Добавлен: 05.05.2024
Просмотров: 46
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Печати делились на матрицы и оттиски. Матрицы – это изображения печатей, вырезанные на твердых предметах: металле, камне, кости, стекле, а позже - на каучуке. Оттиск – это отпечаток, получаемый на бумаге, металле или воске в ходе использования матрицы. Печати-оттиски могут различаться по способу присоединения печати к документу или по материалу, использованному для приобретения оттиска. По способу прикрепления печати делятся на вислые и прикладные. Прикладные печати возникли в конце XIV в., но частое использование получили с конца XV в. Прикладная печать – это форма печати, когда оттиск получается в результате приложения матрицы к документу. Они заменяли подпись князя, выдававшего жалованную грамоту, или подтверждают подлинность заключённого договора с другими князьями или государствами. Печать, скрепляющая документ, имеет основное назначение, которое она не потеряла до настоящего времени: удостоверение юридической силы документа, подтверждение его подлинности. До этого времени прикладные печати находили свое применение, но они были оттиснуты перстнями. Печати бывают металлические, восковые, воско-мастичные, сургучные, копченые. Для создания печатей применялись золото, серебро и свинец. Для производства печатей был необходим воск: чистый белый или желтого цвета, или смешанный с краской черной, красной или темно-коричневой. В определенных документах есть требования на цвет восковой печати. Например, в списках грамот находятся приписки: «а под подлинной грамотой печать черного воска», «а у подлинной грамоты печать красного воска».
Всего есть два вида печатей-матриц. Первый вид – это матрица для вислых печатей, которая имеет изображение с обеих сторон. Вторым видом матрицы являлся металлический или каменный круг или четырехугольник, на котором вырезалось изображение и надпись. Такую печать прикладывали к мягкой поверхности и получали оттиск. При помощи такого способа можно было создать прикладную печать- оттиск. Одна сторона такой печати прилегала к бумаге, а другая отражала изображение – копию матрицы. Прикладные печати, например восковые и воско-мастичные, прикрепляли к документу таким образом: в месте для проставления печати прорезалось два отверстия длиною от 0,5 до 1 см на расстоянии 2-4 см друг от друга. Через эти отверстия просовывалась тонкая полоска бумаги, сложенная в несколько раз, длиной в 8-10 см. Концы такой полоски накладывались друг на друга на лицевой стороне документа. На эту полоску прикладывается печать. Когда воск или восковая мастика вплотную прилеплялись металлической или каменной матрицей к документу, то полоска, пропущенная через бумагу документа, врезалась в восковую массу, и восковая или воско-мастичная печать прочно закреплялась на документе.
Такие печати имели название «отворчатые», потому что они закреплялись на петлях. В некоторых документах можно увидеть такое наименование: «печать под кустодиею» или «отворчатая печать под кустодиею» (кустодия - от латинского слова custodia - стража, охрана). Чтобы не допустить разрушения воско-мастичной печати необходимо было накрыть её бумажным кружком, который по размерам больше печати. Его прикрепляли к документу с левой стороны и он закрывал лицевую сторону печати. Для того чтобы обнаружить печать, необходимо отвернуть кружок. «Печати под кустодиею» прикладывались к жалованным грамотам, к грамотам с прочетом и другим документам, от верховной власти.
Матрицы для прикладных печатей обычно изготавливались из серебра и золотились. Хранение печатей-матриц предполагалось в специальных деревянных ящиках, залепленных бархатом или атласом, с серебряными пробоями. Лицо, ответственное за сохранность печати, держало ее в мешочке на шелковом шнуре на шее. При изготовлении печати заказывали ящики для хранения и сафьяновый мешочек.
В конце XVII века в Посольском приказе была изготовлена новая серебряная печать для Ярослава. К производству этой печати был приглашен мастер Оружейной палаты Василий Андреев. В делопроизводстве Новгородского приказа, из средств которого была оплачена эта работа, осталась заметка, включающая информацию об объеме работ и их стоимости: «зделана печать серебряная и вызолочена, а знак вырезан по Государственной книге - княжества Ярославского - медведок стоячей. Да к той же печати зделаны ящик, оклеен бархатом черевчатым, а другой поменьши, с лица и внутри оклеен атласом черевчатым. У обоих пробои и петли и личинки серебряные. Да к той же печати привязана мошна и шнур шолковой с золотом». Изготовление печати обошлось Новгородскому приказу в 13 руб. 10 алт., из них полтора рубля было уплачено за работу серебряного резного дела мастеру Василию Андрееву. Гораздо дешевле обошлось Новгородскому приказу изготовление серебряной печати для Пскова в ноябре 1693 г. При той же оплате труда резчика Василия Андреева приказ получил экономию на оформление печати: вместо двух ящиков был изготовлен один, причем на железных, а не серебряных петлях и т. д. Вся работа обошлась в 6 руб. 1 алт.
Понятие факсимиле появилось в XIX веке. Факсимиле – 1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом
; 2) клише-печать, воспроизводящее формирование почерка - процесс становления почерка в результате обучения и письменной практики.
Многие в то время начали коллекционировать автографы разных знаменитостей. Для длительного сохранения подписи своего кумира ее накрывали прозрачной бумагой, очерчивали по контурам и создавали оттиск. Со временем печать значительно усовершенствовали. Факсимильная подпись проделала свою история развития. Начиная от перстня, постепенно переходя к прикладной печати. В настоящее время факсимильная подпись представляет собой клише в виде штампа или печати.
На современном этапе факсимильная подпись представляет собой клише в виде печати или штампа, на котором с наибольшей степенью точности в зеркальном изображении вырезана собственноручная подпись лица, которое, в соответствии с регламентом предприятия или организации, подписывает документы. Данное понятие присутствует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже упоминается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано. В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются. Факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий. Факсимиле – это точное воспроизведение документа, рукописи, подписи при помощи печати и фотографии. [3]
В теории своё факсимиле может иметь не только генеральный директор, но и любой другой человек. В масштабных организациях так и бывает: в случаях необходимости факсимильный штамп приобретают первое лицо и офис - менеджеры. Такая подпись требуется при необходимости подписания срочного документа в случае отсутствия должностного лица. Сам владелец подписи может воспользоваться ей, если на подпись ему приносят целые стопки бумаг. Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.
Функция печати – это подтверждение подлинности документа. Бумага наделяется юридической силой при помощи печати и дополняется подписью уполномоченного лица. На ней находится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН. Штамп унифицирует документы, обозначая их принадлежность к конкретной организации Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее). Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг.
Применять факсимильную подпись можно только в определенных случаях, прописанных в нормативно-правовых актах, договоре сторон и не отнесенных к финансовым вопросам. Любая организация имеет право создать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным. Если руководство предприятия решило применять в своей деятельности факсимильную копию, то следует издать приказ и подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя. В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначенный работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица. [38]
Работа по изготовлению устройства начинается со сканирования подписи физического лица. Под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала используется металл, пластик, редко дерево. Штампы с факсимиле применяются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога подписи предусматривает появление определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа. Штамп в виде подписи выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, перечень его полномочий должен строго оговариваться. Наиболее безопасно поручить право ставить факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачу факсимильного штампа разным работникам из разных подразделений и уменьшить возможность его незаконного применения. Желательно предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле. Разумно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволит ограничить несанкционированный доступ. Местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф. Учет факсимиле может быть осуществлен по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле или в журнале учета печатей и штампов. [30]
ЖУРНАЛ
учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи
| Дата получения штампа | Ф.И.О., должность ответственного за использование штампа | Ф.И.О., должность ответственного за хранение штампа | Дата, номер акта о списании (уничтожении) штампа |
Рисунок 1. Журнал учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи
Такая подпись требуется при необходимости подписания срочного документа в случае отсутствия должностного лица. Применять факсимильную подпись можно только в определенных случаях, прописанных в нормативно-правовых актах, договоре сторон и не отнесенных к финансовым вопросам.
Основными факторами необходимости использования факсимиле являются:
-
отсутствие ответственного лица -
уменьшение времени на изучение документов; -
факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило; -
при наличии договора сторон о применении факсимиле, даже в маленькие сроки можно организовать соглашения и операции между организациями, -
ускорение обмена документации внутри организации и с другими организациями, -
процесс упрощения работы бухгалтерского состава и руководителей. -
большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать; -
ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации; -
ускорение оформления и заключения сделок между организациями; -
уменьшение времени на изучение документов.
Использование факсимиле состоит в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. Преимущество факсимильной подписи состоит в ускорении документооборота. [16]
Основные нормативно-правовые документы, затрагивающие использование и хранение факсимильной подписи:
-
В Гражданском кодексе РФ ст.160 п. 2 указано, что в отдельных случаях допускается использование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки. -
Письмо Минфина от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле в документах на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков нужно обеспечить взаимное согласие всех заинтересованных сторон, согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме. [27] -
В Приложение №1 п. 7 Постановления Правительства Москвы от 21.02.2006 года № 112-ПП «О регламенте Правительства Москвы» отражается определение факсимиле. -
Приказ МВД № 130 от 06.02.2007 (с изменениями 25.05.2017 г) N 130 «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России». -
В Арбитражном процессуальном кодексе в ст. 75 п. 3 представляется факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Это означает, что, если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы, и нельзя будет доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный
