Файл: Буравцева И.Н. Средства сбора, передачи данных и оргтехника учеб. пособие.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 17.07.2024
Просмотров: 124
Скачиваний: 0
зависит от работоспособности машинистки или стенографистки, а делая паузы между предложениями, может просто выключать дик тофон. Фонотипистка печатает текст на пишущей машинке,подклю чившись к воспроизводящему диктофону, в который вставляются кассета или диск с записью. Применение диктофонной техники дает значительную экономию во времени, а затраты на приобрете ние и установку диктофонов обычно окупаются в течение 8-12 ме сяцев.
Одной из разновидностей диктофонов являются звукозаписы
вающие |
установки "магнитофон-секретарь", объединяющие |
магни |
тофон и |
телефон. Так, например, автоответчик телефонной |
го |
родской |
"АТГ", являющийся приставкой к телефонному аппарату, |
|
позволяет в присутствии абонента отвечать на телефонные звон ки, записывая на ленту текст переданного по телефону сообще ния. Такого рода установки в будущем должны найти самое широ кое применение в управлении.
§ |
2 . |
Устройства |
для обработки документов |
|
|
В любом учреждении |
или организации производятся |
работы, |
|||
связанные |
с |
приемом входящей и отправкой исходящей почты, |
с |
||
обработкой и рассылкой различного рода документации. Большин ство из этих операций поддается частичной или полной механи зации, для чего применяются многочисленные средства обработки документов: конвертовскрыватели и нумераторы, листоподбороч ные и номенклатурно-здресовальные машины, сшиватели докумен
тов, |
а также целый ряд других машин и приборов. |
|
|
Так, к о н в е р т о в с к р ы в а т е л и |
бывают руч |
ные |
и автоматические. Первые требуют ручной подачи |
конвертов |
под обрезку и имеют максимальную производительность 1600 кон вертов в час (например, "Момент-2"). Автоматические и полуав томатические конвертовскрыватели работают со скоростью 30 ОООЗЗ ООО конвертов в час ("КВМ -68"). В этом случае конверты зак
ладываются |
в специальный приемник и подаются под ножи, |
авто |
матически |
срезающие полоски шириной от 0,4 до 1 ,5 мм в |
зави |
симости от |
применяемой модели. Из импортных моделей у |
нас |
используются электрические конвертовскрыватели "Адрема" |
(ФРГ), |
|
"Бандомэйл-500" (Англия) и другие. |
|
|
Также ручными и |
автоматическими бывают и |
к о н в е р |
т о в а к л е и в а т |
е л и , имеющие скорость |
работы соот |
ветственно 300 (МЗК "Сейм") и 6000 конвертов в час. В ручных конвертоз'аклеивателях края конвертов смачиваются водой,после чего конверт прокатывается между валиками; в автоматических -
все эти операции происходят без помощи человека. |
|
|
|
|
Для складывания документов при вложении их в конверты |
||||
применяются фальцевальные машины. Так, |
например, |
машина |
ММІ |
|
"Каскад-2" складывает корреспонденцию в |
один или |
несколько |
||
сгибов в зависимости от размеров бумаги |
и конвертов и |
имеет |
||
производительность более ІО ООО листов в час. |
|
|
|
|
Для делопроизводства представляют |
также интерес |
и |
|
|
с ш и в а т е л и д о к у м е н т о в , |
которые |
могут |
быть |
|
механическими ("Пеликан" с шириной захвата до 165 мм) |
|
и |
||
электрическими ("Иыпульс-2И, позволяющий з а раз скрепить |
пач |
|||
ку документов толщиной до 3 мм и работающий со скоростью 3600 операций в ч ас).
Для подборки документов при |
брошюровке могут |
использо |
ваться листоподборочные машины, |
механизирующие операцию под |
|
борки материалов после их копирования или размножения. Листо
подборочные машины ручного действия осуществляют з а час |
|
под |
борку 1200 листов, машины электромеханического действия |
- |
в |
20 раз больше. |
|
|
На каждом предприятии ежедневно уничтожается большое ко |
||
личество ненужной и испорченной документации. Для этой |
|
цели |
созданы машины для уничтожения специальной документации |
- |
"Тай |
н а", а для бумаг нестрогой отчетности - "БУМ-Г", которая |
|
с |
помощью узла резки механически измельчает бумагу,имеющую мак |
|
симальную ширину до |
250 мм. Узел резки представляет собой на |
бор дисковых ножей, |
собранных На двух валах, которые приводят |
ся во встречное вращение посредством зубчатых колес. Для прие |
|
ма переработанной бумаги служит съемный контейнер,вводимый под |
|
машину. З а чао машина перерабатывает до 25 кг бумаги.
"Тайна" разрезает уничтожаемую бумагу на кусочки, разме ры и формы которых исключают возможность восстановления текста документов. Размеры отходов 1 ,5 x 1 ,5 мм, производительность ма шины 1000 листов в ч ас .
22
При впечатывании постоянных данных применяется |
н о - |
м е н к л а т у р н о - а д р е с о в а л ь н ы е |
м а ш и - |
н ы , печатающие, например, адреса при помощи специально из готовленных шаблонов, которые могут быть металлическими,фиб ровыми и т .д . Текст на металлические шаблоны наносится штам повальным устройством, обычно входящим в комплект номенкла- турно-адресовальных машин; на остальные шаблоны - с помощью пишущей машинки. Номенклатурно-адресовальные машины бывают ручными, со средней скоростью 400-800 оттисков в час, и авто матическими, производящими до 6000 отпечатков в час. Нашей промышленностью выпускаются номенклатурно-адресовальные,штем пелевальные машины НАМ-Ш, номенклатурно-адресовальные печат ные машины НАМ-ІШ1 и другие.
Для таких почтовых операций, как нанесение знака, заме няющего марку, проставление порядкового номера отправителя,
запись наименования учреждения и его |
адрес а,используются |
|||
франкировальные машины. Так, одна из |
моделей |
ММ-48 может про |
||
изводить франкирование |
почтовых отправлений |
толщиной |
до І2мм„ |
|
с производительностью |
до 4000 отправлений в |
час. Для |
гашения |
|
знаков почтовой оплаты и наложения всевозможных штемпелей предназначен электромагнитный штемпелевальный аппарат 5ША-3.
Для регистрации документов, для штемпелевания их поряд ковых номеров, для указания даты и наименования организации применяются также автоматические и полуавтоматические нумера торы. адресовальный молоток, штемпеля - датчики времени и большое число других переносных и настольных устройств.
В настоящее время наметилась тенденция к агрегатированию различных машин по обработке документации. Так, например, на Международной почтовой выставке,проходившей в Москве в октяб
ре-ноябре |
1970 года, была представлена электронная |
система |
|
"Посталиа" |
(ФРГ). Эта система з а |
один рабочий ход |
производит |
подачу конверта и его вскрытие, |
или подачу бумаги,вкладывание |
||
ее в конверт, заклеивание последнего и его маркирование, т .е . проставление знака, заменяющего почтовую марку. При этом дос тоинство наносимого знака может изменяться соответственно ус тановленному тарифу в зависимости от веса и вида отправления. Машина также печатает календарный штемпель, наносит наямено-
23
ванне учреждения, количество франкированных почтовых отправ лений и целый ряд других операций. Наибольшая скорость "Посталиа" достигает ІО ООО писем в час.
§ 3 . Оборудование для хранения и поиска документов
При наличии больших объемов документов, подлежащих хра нению, перед руководством организаций и ведомств встает воп рос о способах их длительного хранения. Основными требова ниями, предъявляемыми к огромной массе различных средств хра нения документации, являются удобство и быстрота поиска, ми нимальный размер занимаемой площади и другие.
Средства |
хранения документации |
- это, прежде всего,пап |
ки, альбомы, |
конверты, футляры и в |
тех случаях, когда инфор |
мация зафиксирована на карточках - |
картотеки. Последние мо |
|
гут <^ыть различных систем и конструкций - металлическими,де
ревянными, картонными; они могут размещаться в шкафах, |
ящи |
|
ках, витринах; быть вертикальными, плоскими и многих |
других |
|
видов. |
|
|
В в е р т и к а л ь н ы х |
к а р т о т е к а х |
кар |
точки размещаются в специальных ящиках или свободно или зак репляются металлическим стержнем, проходящим через пробитые в карточках отверстия. Группы карточек, различающихся по со
держанию, отделяются друг |
от друга всевозможными разделите |
|
лями. Ящики с карточками |
могут становиться один на |
другой |
или собираться в замкнутый ленточный конвейер. Преимущества вертикальных картотек, благодаря которым они нашли самое ши рокое применение в управлении, заключаются в их простоте,де
шевизне, большой вместимости. |
|
|
|
В п л о с к и х |
к а р т о т е к а х |
карточки |
распо |
лагаются таким образом, |
что один из краев |
последующей |
кар |
точки выступает из-под предыдущей. Ее открытая часть исполь зуется для надписи наиболее важных показателей (например, "фамилии", если картотека находится в отделе кадров, "наиме нования товара", если на складе, и т . д . ) . Здесь же могут проставляться различные графические метки и индикаторы. Закры
24
I
тая часть карточки обычно предназначается для подробных за - писей о конкретном лице или предмете. Плоские картотеки по сравнению с вертикальными имеют ббльшую обозримость основных показателей и более быструю возможность наведения справок.
Они также более удобны в работе. На центральном поле карты могут размещаться реферат, таблица, микрокопия чертежа и т .п .
Отличительная особенность карточек с краевой перфораци ей форматом 147x907 мм (К -5) состоит в том, что по их пери метру находятся заранее отперфорированные отверстия,часть из которых (в зависимости от содержания карточек) прорезается.
При поиске нужных данных в соответствующие отверстия карт вставляются спицы. Карточки, которые содержат искомую инфор мацию, при встряхивании из стопы выпадают. Картотеки,постро енные по такому принципу, требуют применения различных вспо могательных устройств: щипцов для вырезания отверстий,сорти ровальных ящиков и спиц. Преимущества этих картотек - быст рота выдачи данных, возможность отбора карт по многозначному признаку и свободное, не в определенном порядке расположение карт. Области их наилучшего использования - учет материальных ценностей, статистический учет и т .д . Выпускаемый отечествен ной промышленностью комплект оборудования для карт с краевой
перфорацией |
позволяет з а |
один |
час провести отбор 6-разрядно- |
го признака |
из массива в |
6000-7000 карт. |
|
Кроме перечисленных картотек, в сфере управления могут применяться картотеки барабанного типа, представляющие собой совокупность карточек, размещаемых по осям вращающегося ци линдра ; картотечные шкафы с выдвижными полками; картотеки с автоматическим управлением, когда для подачи из ящика какойлибо карточки достаточно нажать на специальный индексно-циф ровой клавиатуре соответствующую клавишу. Для хранения боль шого числа документов, книг и прочей литературы используется разнообразное оборудование, обеспечивающее длительную сохран ность материалов и позволяющее при этом экономить площадь от водимых для архивов и библиотек помещений. К его числу отно сятся стеллажи, имеющие возможность передвигатьоя по рельсам
25
