Файл: Берман, Г. Д. Совершенствование потоков экономической информации (опыт мебельных предприятий).pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 01.11.2024
Просмотров: 38
Скачиваний: 0
кументообороте отражается эта взаимосвязь и она должна быть раскрыта при его обследовании.
Содержание документов зависит во многом от типа производ ства, его структуры, технологии, поэтому изучению документообо
рота должно предшествовать ознакомление с организацией про изводства, характером технологических процессов, регулируемы ми параметрами.
Документация — это предмет труда управленческого аппарата, и ее содержание зависит от целей и способов управления. Сис темный подход при составлении информационной модели предпо лагает уяснение структуры органа управления, выполняемых им функций, описание процедур обработки и использования данных.
Составители информационной модели должны иметь четкое пред ставление об оценочных показателях предприятия, о методах и условиях экономического стимулирования всего коллектива и от дельных подразделений.
Информационная модель характеризует маршруты докумен тов, которые не ограничиваются рамками предприятия. Много документов поступает извне (счета поставщиков, директивы вышестоящих организаций и т. д.) и направляется другим орга низациям (отчетность, расчетные документы и т. д.). Системный подход требует, чтобы внешние информационные связи также по лучили свое отражение в разрабатываемой модели. Строго уста новленные формы периодической отчетности и внесистемные зап росы вышестоящих организаций предопределяют содержание и сроки обработки документов внутри предприятия.
Только системный подход гарантирует построение адекватной информационной модели и обоснованность предложений по ее со вершенствованию.
Дляправильного отражения в информационной модели ме бельного предприятия документопотоков, связанных с расходова нием материальных ресурсов, и для разработки необходимых
предложений по их совершенствованию недостаточно перечислить и приложить образцы соответствующих документов. В информа ционной модели надо показать, где документопотоки формируют ся, как обобщаются, куда передаются, как используются. В ней необходимо увидеть, что документы об отпуске материалов на производство увязываются с нормативами, разработанными тех нологическим отделом, и лимитируются производственным отде лом с учетом производственной программы цехов. Из модели должно быть видно, что расходные документы на выдачу матери алов служат для ведения складского учета; в бухгалтерии они используются для синтетического и аналитического учета запасов и для определения себестоимости продукции, в отделе материаль но-технического снабжения — для контроля за уровнем запасов и своевременным их пополнением, а также для составления стати стической отчетности о движении ресурсов и т. д. Если цехи фир мы поощряются за снижение себестоимости, расход материалов должен расцениваться по плановым ценам, чтобы колебания цен,
3* 19
ħe зависящие от работы цеха, не оказывали влияния на уровень материального поощрения производственных подразделений. Эти взаимосвязи достаточно хорошо раскрывают значение системно
го подхода для оптимизации документооборота.
Методы обследования потоков экономической информации на мебельных фирмах
Существует несколько методик обследования потоков эконо мической информации и описания информационной модели пред
приятия. Во всех методиках проведения этой предпроектной ста дии разработки АСУ можно выделить следующие этапы: харак
теристику обследуемого объекта, изучение и численную оценку объема документооборота, оформление результатов обследования.
Общее для всех разработанных методик — целевая установка и рекомендации по организации этой работы. Цель обследования состоит в том, чтобы получить исходный материал для анализа документооборота и его перестройки с учетом требований АСУ или для его совершенствования при сохранении традиционной
технологии управления.
Обследование рекомендуется проводить силами специализи рованных или отраслевых проектных институтов, а также спе циалистов высших учебных заведений, привлекаемых на хоздо
говорных началах. В порядке исключения допускается проведение
этой работы силами предприятий, если в них созданы специаль ные подразделения. На первый взгляд кажется, что работники предприятия могут быстрее и лучше справиться с этой работой, поскольку они хорошо знакомы с объектом обследования. Одна ко работники предприятия привыкают к информационной систе ме хозяйства и перестают замечать ее недостатки. Иногда сложно на несколько месяцев освободить группу работников фирмоуправления от текущих обязанностей и переключить на выполнение
разовой работы.
Обследование документооборота предприятия — трудоемкий процесс. На средних мебельных фирмах с годовым объемом про дукции 4—6 млн. руб. группа обследования в составе 3—4 человек загружена приблизительно в течение квартала. Поскольку работа выполняется привлеченными лицами, которые недостаточно хорошо знакомы с особенностями предприятия, рекомендуется начинать обследование с подробной характеристики предприятия, его струк туры, объемов и ассортимента выпускаемой продукции, технологии производства, функций управления и т. д. Обследование предприя тия и анализ информационной модели необходимо зафиксировать
вследующих документах:
1.Схеме организационной структуры предприятия с пометками
оместонахождении отдельных подразделений и служб, размещен
ных на разных площадках.
2.Основных производственных показателях работы фирмы —
объеме выпускаемой продукции, основной номенклатуре изделий
20
с указанием количества и выпускающих подразделений (если сбо рочные цехи специализированы попредметно), численности про изводственного персонала в подразделениях.
3.Кратком описании технологии производства с перечислением важнейших операций по каждому цеху.
4.Схеме организационной структуры фирмоуправления.
5.Штатном расписании отделов фирмоуправления и управлен
ческого аппарата цехов с указанием содержания работ каждого работника.
6.Укрупненной номенклатуре материалов с указанием основ ных поставщиков.
7.Системе оплаты труда по каждой категории работников це хов (индивидуальная сдельщина, бригадная сдельщина, оплата по
конечной операции, показатели премирования из фонда заработной платы и т. д.).
8. Показателях и условиях премирования из фонда материаль ного поощрения работников фирмоуправления и подразделений.
9. Ведомости технических средств механизации управленчес кого труда.
10. Табеле оперативной, бухгалтерской и статистической отчет ности с приложением отчетных форм.
Следующий этап обследования — изучение документооборота и его численная характеристика. Сложность охвата всей докумен тации предприятия и необходимость разделения труда между ис полнителями обязывают расчленить документооборот. В этом еди нодушны авторы разных методик, однако группировочные признаки членения документации могут быть различными. Так, Ю. И. Maкарский [12] рекомендует обследовать информацию в разрезе под разделений по функциям управления (планирование, оперативное управление, учет и т. д.). Μ. Μ. Блувштейн и др. [20] предлагают
схематически отражать движение документации по подразделе ниям с приложением образцов документов.
Достоинство группировки документов по структурно-функцио
нальному признаку состоит в тоМ, что можно закрепить за каж дым исполнителем определенные подразделения и упростить ох
ват всех входящих и исходящих документов данного звена. Однако этот подход имеет весьма существенный недостаток, так как раз общает взаимосвязанные документы, затрудняет в процессе по следующего анализа выявление избыточной информации и разра ботку интегрированной системы обработки данных. Одно из требований этой системы — изъятие из первичных документов све дений нормативно-справочного характера, чтобы при решении кон кретных задач (составлении расчетов, аналитических таблиц,
заполнении отчетности и т. д.) эти данные поступали непосредст венно из нормативно-справочных массивов, хранящихся на вычис лительном центре. Арифметические действия также должны выпол
няться механизмами на ВЦ.
Для АСУ необходимо описывать каждый документ в отдельно сти и каждый содержащийся в них показатель. Показатели и до
21
кументы шифруются по определенной системе, и на каждый из них открываются карточки с краевой перфорацией, позволяющие ме
ханизированно группировать документы в необходимых для по следующего анализа сочетаниях.
При надлежащей группировке карточек можно легко обнару жить дублируемую информацию. Однако подробное описание и регистрация каждого вида документов и показателей и создание
обширной картотеки требуют больших затрат труда.
Можно отражать документооборот по Отдельным хозяйствен ным процессам графически. Например, составляются схемы доку ментооборота по оприходованию материалов по всем подразделе ниям, связанным с этой операцией. Такие схемы хорошо раскры вают взаимосвязи между документами и функциональными
подразделениями, но дробность группировочного критерия (хо зяйственный процесс) требует составления большого числа подоб ных схем. Для описания характера деятельности и существующей информационной системы на предприятиях любой отрасли [14J
рекомендуется пять универсальных унифицированных форм. Со держание этих форм видно из их названий:
1. Структура — описание организационной структуры, иерархии
управления, объемных показателей деятельности.
2.Деятельность — укрупненное графическое изображение ха рактера деятельности отдельных подразделений.
3.Процесс — детальное описание управленческих процедур по каждому виду деятельности с подсчетом времени на их выполнение
иперечнем входящей и исходящей документации.
4.Информация — описание документов, используемых в соот
ветствующем процессе с подробным перечнем их реквизитов.
5.Справочные данные (дело) — перечень информации справоч
ного характера с указанием места ее хранения.
Такой комплекс форм содержит весь необходимый материал для разработки информационной системы, удовлетворяющей тре бованиям АСУ.
Опыт изучения документооборота на ряде мебельных фирм по зволяет рекомендовать упрощенную и достаточно эффективную методику обследования документооборота и отображения инфор мационной модели предприятия. Эта методика основана на сле дующем:
1. Критерием группировки документов на отдельные потоки служат основные элементы производства — средства труда, пред меты труда, рабочая сила, продукция. Группировка по этому приз наку позволяет совместно рассматривать документы, отражающие различные функции управления однородными ресурсами. Весь до кументооборот, способы обработки, регистрации и анализа данных
22 |
Г |
Ü -.-J |
|
L |