Файл: Курсовая работа дисциплина Архивоведение (наименование) Тема особенности оформления и составления внутренней переписки (наименование) Шифр.docx
Добавлен: 17.10.2024
Просмотров: 21
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Чтобы письмо достигло своей цели, необходимо уметь четко и логично строить текст, излагать его в лаконичной форме и не допускать возможности двоякого или размытого толкования сути. Поэтому при составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать устоявшуюся терминологию, устойчивые идиомы и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет композиционно правильное построение текста.
Деловое письмо является официальным документом, поэтому его содержание должно подчеркивать деловой, а не личный характер отношений. Между тем такое письмо всегда предназначено для конкретного адресата: организации, структурного подразделения или должностного лица. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресной. Деловая переписка – это осуществление в письменной речи двустороннего общения. Характер информации в деловом письме обычно предполагает альтернативу ожидаемой информации в ответном письме, т.е в деловой переписке действует принцип параллелизма в плане содержания, что находит отражение в языке ответной корреспонденции. Это:
ссылки на исходное письмо и его тему;
соблюдение одинаковых языковых способов выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
совпадение количества информации и аспектов содержания обоих писем; стиль этикета делового письма
поддерживать последовательность в представлении аспектов содержания.
5. Составные части делового письма
В письменном деловом общении необходимо соблюдать деловой этикет в формах жалоб, выражениях просьб, отказов, утверждений, способов аргументации, составления инструкций и т.п.
Деловой этикет – это порядок поведения в системе делового общения. Основой правил делового этикета являются:
вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разные должностные должности;
способность принимать решения и способность их реализовывать;
честность в деловых отношениях;
умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задев его самолюбия;
терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим собственным;
умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;
умение использовать в споре аргументы, а не авторитет.
Содержание делового письма представляет собой связный текст, который состоит из следующих частей: вступления, основного содержания (основного содержания) и заключения.
Введение знакомит получателя с темой письма. Ему может предшествовать претензия к адресату.
Следует отметить, что в нормативных документах, регламентирующих требования к корреспонденции, не указывается необходимость подачи жалобы. Однако в современной деловой переписке обращение стало неотъемлемой частью любого письма. Обращение к адресату напрямую — это не просто вопрос этикета, оно привлекает внимание, помогает установить контакт. Начиная письмо с обращения, необходимо учитывать служебное положение корреспондента, сферу его деятельности.
В настоящее время наиболее распространены следующие формы анкеров:
Уважаемый г-н Петров!
Уважаемая госпожа Моргунова!
Запятая после адреса придает букве случайный характер. Восклицательный знак, наоборот, подчеркивает особый смысл, придаваемый составителем обращению.
Если имя конкретного получателя письма неизвестно, воспользуйтесь обращением:
Уважаемые господа!
В письмах возможно использование обращения по имени и отчеству адресата:
Уважаемый Николай Сергеевич!
Уважаемая Нина Георгиевна!
Такое обращение менее официально. Как правило, он используется в письмах-приглашениях, письмах-уведомлениях или письмах, содержащих благодарность автора за проявленное внимание, оказанные услуги и так далее
Другая форма жалобы используется в письмах, адресованных высокопоставленным должностным лицам органов государственной власти и управления. При этом часто указывается должность, а не фамилия:
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый министр!
Эту форму можно использовать и при обращении к руководителям (президентам, директорам, председателям и т.п.) в организациях, обществах:
Уважаемый господин Президент!
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин директор!
При обращении к людям из одного профессионального круга можно использовать следующую форму:
Уважаемые коллеги!
То же обращение может быть более эмоциональным, если использовать фразу Уважаемые коллеги! Нейтральный тон письма сохраняется, если оно начинается с такого обращения: Коллега,...
Во введении, как правило, формулируется обоснование подготовки документа, излагается обоснование подготовки письма. Иными словами, введение содержит ссылку либо на документ, являющийся обоснованием или правовым основанием для письма, либо на факты и события. Эффективность писем во многом определяется введением, оно либо вызывает интерес у корреспондента, либо не затрагивает его. Очень важно учитывать эту особенность психологии человека при написании писем, отправляемых впервые, т.е без предшествующей деловой истории. Например:
На основании положения о порядке и условиях хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/по
или же:
На совещании, состоявшемся 12 мая 2004 года в Департаменте потребительского рынка и услуг мэрии Москвы, было принято решение о проверке...
Необходимо учитывать, что при упоминании в тексте письма другого документа (пример первый) должны быть приведены данные об авторской организации, дата составления, регистрационный номер, название текста. Это сразу дает понять, о каком документе идет речь.
Основная часть содержит доказательства, описываемые события, их анализ и т д. Другими словами, основная часть поддерживает поставленный в письме вопрос. Аргументация в этой части письма позволяет в заключении сделать выводы, сформулировать предложение, просьбу, согласие или отказ в зависимости от цели письма. Например:
При проверке расчетов по платежам в бюджет с Налоговой инспекцией № 26 Норвегии выяснилось, что вы не уплатили налог по состоянию на 17 июля 2007 года долг - это...
или же:
Мы изучили возможности для нашей будущей совместной деятельности в регионе и хотели бы отметить, что годовой оборот может быть только...
Заключение включает в себя выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т д. Часто именно по заключению можно определить тип письма. Например, заключение письма-запроса будет содержать ключевое слово спрашивать, письмо-предложение - мы предлагаем или более развернутое выражение, мы будем рады, если вы примете наше предложение. и так далее
Последняя часть письма заканчивается формулой вежливости. Ставится через 2-3 интервала ниже текста перед подписью.
Самая распространенная форма вежливости: С уважением. Например:
Искренне,
Генеральный директор /подпись/ А.Г.Григорьев Следует отметить, что многие фирмы в последнее время используют элементы стиля, характерные для переписки с зарубежными партнерами. Такой стиль, на наш взгляд, вполне оправдан, поскольку, в частности, предполагает большее разнообразие формул вежливости. Например, можно использовать следующие формы:
Надеемся на продолжение сотрудничества;
Мы заинтересованы в вашем положительном ответе;
Будем признательны за быстрый ответ;
Мы искренне ценим вашу помощь;
Заранее спасибо за быстрый ответ и т.д.
Текст письма может содержать не три, а две части, а может состоять из одной.
Если письмо состоит из двух частей, то первая содержит обоснование, обоснование, мотивацию написания письма, вторая содержит выводы, просьбы, предлагаемые решения и т д. Например:
Мы проанализировали условия нашей посреднической деятельности по реализации вашего товара в регионе. Нам интересны ваши предложения, но мы хотели бы получить дополнительные данные.
Просьба уточнять условия доставки товара и способ оплаты у потенциальных покупателей.
В некоторых случаях письмо может состоять из заключительной части. При этом не дается никаких объяснений или обоснований, а сразу оглашается просьба, предложение, напоминание или отказ:
Напоминаем, что для включения Вашей компании в число экспонентов Вам необходимо до 15 октября 2007 года направить в Оргкомитет следующие документы...
Следует сказать, что строгих и однозначных требований к порядку составляющих в деловом письме нет. В некоторых случаях письма начинают с последней части, т е с сути проблемы, а затем поясняют или обосновывают свои предложения, решения и т д. Считается, что такой прием даже облегчает восприятие текста письма . Например:
Просим Вас ускорить отгрузку оборудования в соответствии с договором от 08.05.2007 № 17/9.
Если условия договора не будут соблюдаться, мы будем вынуждены заплатить штраф в размере...
Текст письма разбит на абзацы, которые являются его простейшими составляющими. Абзац должен выделять каждую отдельную мысль (аргумент) или тему в тексте. Он выступает индикатором перехода от одной мысли или темы к другой и значительно облегчает восприятие информации.
Средняя длина абзаца составляет 4-6 предложений. Но в тексте деловых писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Независимо от длины абзаца следует помнить, что это внутренне замкнутая смысловая единица. Каждое последующее предложение в абзаце должно быть связано с предыдущим. В середине абзаца не может быть фразы, логически не вытекающей из предыдущего контекста. Нарушение этого требования усложняет процесс письменного общения.
Каждый абзац выделяется в документе отступом абзаца. Разделы связанного текста не нумеруются.
Содержание делового письма может быть представлено более чем одним связным текстом. Иногда авторам необходимо аргументировать свои предложения, просьбы и т д организованными данными. Они могут быть как словесными, так и числовыми. Такие данные должны быть представлены в виде таблицы.
Таблица – перечень информации (числовых данных), представленной в той или иной системе и упорядоченной по столбцам. Табличная форма используется при представлении цифровой или вербальной информации о нескольких объектах на различных основаниях. Табличная форма позволяет представить информацию в более компактном виде, она используется для лучшей наглядности и удобства использования данных.