Файл: Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий).pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 01.11.2024
Просмотров: 32
Скачиваний: 0
По регламентации выделяют формализованные и неформали зованные документы. Формализованные документы составляются в заранее обусловленные сроки по определенной стандартной форме. Составление неформализованных документов не регла ментируется. Они заполняются эпизодически, по мере надобности,
по произвольной форме. По своему значению для процесса уп равления можно выделить документы, требующие и не требую щие активного вмешательства органа управления. К первой груп пе относятся документы, сигнализирующие об отклонениях от ус тановленных норм, заданий, а ко второй — документы, свидетель ствующие о нормальном производственно-хозяйственном процес се. Наконец, по способу заполнения можно выделить документы,
составляемые вручную и заполняемые техническими средствами. Весь объем документов, циркулирующих на предприятии, мож но сгруппировать в потоки по месту их составления или по месту их использования. Совокупность всех документопотоков состав
ляет документооборот предприятия.
Основное требование к документации состоит в том, чтобы в них содержалась вся необходимая информация как для внутри фирменного управления, так и для передачи в обобщенном виде вышестоящим инстанциям для принятия решений на более высо
ком управленческом уровне.
Нерациональными (по содержанию) документами можно наз вать такие, которые не обеспечивают сочетание интересов отдель ных производственных подразделений с общими интересами фир мы или народного хозяйства.
На большинстве мебельных фирм действуют нетто-нормативы
расхода обивочной ткани без учета потерь на лоскут. Такие до кументы нерациональны, так как они не обеспечивают контроля за величиной, отходов (лоскута) и не стимулируют экономическо
го раскроя тканей.
Наиболее распространенный недостаток в организации доку ментооборота— избыточность информации. Избыточные докумен топотоки приводят к разбуханию управленческого аппарата. Кро ме того, в бюджете времени работников управления сокращается доля творческой работы.
Причин образования избыточных документопотоков несколько.
Первая п р и ч и н а — свойственная документации инерт ность, преодоление которой требует иногда значительных усилий. Фирмы образовались путем слияния мелких мебельных фабрик. Управление фирмами было сосредоточено на головном предприя тии, однако в подразделениях сохраняются старые документопо токи, которые в условиях централизованного управления потеря
ли свое значение.
Вторая причина избыточной информации — дробление
функциональных отделов. Каждое вновь созданное структурное подразделение организует собственные, зачастую параллельные потоки сведений и собственный учет. Дробление отделов приводит
к дублированию потоков документов, к необходимости |
их взаим- |
2—954 |
9 |
ной увязки и согласования. На мебельных предприятиях сведения о реализации параллельно обрабатываются в отделах сбыта, фи нансовом, плановом и бухгалтерии, а затем многократно выверя ются и уточняются.
Третья причина избыточной информации — нарушение иерархических принципов управления. Фирма имеет несколько уровней управления — участок, цех, фирмоуправление. Каждый
уровень должен располагать необходимой информацией для при нятия решений в пределах своей компетенции, и нет смысла пе редавать эти данные вышестоящему органу. На практике почти все оперативные сведения обобщаются в целом по предприятию
ипоступают к директору предприятия или даже в объединение. Четвертая причина излишней документации — неоправ
данная частота систематизации сведений и необоснованное стрем ление к детализации данных. Объем документооборота зависит от частоты заполнения документов. Периодичность документов дол
жна быть в следующих пределах: не реже, чем это необходимо для оперативного воздействия на управляемый процесс и не ча ще, чем длится цикл обработки документа. Однако эти требова ния не всегда соблюдаются. Например, на ряде предприятий за
работную плату начисляют по ежедневным нарядам, хотя впол не оправдано составление 5—10-дневных накопительных доку ментов. Ежедневно выписываются счета за пилопродукцию, хотя при существующих формах кредитования эти документы можно группировать за 2 дня без ущерба для финансового состояния фирмы и Лесснабсбыта.
К числу существенных недостатков документооборота относит ся недостаточная формализация. Еще не всегда ис
пользуются типовые и унифицированные бланки документов. Во многих формах содержатся излишние реквизиты, и их неудачное размещение затрудняет восприятие содержания. В администра тивном документообороте почти не используются бланки с тра фаретным текстом запроса, справки, уведомления. Составление деловых писем состоит из нескольких этапов: написания вручную черновика, его редактирования и согласования, перепечатки на машинке. Только использование диктофонов может сократить затрачиваемое время почти на 50%.
Наиболее совершенная система управления и информации дос тигается в условиях АСУ.
ТРЕБОВАНИЯ К ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ
Требования, предъявляемые автоматизированной системой управления к содержанию и форме документа
Совершенствование документации, обрабатываемой традици
онными ручными способами, повышает производительность управ ленческого персонала, однако не позволяет радикально повысить
эффективность управления. Это объясняется тем, что в результа-
ю
те укрупнения мебельных предприятий и специализации цехов, а также расширения ассортимента и увеличения в составе продук ции доли многопредметных наборов (гарнитуров) темпы роста физического объема документооборота опережают темпы роста численности управленческого персонала.
Допустим, что в результате слияния двух мебельных фабрик создана фирма. На каждой фабрике два цеха — заготовительный
и сборочный. Между ними циркулирует два документопотока — заявки на детали и сдаточные накладные, а всего на обеих фаб риках четыре документопотока:
На фирме вместо двух комплексных заготовительных цехов организовано два специализированных цеха — деревообра ботки и мебельных щитов, а в сборочных цехах проведена попред метная специализация. При такой структуре производства на фирме будут циркулировать 12 документопотоков, т. е. они воз растут в 3 раза, что отражено в схеме:
В общем виде число документопотоков будет равно Х(Х—1\,
где X число подразделений.
Справиться со все возрастающими потоками экономической
информации и повысить эффективность управления, применяя математические методы в экономических расчетах, можно только путем автоматизации этого процесса — внедрения автоматизиро ванных систем управления (АСУ).
9* |
И |
Под АСУ подразумевают такую организацию управления, при которой с помощью ЭВМ и других технических средств автомати зируют все или часть основных элементов этого процесса.
В АСУ большую роль играет человек. Людьми в первичных документах фиксируется большая часть исходных данных, машин ное восприятие которых технически трудно осуществимо. Как правило, человек принимает управленческие решения по резуль татам аналитических расчетов. Прерогатива человека — опреде ление критериев, которые положены в основу расчетов по опти мизации планов и технологических процессов.
Переход предприятий на АСУ дает огромный экономический
эффект. Этот эффект достигается не столько за счет управлен
ческих расходов (на первых порах внедрения АСУ такой эконо мии не наблюдается), сколько за счет улучшения общих показа телей работы предприятия.
Обязательным компонентом АСУ являются ЭВМ. Однако это не значит, что небольшие и средние мебельные предприятия долж ны создавать собственные вычислительные центры (ВЦ). Орга низация ВЦ экономически выгодна только на крупных предприя тиях. В мебельной промышленности целесообразно создавать кустовые ВЦ в промышленных территориальных объединениях для обслуживания всех или большинства подчиненных пред
приятий.
В условиях АСУ к содержанию и форме экономической ин формации предъявляется ряд требований, невыполнение которых может свести на нет все преимущества этой прогрессивной фор мы управления. Эти требования вытекают из задач, решаемых
АСУ,— обеспечения оптимального функционирования управля емой системы и автоматизации обработки данных.
Первое требование — это полнота информации. Содер жание документов должно отразить все параметры, наблюдение за которыми может улучшить функционирование управляемых
объектов и процессов. При ручном управлении часть полезной ин формации не регистрируется, так как трудоемкость обработки препятствует ее использованию. АСУ устраняет этот барьер. Так, в условиях АСУ целесообразно фиксировать время работы каж дой единицы оборудования, чтобы оптимизировать его загрузку. Для наиболее экономичного раскроя обивочных тканей необхо димо регистрировать длину каждого фабричного куска.
Второе требование, предъявляемое АСУ к экономиче ской информации, — системный подход. Поскольку ЭВМ наряду с выполнением технических функций могут выдавать и частные управленческие решения, необходимо, чтобы машина располага ла всеми необходимыми данными для выработки этих решений, независимо от того, что источником сведений являются разные подсистемы хозяйства. Например, на мебельных предприятиях цехам ежемесячно выписываются лимитные карты, ограничиваю
щие выдачу материалов со складов нормативной потребностью на
12
плановый объем продукции. ЭВМ могут автоматически выдавать эти карты, если в памяти машины есть все необходимые сведе
ния — нормативы материальных затрат на каждый вид продукции,
производственная программа каждого подразделения, остатки материалов в цеховых кладовых и на производстве на начало ме сяца, т. е. информация, образующаяся в разных подсистемах.
Из требования системности вытекает, что эффективность АСУ может быть обеспечена только при наличии на предприятии нор мативной базы. Следовательно, для совершенствования потоков
информации на мебельных фирмах в условиях АСУ необходимы нормативы материальных и трудовых затрат на каждый вид вы
пускаемой продукции, нормы складских запасов, амортизацион ных отчислений, сметных ставок по содержанию и эксплуатации
оборудования, расчетных цен и т. д. Совокупность каждого вида нормативов образует специальные нормативные массивы, храни мые в памяти ЭВМ. Особое внимание должно уделяться своев ременному документированию всех изменений нормативов и об новлению массива, с таким расчетом, чтобы в нем всегда храни лись нормы, действующие в данный момент.
Третье требование — своевременность сбора и переда чи информации. Запоздавшие данные не могут быть использова ны для управления; утрачивается весь смысл их обработки. Если документы об отгрузке поступают на ЭВМ только в конце меся ца, учет выполнения договорных обязательств бесцелен, так как восполнить недогруз (в данном периоде) уже невозможно, поэ тому периодичность документов устанавливается с учетом момен
та протекания явлений в действительности, продолжительности обработки данных и сроков регулирования управляемых процес сов (либо сроков отчетности). Аналогично по своему значению и требование достоверности.
Наличие в- ЭВМ долговременной памяти (внешнего запоми нающего устройства на магнитных лентах или дисках) позволяет
ликвидировать дублирование данных в разных первичных доку ментах. Это можно сформулировать как требование однократ ности ввода исходной информации. C одной стороны, это озна чает, что нет необходимости повторно фиксировать в первичных документах постоянную информацию, хранящуюся в памяти ма шины (нормативную, плановую, справочную). В первичных до кументах не надо указывать нормы времени, нормы выработки, расценки и т. д., если эти показатели содержатся в постоянных массивах. C другой стороны, не нужно одну и ту же переменную
информацию фиксировать в разных документах, поскольку после однократного ввода она может быть многократно использована для формирования различных видов производных документов,
сводок, отчетов и т. д.
Без применения АСУ сведения о выпуске мебели регистри руются в сдаточных накладных, в отчете цеха о выпуске продук ции, в заполняемых бухгалтерией накопительных ведомостях, в
оперативных сводках планового отдела, в оперативных сведениях
13