Организация рационального документооборота учреждения или предприятия, прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно⁵.

В процессе рациональной организации документооборота применяются организационные методы графического и матричного организационного моделирования, разрабатываются классификаторы и перечни документов, таблицы (матрицы) распределения зон ответственности, блок-схемы, оперограммы, документограммы, маршрутно-технологические карты, сетевые и интегрированные модели документооборота организации и т.п.

Документооборот организации отражает систему управления организацией, ее структуру, внешнее и внутреннее взаимодействие и представляет собой документационные и информационные потоки. Поэтому для рационализации документооборота применяются те же методы моделирования и организационного проектирования, которые эффективно используются для организации и совершенствования систем управления, для выбора и построения оптимальных организационных структур.

1.2. Нормативно-правовое и методическое регулирование документооборота в организации

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-правовые и нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.

Общегосударственные нормативные документы необходимо иметь каждой службе ДОУ как справочный материал⁶. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции её работников, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и другие.

К ним относятся:

• 
  Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»⁷.
  
• 
  Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждённая приказом Росархива от 11.04.2018 № 44⁸.
  

---

• 
  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236⁹.
  

• 
  ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов¹⁰.
  

• 
  ГОСТ 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения¹¹.
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов¹².
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. СИБИД. Информация и документация. Управление документами¹³.
  
• 
  ГОСТ Р ИСО 30300-2015. СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь¹⁴.
  
• 
  локальные нормативно‑методические документы по организации архивного хранения документов.
  
• 
  локальные организационно‑распорядительные и организационно‑методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ.
  

• 
  инструкция по ДОУ (делопроизводству) организации.
  
• 
  положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ.
  
• 
  должностные инструкции для должностных лиц учреждения, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ.
  

Нормативные документы должны быть всегда под рукой у специалиста службы ДОУ, чтобы в любой момент уточнить, как выполняется та или иная работа. Пакет этих документов надо обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Все нормативы являются обязательными для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий и фирм независимо от форм собственности¹⁵.

2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ОРГАНИЗАЦИЯХ

2.1. История развития и распространенные проблемы в организации документооборота

В развитии советского делопроизводства выделяют разные периоды,
хронологические рамки которых определяются особенностями принципов управления, построения и развития государственного аппарата, состоянием

---

и развитием научной и методической базы для реализации системного подхода к работе с документами и реализацией функции государственного руководства делопроизводством.

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (это – полное название документа, который более известен под сокращённым наименованием – ГСДОУ) была одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988 и приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. Она была разработана в развитие основных положений ЕГСД и представляла собой доработанный вариант ЕГСДОУ.

В ГСДОУ закреплялись правила и принципы, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в условиях, когда в этих процессах стали активно применяться средства механизации и автоматизации работы с документами, а в управление отраслями народного хозяйства внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ) на базе «больших» ЭВМ, что требовало классификации и унификации не только документов, но и содержащейся в них информации. На основе ГСДОУ и государственных стандартов на унифицированные системы документации организации обязаны были регламентировать состав применяемых документов, разрабатывать и использовать унифицированные формы документов, закрепляя их в табелях форм документов, которые в настоящее время ведутся как табели применяемых в организации унифицированных форм документов¹⁶.

Правила организации работы с документами и принципы документооборота, указанные в приложении 3, установленные ГСДОУ, всегда рассматривались в методическом аспекте. Предусматривалось, что в их развитие Главархив СССР и Госстандарт СССР разработают конкретную общесоюзную нормативно-методическую базу по совершенствованию документационного обеспечения управления, а отраслевые и республиканские министерства будут разрабатывать комплексы нормативных и методических документов по совершенствованию работы с документами в отраслях в рамках своих полномочий.

Общие положения ГСДОУ нашли своё развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993) и двух Типовых инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая была утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, а вторая, с таким же названием, –приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу только в связи с утверждением

---

Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в 2009 г.)¹⁷.

В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства.

На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны многими авторами учебных пособий по делопроизводству¹⁸.

Тогда же государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путём их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но её практическое применение пока не стало повсеместным.

На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов документооборота имеет следующие особенности:

• 
  чётко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчётах и т.п.;
  
• 
  ведение централизованных регистрационно‑контрольных и отчётных массивов (файлов, картотек или журналов);
  
• 
  для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
  
• 
  относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства
  и документооборота, их высокая степень стандартизации;
  
• 
  основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно‑ методических документах.
  

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как
получения своевременной информации, так и ведения объёмных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК¹⁹.

2.2. Электронный документооборот как метод оптимизации документооборота

---

Для оптимизации документооборота целесообразно внедрить «систему электронного документооборота». Технологии электронного делопроизводства и электронного документооборота считаются различными типами систем, поддерживающих и автоматизирующих работу с документно-ориентированной управленческой информацией.

Сегодня уже никого не увидишь цифровизацией. Документ, информация которого представлена в электронной форме, называют электронным документом.

Определение электронного документооборота звучит так: это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)²⁰.

Прогрессивная система электронного документооборота обязана не только автоматизировать делопроизводство, но и гарантировать коллективной работы с документами, управление потоками дел, защиту информации, управление контентом/документами, унифицированный доступ к информации.

В системах электронного документооборота возможно исполнять весь цикл работы с документами: делать, редактировать, пересылать, ознакомляться, координировать, делать поручения по документам, осуществлять контроль их выполнение, подписывать документы (при помощи электронно-цифровой подписи), регистрировать, сдавать в архив, беречь (при этом в различных форматах: текстовом, графическом) на протяжении данного периода, подавлять.

Внедрение СЭД способствует:

• 
  повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации;
  
• 
  созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;
  
• 
  сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений;
  
• 
  упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса; максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов;
  
• 
  введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
  
• 
  обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объёмов документации²¹.
  

---

Смотрите также файлы

• Педагогический институт кафедра теории и методики дошкольного и начального образования Практическое занятие Уравнения. Системы и совокупности уравнений.pptx

• Я живу в большом городе.doc

• Итоговое практическое задание по дисциплине Физическая культура и спорт.docx

• Биология пнінен жиі кездесетін тесттер жинаы 1блім. Бт2021де кездескен сратар тізімі.docx

• Сущность понятия "познавательный интерес" Чтобы раскрыть сущность понятия познавательный интерес.docx