Файл: Дипломная работа тема Документирование приема граждан на работу (на материалах ао амз).docx

- номер ЛД;

- дата начала и окончания его ведения;

- количество листов (не больше 250);

- срок хранения.

- срок хранения.

Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в АО «АМЗ» хранится в кадровой службе.

При оформлении папки сразу составляется ее внутренняя опись. Опись приклеивается с внутренней стороны обложки. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела.

Состав личного дела:

- внутренняя опись всех документов дела;

- личный листок по проведению учета кадров;

- анкета; дополнение к личному листку по ведению учета кадров;

- составленное заявление о приеме на должность; должностная инструкция сотрудника;

- полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;

- копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;

- аттестационные листы;

- результаты пройденных медосмотров;

- отзывы должностных лиц о специалисте;

- лист-заверитель дела.

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника.

Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив указывается количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Пример внутренней опись в соответствии с рисунком 3 (приложение М)

Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела

Личные дела сотрудников, которые работают в АО «АМЗ» хранятся в отделе кадров в металлических шкафах Личные дела сотрудников, которые уже уволились, и передаются на хранение в архив.
2.3 Проблемы и перспективы совершенствования документирования приема граждан на работу на предприятии АО «АМЗ» 

При документировании приема на работу сотрудники отдела кадров предприятия сталкиваются с рядом проблем. Данные проблемы можно разделить на связанные:

- с непосредственным оформлением документов;

- с противоречиями в законодательстве;

- с отказом новых сотрудников с заполнением тех или иных форм.

---

Проблемы, связанные с оформлением документов:

1.Многие формы документов не имеют унифицированной формы (то есть бланка), но данный факт не влечет за собой отмену обязательного составления (издания) самого документа. Организации приходится самой разрабатывать собственные формы документов. Эта обязанность ложится на сотрудников отдела кадров. Многие документы оформляются работником отдела кадра от руки. В связи с этим возможны ошибки при заполнении.

2.Ведение документов, например, личной карточки по форме Т-2 нужно исключительно на бумаге. В законодательных документах указано, что вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно. Работник расписывается в документе минимум три раза: за достоверность сведений при приеме на работу; при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке; при увольнении. В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения. С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Перечень документов, которые должны предъявляться при поступлении на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. Свидетельства о присвоении ИНН в этом перечне нет. Таким образом, статья 65 ТК РФ четко устанавливает неправомерность требования работодателя о предъявлении новым сотрудником ИНН, но в абсолютном большинстве организаций данный документ будут настоятельно запрашивать, не объясняя, для чего нужен ИНН при устройстве на работу.

В ряде случаев кадровики выполняют распоряжение или просьбу бухгалтерии. Известно, что на некоторых предприятиях бухгалтеры требуют, чтобы работники получили ИНН. Однако требования ни бухгалтеров, ни кадровика признаваться законными не могут.

Ещё один не до конца ясный момент содержится в Федеральном законе под номером 385, который со второго квартала 2021 года обязывает указывать номер налогоплательщика при отправке отчётов в местное отделение Пенсионного фонда. Такой отчёт подаётся физическими и юридическими лицами ежемесячно. 

---

По указанным выше причинам работодатели предпочитают перестраховываться и требуют номер у всех новых работников при подписании с ними трудовых контрактов.

Такая мера позволяет избежать проблем с налоговой службой и внебюджетными фондами.

Проблемы, связанные с отказом новых сотрудников с заполнением тех или иных форм:

1.Сотрудник отказывается знакомиться с кадровыми документами. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые связаны непосредственно с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК). Если сотрудник отказался знакомиться с кадровыми документами, то необходимо составить акт об отказе в ознакомлении и зафиксировать факт отказа в акте в присутствии не менее двух свидетелей. При этом в акте следует указать перечень кадровых документов, которые работник отказался подписывать. Если к документу есть лист ознакомления, то в нем также нужно отразить факт отказа с пометкой «от ознакомления отказался». При этом указать дату и подпись кадрового работника и свидетелей. Такие документы будут подтверждением того, что работодатель принял необходимые меры для исполнения своей обязанности по ознакомлению работника с кадровыми документами, которые связаны с его трудовой деятельностью.

2.Вновь принятый сотрудник отказывается подписывать соглашение об обработке персональных данных.

Поскольку работодатель осуществляет обработку персональных данных только своих работников, отношения с которыми основаны на трудовом договоре, согласие работников на обработку работодателем персональных данных в силу Закона N 152-ФЗ не является обязательным. На этом основании работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работников без их согласия, но только если объем обрабатываемых данных не выходит за установленные нормативными актами перечни необходимых сведений, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством. Следовательно, в случае, если работник отзовет согласие на обработку персональных данных, работодатель вправе продолжить обрабатывать персональные данные работника без его согласия при наличии оснований, перечисленных в Законе N 152-ФЗ. Оснований для отстранения такого работника от работы или расторжения с ним трудового договора не возникает.

Перспективы по совершенствованию документирования приема граждан на работу на предприятии.

Переход на кадровый электронный документооборот, в том числе переход на электронные трудовые книжки.

---

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателя: можно нанимать работников дистанционно; нет ответственности за хранение трудовой проще вносить и исправлять данные о деятельности работников. Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников: можно получить выписку из ЭТК не только у работодателя и в МФЦ, но и в любой момент — в личном кабинете на портале «Госуслуги» или сайте ПФР; есть возможность оформить пенсию и трудоустроиться удаленно; можно контролировать, насколько правильно и вовремя работодатель вносит данные в трудовую; при увольнении не придется долго ждать выдачи документов; данные о трудовом стаже можно будет подтвердить, даже если работодатель исчезнет вместе с бумажной трудовой или потеряет ее.

По прогнозам окончательный уход от бумажных трудовых произойдет к 2025 году. На сегодняшний день на электронные трудовые перешли лишь 60% трудящихся АО «АМЗ».

В случае с нанимателями преимущества электронного документооборота следующие: сократятся расходы на кадровое делопроизводство; кадровое делопроизводство станет проще; с руководителя снимут ответственность за хранение, учет и передачу бланков при расторжении договора с работником. К недостаткам эксперты относят: об опыте человека работодателю удастся узнать только из его резюме и из рекомендаций с прошлого места работы; причины увольнения с предыдущих мест работы гражданин легко скроет, так как они нигде не отражаются (они содержатся в приказе об увольнении, но соискатель не обязан предоставлять его при трудоустройстве).

Хорошим вариантом оптимизации трудовых отношений, является использование электронных трудовых договоров и обмен кадровой документацией в электронном виде. В последнее время эта инициатива активно обсуждается, предлагается сделать возможным заключение трудового договора через портал госуслуг. Несмотря на множество спорных моментов по этой проблеме, внедрение электронного документооборота — вопрос недалекого будущего.

Заключение

Процедура приема на работу является точкой отсчета всей системы организации производства. Сам процедура приема на работу, как правило, состоит из целой серии ступеней выбора

Приём на работу нового сотрудника связан с большим объёмом бумажной работы. Часть необходимых документов предоставляет сам работник, часть в том числе самый главный документ — трудовой договор в двух экземплярах) оформляет работодатель. Знать перечень обязательных сведений и условий, включаемых в трудовой договор, порядок его заключения и требования к оформлению обязан каждый кадровик.

---

Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда - оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В данной дипломной работе рассмотрено документирование приема на работу граждан в АО «АМЗ».

В ходе написания работы процесс оформления документов на исследованном предприятие при приеме сотрудников структурирован, указаны сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведены образцы документов. Выявлены проблемы, возникающие при документировании приема граждан на работу на предприятии АО «АМЗ».

Предложены следующие рекомендации по совершенствованию:

- переход на кадровый электронный документооборот;

- ускорить процесс перехода на электронные трудовые книжки за счет разъяснительной беседы с работниками.

Чтобы полностью и бесповоротно перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо первым делом внести изменения в ТК РФ и создать единую электронную базу, чтобы хранить всю информацию о стаже работников. Затем необходимо обеспечить доступ к этой базе, как работодателю, так и работнику.

Список использованных источников

1. Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)»

2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках"

3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения". (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449).

4. Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.04.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.05.2021).
5. Федеральный закон "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" от 16.12.2019 N 439-ФЗ (последняя редакция). 6. Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" от 16.12.2019 N 436-ФЗ (последняя редакция)
7. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М.,

---