Файл: С. Ю. Воробьев Бюджетирование и управление денежными потоками в коммерческих организациях.pdf

|
19
www.ipbr.org
+7 (495) 720-54-55
info@ipbr.org часть нормативных документов должностной инструкции совпадает с актами, указанными в положении о подразделении, к которому относится данная должность. Кроме того, в этом разделе важно перечислить требования к практическим умениям и навыкам сотрудника, которые могут быть основаны на профессиональном стандарте, например, стандарте «Бухгалтер»
2
Права сотрудника формируются на основе перечня прав, приведенных в положении о подразделении, с указанием документов, которые представляют данному сотруднику, или в составлении и оформлении которых он принимает участие. Также уместна ссылка на статью 21 Трудового Кодекса РФ, в которой перечислены основные права.
Должностные обязанности включают основные функции, которые поручены сотруднику полностью или частично. В этом разделе желательно детально описать, какие процессы осуществляются сотрудником, формы отчетов о выполнении работ, срок выполнения и периодичность выполнения обязанностей. Например, для сотрудника отдела планирования могут быть указаны обязанности составления планов, контроля их исполнения, анализа отклонений «план-факт» и т.д.
Ответственность сотрудника может быть указана обобщенно или детализирована на основе перечня обязанностей, с учетом пунктов раздела
«Ответственность» положения о подразделении.
Дополнительно к вышеописанным разделам должностная инструкция может включать раздел, посвященный взаимоотношениям сотрудника с другими работниками и подразделениями, а именно: от кого, когда, в какой форме сотрудник получает информацию; кому, когда и в какой форме он передает информацию и т.д. Основой этого раздела являются служебные связи, указанные в аналогичном разделе положения о подразделении.
Содержание разделов должностной инструкции не является унифицированным и зависит от отраслевой специфики бизнеса, объема работ, особенностей организационной структуры, выбранных форм бизнес-процессов.
Важно!
Расширение задач бухгалтерской службы в сфере бюджетирования
и управления денежными потоками требует корректировки содержания
должностной инструкции главного бухгалтера, а также утверждения
должностных инструкций для новых функциональных сотрудников.
Образец
Образец
дополнений
к
должностным
инструкциям
сотрудников
бухгалтерской службы, связанных с целями и задачами в сфере
бюджетирования и управления денежными потоками, приведен в Приложении 2.
2
Профессиональный стандарт «Бухгалтер, разработанный ИПБ России, одобренный
Минфином России и утвержденный приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н.

|
20
www.ipbr.org

|
21
www.ipbr.org
+7 (495) 720-54-55
info@ipbr.org
Определения терминов, обозначений и сокращений – этот раздел включает термины, впервые вводимые в регламенте, используемые исключительно в рамках регламента, имеющие специализированный смысл в определенном процессе. Однозначное понимание терминологии обеспечивает согласованность действий исполнителей регламентируемого процесса. Если в организации существует отдельный словарь терминов и сокращений, данный раздел регламента может быть опущен.
Порядок, схема выполнения процедур регламентируемых процессов включают описание подпроцессов, функций, правил и методов работы.
При описании процедур необходимо указать выполняемые действия, срок и место их выполнения, начальное событие, завершающее событие, параметры и методы выполнения, исполнителей, средства контроля и документирования процесса и т.д.
Отдельные процедуры в рамках процесса описываются в той последовательности, в которой реализуется процесс. Способы описания процедур: текстовое перечисление операций; таблицы с указанием операций, их сроков и ответственных лиц, блок-схемы. Например, для процесса бюджетирования последовательно описываются процедуры: установления целей, заполнения бюджетных форм, проверки бюджетов, их согласования, корректировки, утверждения, контроля исполнения, анализа отклонений «план- факт» и т.д.
Раздел
«Ответственность» содержит перечень ответственных исполнителей регламента, список мер ответственности, а также описание оснований для их применения при неисполнении либо ненадлежащем исполнении установленных регламентом процедур.
Контроль выполнения регламента включает контроль выполнения процедур, контроль достижения результатов процессов, перечень действий, направленных на минимизацию нарушений и отклонений от правил, описанных в регламенте.
В этом разделе также указываются контрольные показатели и сотрудники, ответственные за осуществление контроля.
Приложения к регламенту обычно включают: классификаторы и справочники, формы документов и правила их оформления, иллюстрации и схемы процессов, формулы и алгоритмы расчетов, матрицы ответственности или таблицы ролей исполнителей процессов.
Разработанные и утвержденные регламенты используются для регулярного контроля соблюдения указанных в них процедур и правил, обучения новых сотрудников, а также для оценки результативности и совершенствования регламентируемых процессов. Отсутствие регламентов и методик для ключевых процессов часто ведет к нарушениям технологии процесса, затруднению контроля его выполнения, оценки эффективности. Таким образом, руководителю подразделения важно обеспечить полноту регламентации процессов, которыми управляет или в которых участвует его подразделение.

|
22
www.ipbr.org
+7 (495) 720-54-55
info@ipbr.org
КЕЙС
Система документов, регламентирующих процессы управления денежными потоками и финансовыми рисками в ОАО «Росгеология» включает регламенты:
• организации расчетно-кассового обслуживания, системы платежей;
• порядка выбора банков, инструментов для финансирования деятельности;
• процесса прогнозирования денежных потоков и ликвидности;
• процесса организации краткосрочного привлечения денежных средств;
• процесса контроля расходования денежных средств;
• операций размещения временно свободных денежных средств;
• процесса управления финансовыми рисками.
Организация документооборота
Российское законодательство в значительной степени регламентирует порядок работы бухгалтерской службы с документами, однако при расширении функций бухгалтерии необходимо организовать порядок делопроизводства, оптимизирующий процедуры обработки документов в области планирования и управления денежными потоками.
Важно!
Документооборот – процесс движения документов от момента
их составления или поступления в организацию извне до завершения их
внутренней обработки и последующей передачи в архив.
Этапы механизма финансового документооборота представлены на схеме:
Составление
Входящая передача
Обработка
Исходящая передача
Контроль исполнения
Рассмотрим содержание этих этапов:
Составление финансового документа в рамках определенного бизнес- процесса осуществляется в подразделении-инициаторе по форме и в сроки, предусмотренные регламентом этого бизнес-процесса. Составленный документ передается в соответствующее подразделение бухгалтерской службы. Например, в соответствии с методикой бюджетирования, заполнение бюджетной формы происходит в подразделении (центре финансовой ответственности) в срок

|
23
www.ipbr.org
+7 (495) 720-54-55
info@ipbr.org согласно графику бюджетирования организации, затем заполненная форма передается в отдел контроллинга (планирования).
Входящая передача документа предполагает прием и регистрацию финансовых документов подразделениями бухгалтерской службы. Процедура включает проверку соответствия документа утвержденной форме (например, форме заявки на оплату), наличие необходимых реквизитов, данных, приложений согласно регламентам подразделения. При нарушении требований регламента документы возвращаются инициатору для доработки с комментарием о причинах возврата. Правильно оформленные документы регистрируются (если это предусмотрено регламентом) и передаются в обработку.
Обработка документов включает регламентированные действия в рамках бизнес-процессов подразделения бухгалтерской службы. Например, заявка на оплату подлежит согласованию и включению в сводный реестр платежей организации. Для каждого документа действуют собственные процедуры обработки и график сроков документооборота в соответствии с нормативными актами подразделения. В результате обработки документ получает следующие атрибуты:
• тип (входящий, исходящий, внутренний);
• регистрационный номер;
• лицо, подразделение-отправитель;
• ответственный исполнитель;
• код согласно кодировке, установленной регламентом.
Исходящая передача финансовых документов предполагает движение документа после завершения обработки. Документ может быть направлен внешнему получателю организации (например, банку), возвращен инициатору с результатом обработки (например, бюджетная форма с утвержденным бюджетом) или передан в архив.
Контроль исполнения финансовых документов является важной процедурой в рамках каждого бизнес-процесса бухгалтерской службы, он осуществляется в соответствии с регламентом бизнес-процесса. Например, исполнение заявок на оплату контролируется путем сверки с банком.
Эффективность этапов обработки документов влияет на скорость получения информации, необходимой для принятия управленческих решений. Рациональная организация документооборота предусматривает оптимальное количество процедур и участников всех его этапов, установление четких сроков каждого этапа. Признаками эффективного документооборота являются:
• выполнение установленных сроков обработки документов;
• однократная обработка документов в каждом подразделении, исключение дублирования операций обработки;
• наличие процедур проверки и согласования документов до момента утверждения управленческих решений.

|
24
www.ipbr.org
+7 (495) 720-54-55
info@ipbr.org
Ответственность за разработку и контроль исполнения процедур финансового документооборота возлагается на руководителей подразделений бухгалтерской службы, которые управляют определенными бизнес-процессами в рамках своих задач. Формы и сроки этапов документооборота устанавливаются в регламентах бизнес-процессов. Практические примеры механизмов работы с финансовыми документами в области планирования, бюджетирования, управления денежными потоками и финансовыми рисками будут рассмотрены в следующих главах.
Хранение документов в сфере бюджетирования и управления денежными потоками необходимо для информационного обеспечения текущей и будущей деятельности организации. Однако в России отсутствуют нормативные акты, конкретно регламентирующие правила хранения документации в этой сфере.
Поэтому необходимо руководствоваться общими стандартами документооборота, например, указаниями Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования».
Рациональное хранение документов предполагает соблюдение сотрудниками подразделений бухгалтерской службы:
• условий хранения;
• сроков хранения;
• своевременности передачи документов в корпоративный архив;
• правил уничтожения документов после истечения срока хранения.
Условия хранения документов в сфере бюджетирования и управления денежными потоками предполагают, что документы хранятся на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.
При электронном документообороте документы должны оставаться доступными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в ИТ системе на протяжении всего периода их хранения.
Сроки хранения документов в сфере бюджетирования и управления денежными потоками законодательно не установлены.
Ориентиром для определения сроков хранения может служить приказ Минкультуры РФ №558
«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010. В этом случае документы распределяются по категориям хранения: постоянно, в течение 5 лет.
Примеры документов с постоянным сроком хранения:
• бизнес-планы развития организации;
• годовые и оперативные (квартальные, месячные) планы, бюджеты организации;