Файл: Дипломная работа тема Документирование приема граждан на работу (на материалах ао амз).docx

- прием на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией.
1.2 Документы, предъявляемые при приеме на работу и допустимый объем информации

При приеме на работу гражданин согласно Трудовому кодексу обязан представить работодателю следующие документы:

- Документ, удостоверяющий личность. Например, внутренний паспорт гражданина РФ. Если сотрудник в период трудоустройства оформляет новый паспорт, личность подтверждается временным удостоверением. Иностранец может предъявить паспорт иностранного гражданина или иной документ, признаваемый международными договорами РФ, а лицо без гражданства — разрешение на временное проживание или вид на жительство, выданный в России. Допускается подтверждение личности с помощью паспорта моряка, справки, выдаваемой гражданам РФ на период содержания под стражей, или удостоверения военнослужащего. По загранпаспорту или водительскому удостоверению принимать на работу нельзя!

- Трудовая книжка- необходима в большинстве случаев трудоустройства, за исключением совместительства. Поступая на работу, новичок передает кадровику свою трудовую книжку и забирает ее только в момент увольнения. Запись о приеме на работу вносите в трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

Если же у новичка нет трудовой, поскольку он выбрал электронную форму, но нужна информация о всей его трудовой деятельности, а не только по последнему месту, то он предоставляет либо бумажную книжку, которая хранится у него, либо форму СТД-ПФР, которую теперь выдает Пенсионный фонд.

- СНИЛС. Этим документом, бумажным или электронным, подтверждается факт регистрации работника в системе персонифицированного учета. Если у новичка есть страховое свидетельство, он может предоставить его, а если нет, будет достаточно уведомления по форме АДИ-РЕГ о регистрации в системе СНИЛС.

Проверка сведений о соцстраховании входит в обязанности работодателя при приеме на работу. Для этого надо сделать запрос через личный кабинет на сайте nalog.ru, в разделе «Проверить данные для расчетов по страховым взносам».

Документы воинского учета. Только для призывников и военнообязанных. Сведения воинского учета из военного билета или удостоверения призывника копируются в раздел II личной карточки (форма №Т-2).

---

Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний. Если должность, на которую претендует работник, требует определенной теоретической или практической подготовки, работодатель имеет право запросить аттестат, диплом, сертификат и другие документы, подтверждающие ее наличие.

Например, для работы водителем легкового или грузового автомобиля, автобуса или специализированного транспорта нужны водительские права соответствующей категории. Некоторые виды профессиональной деятельности лицензируются и сертифицируются, поэтому в список документов при приеме на работу может потребоваться свидетельства об аккредитации (требуется всем фармацевтам); действующая лицензия, например, на осуществление медицинской деятельности и т.д.

В ряде случаев, предусмотренных законом, к данному обязательному перечню добавляются дополнительные справки, патенты, разрешения. Требовать документы из расширенного списка допустимо только при условии, что они предусмотрены должностными требованиями. Эти требования должны подтверждаться законодательно.

---

Наиболее распространенные дополнительные документы для приема на работу:

- Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства.

- Личная медицинская книжка. Оформляется при приеме на работу, связанную с: транспортировкой; производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания; бытовым обслуживанием населения; воспитанием и обучением детей.

- Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании.

- Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования.

- Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств.

- Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ).

Кадровик должен знать, какие нужны документы при приеме на работу в каждом конкретном случае (с учетом всех особенностей должности), и заранее предупредить об этом соискателя. Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления.

Нельзя требовать не предусмотренные законом документы: индивидуальный налоговый номер (ИНН), справки об отсутствии беременности или наличии ребенка-инвалида и другие документы.

Не допускается также сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям" движениям" религиозным организациям" а также сведений" касающихся частной жизни работника" поскольку это нарушает конституционное право граждан на неприкосновенность частной жизни" личную и семейную тайну".

Отказ в трудоустройстве считается необоснованным, если поводом для него послужило отсутствие у работника необязательных документов.

Когда работник предоставляет компании документы, необходимые для приема на работу, работодатель начинает обработку его персональных данных. В отдельных случаях для этого необходимо получить от работника согласие на обработку его персональных данных.
1.3 Заключение трудового договора

После того, как работник принес необходимые документы и ознакомился с локальными нормативными актами работодателя, наступает этап заключения трудового договора.

---

Трудовой договор -основной документ, подтверждающий факт приёма на работу.

Трудовой договор –это документ, фиксирующий права и обязанности работника и нанимателя.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет.

Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах (для работодателя и работника). Оба экземпляра подписываются сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой остается у работодателя. При этом работник расписывается на экземпляре работодателя в том, что он получил свой экземпляр договора на руки.

Трудовой договор со стороны работодателя может подписать руководитель (директор и т.д.) или уполномоченное им лицо. Сведения о подписавшем договоре человеке указываются в самом договоре. Там же прописывается основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Ставить печать организации на трудовом договоре необязательно. Последние несколько лет наличие печати не является обязательным для ООО и АО.

Дата трудового договора может отличаться от даты начала работы. Так, договор можно заключить еще до выхода на работу, скажем, за несколько дней. И наоборот, можно заключить договор в течение трех рабочих дней после того, как работник уже приступил к работе.

Законодательные нормы ст. 57 ТК РФ предусматривают указание при оформлении трудового договора (Приложение А).

Составление и оформление трудового договора – прямая обязанность работодателя. Форма договора в строгом виде законодательно не утверждена. Все основные пункты документа разрабатываются с учетом Положения об учреждении. Для каждой конкретной должности договор формируется исходя из специфики деятельности данной штатной единицы.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законодательством может быть предусмотрено предварительное согласование возможности заключения договора или его условий с лицами или органами, не являющимися работодателем по этому договору, или предусмотрено составление трудового договора в большем количестве экземпляров.

Трудовые отношения могут возникнуть и без заключения трудового договора. Договор, который не оформили в письменном виде, считают заключенным, если новичок фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. При этом работодатель обязан оформить и подписать трудовой договор не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.

---

Нельзя отказать в заключении трудового договора в следующих случаях: при избрании на должность; при избрании по конкурсу на замещение должности ; при направлении на работу сотрудника в соответствии с федеральным законом по соответствующей квоте; при наличии судебного решения, которое обязывает заключить трудовой договор; женщинам по причине беременности или наличия детей; сотрудникам, которых пригласили на работу в письменной форме в порядке перевода из другой организации, в течение месяца со дня увольнения от прежнего работодателя. Также запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора или отказ по дискриминационным основаниям, так как пол, раса, цвет кожи, национальность, язык, происхождение, имущественное, семейное, социальное и должностное положение, возраст, место жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношение к религии, убеждения, принадлежность или непринадлежность к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами.

По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.
1.4 Типичные ошибки кадровых служб, совершаемые при документальном оформлении приема граждан на работу

В процессе деятельности предприятия и оформления текущей кадровой документации нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо документов. Наиболее типичные ошибки, связанные с оформлением текущей кадровой документации:

-не заключение трудового договора с работником, работающим по совместительству на том же предприятии. То есть имеется лишь один трудовой договор, предусматривающий его работу по основному месту работы. В случае обнаружения такого нарушения необходимо немедленно заключить трудовой договор с работником и оформить иные недостающие документы, которые необходимы при оформлении работы по совместительству.

- неверное оформление трудового договора.

- работник не расписался в трудовом договоре. Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.

---