делового письма используются языковые форму- лы:
 Наша компания имеет честь предложить Вам … Доводим до
Вашего сведения … Прошу предоставить информацию …
1.3. Характеристика личных служебных документов
Заявление. Этот вид личных служебных документов относится к числу самых востребованных.
Заявление – это документ, адресованный организации или должно- стному лицу учреждения и содержащий просьбу (реже предложение или жалобу) какого-либо лица.
Основные реквизиты заявления:
 адресат (наименование должности, фамилия, инициалы лица, ко- торому адресовано заявление);
 адресант – автор документа (наименование должности, фамилия, имя, отчество);
 наименование документа;
 основной текст;
 дата;
 подпись заявителя.
Реквизит Наименование в данном документе может оформляться двумя способами:
1) если слово Заявление пишется с прописной буквы, то точка после него не ставится;
2)если слово заявление пишется со строчной буквы, то после него ставится точка.

100
В заявлении используются речевые клише: Прошу выдать…, до-
пустить…, принять документы …, восстановить…, предоста-
вить… и т.п.
Доверенность
. Этот документ дает право доверенномулицу дейст- вовать от лица, его выдавшего (доверителя).
Доверенности подразделяются на официальные (выдаются предста- вителю своего предприятия) и личные (выдаются гражданином – физическим лицом). Личные доверенности выдаются от лица- доверителя (гражданина) на получение заработной платы, пособий, стипендий, доходов в банках и др. Этот вид доверенностей не тре- бует нотариального заверения.
Личная доверенность должна содержать следующие реквизиты:
 наименование документа;
 дату;
 текст, в котором указывается доверитель, доверенное лицо и вид действия по договоренности;
 подпись доверителя;
 подпись должностного лица, заверившего документ;
 печать организации, в которой доверитель учится, работает, или печать жилищно-эксплуатационной организации по месту жи- тельства.
Расписка
. Этот документ подтверждает получение денег или каких- либо иных материальных ценностей. Расписка не заверяется нота- риусом. Она имеет следующие реквизиты:
 наименование вида документа;
 дату;
 основной текст, который включает указание должности, фами- лий, имен и отчеств лиц, выдавших и получивших что-либо, пас- портные данные получателя, контактные телефоны (по жела- нию), перечень порученного с указанием количества и стоимо- сти – цифрами и в скобках прописью с большой буквы;
 подпись лица, давшего расписку.