Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Таким образом, на взаимоотношения между людьми оказывает ряд различных факторов: сходство представлений людей, личностных ценностей, эмоциональный фон, межличностная привлекательность. От того, как люди отражают, и интерпретируют облик и поведение, и оценивают возможности, друг друга зависит их взаимодействие и результаты, к которым они придут в совместной деятельности.

1.2. Элементы и процесс управления коммуникациями в организации

Основным назначением системы коммуникаций предприятия является обеспечение необходимого и достаточного информационного обмена между структурными элементами организации. При этом должна обеспечиваться достаточная скорость обмена информацией, минимальные потери и искажения сообщений и необходимый уровень защиты конфиденциальных данных. Система коммуникаций должна быть обеспечена входными ресурсами, технологиями и взаимодействиями между внутренними элементами.

Каждый из элементов системы коммуникаций обладает своими уникальными характеристиками, которые можно оценить с помощью специальных и интегральных показателей. Хотя эти элементы являются вариативными и компонуются по-разному, на основе труда М.О. Гузиковой целесообразно выделить основные из них [5, с.22-25]:

• социально-экономическая составляющая содержит следующие элементы:

1. квалификация персонала (общая профессиональная) – образование, стаж (опыт) работы, результаты аттестации, самообразование, повышение квалификации;
2. квалификация персонала (по информационным технологиям) – знание ПК, программирования, пакетов прикладных программ, операционных систем;
3. психологические особенности – адаптивность, готовность к изменениям, лояльность, восприятие корпоративных ценностей, коммуникабельность, открытость, эмоциональность, ответственность;
4. социальные взаимодействия – конфликтность, обратная связь, сплоченность, групповые взаимодействия;
5. роли в системе управления – лояльность к руководству, осознанность целей, инициативность, способность принимать участие в управлении;

• технологическая составляющая содержит следующие элементы:

1. аппаратное обеспечение – количество и модели компьютеров, износ, степень загрузки, фондоотдача;
2. программное обеспечение – количество, виды, стоимость, прогрессивность, отдача, безопасность;
3. каналы связи – виды, загруженность, пропускная способность, быстродействие, сбои, шумы, защиту;
4. сети – виды, степень защиты, достаточность;
5. системы обработки информации – 1С, АСУ, программно-технические комплексы, MES-системы.

Социально-экономическая составляющая системы коммуникаций важна потому, что полной автоматизации обмена информацией достичь невозможно. Поскольку информации работает персонал, то его характеристики влияют на эффективность коммуникаций. Так, будет значение профессиональная квалификация персонала и уровень его владения инфокоммуникационных технологиями, психологические особенности работников, их черты характера и качество социальных взаимодействий в группах и т.д. Каждый из названных элементов социально-экономической системы коммуникаций можно оценить с помощью ряда показателей.

Технологическая составляющая системы коммуникаций является ее инструментальной частью, обеспечивает автоматизацию обмена информацией. Основными элементами являются аппаратное обеспечение, программное обеспечение и каналы связи. Каждый из этих элементов имеет определенные технико-экономические характеристики, определяющие эффективность этой составляющей системы коммуникаций.

Качественная система коммуникаций должна основываться на сбалансированных группах элементов, образующих социальную и технологическую составляющие. Однако на практике часто одна из названных составляющих не соответствует установленным критериям. Если слабая техническая база, то управление коммуникациями замедляется. Такое встречается на предприятиях, недавно работающих на рынке и удерживающие конкурентоспособность за счет энтузиазма коллектива и относительно небольших потребностей в входной информации. Если отстает программное обеспечение, то управление коммуникациями не может обеспечить их надлежащего качества. Этот недостаток можно компенсировать жестким управлением при условии, что технологические процессы отработаны и в ближайшее время не нуждаться в существенных изменений. Кроме того, персонал и техническая инфраструктура должны давать определенный запас прочности системе коммуникаций [20, с.185].

Часто возникает ситуация, когда недостаточным является качество социальных взаимодействий или квалификация персонала. Тогда даже при избыточности технологического обеспечения управления коммуникациями затруднено. Особенно это ощущается при осуществлении организационных изменений.

Для того, чтобы вовремя устранять дисбалансы в системе коммуникаций предприятия, необходимо создать эффективную систему диагностики возможных проблем. Проведение диагностики предполагает детальный и углубленный анализ проблем, выявление факторов, влияющих на них, подготовку всей необходимой информации для принятия решений, а также выявление взаимосвязи между проблемами, общими целями и результатами деятельности предприятия.

На основе полученных данных необходимо разработать и внедрить комплекс мер по совершенствованию процессов обмена информации на предприятии.

Ключевой проблемой в области управления коммуникациями в менеджменте являются проблемы оценки эффективности и результативности коммуникации. Существующие многочисленные методики носят различный характер, не позволяя составить общее представление о коммуникационном потенциале организаций и его воздействие на ключевые организации деятельности. Кроме того, коммуникации рассматриваются изолированно целей организаций и принятой стратегии, что не позволяет интегрировать управление коммуникациями в систему стратегического управления организацией [6, с.128].

Одной из постоянных тенденции в управлении коммуникациями является постепенный переход от неформального подхода к формальному. Все чаще коммуникации рассматривают как факторы, подлежащие количественному измерению, более того, происходит постоянное усложнение процедуры оценки коммуникации, поскольку только наличие четких критериев эффективности и результативности позволит применять к коммуникациям основные управленческие функции, в том числе планирование и контроль [6, с.130].

Главным требованием и критерием эффективности управления в менеджменте является строгая ориентация на стратегические цели организации и на то, насколько коммуникационные мероприятия приблизили организацию к этим целям

Коммуникации как обязательную составную часть менеджмента стали рассматривать в рамках управления организацией, когда выяснилось, что современный бизнес зависит не только от экономических, но и от ряда других факторов, весьма зависимых от хорошо налаженной в организации коммуникации [21, с.47].

Предлагаем рассматривать управление коммуникациями как 7 последовательных этапов рисунок 1.2.

определение целей организации и их ранжирование

диагностика коммуникаций

выявление "узких" мест в коммуникационной сфере

разработка коммуникационной стратегии

планирование реализации коммуникационной стратегии: сроки, отведенный бюджет

реализация коммуникационной стратегии

анализ результатов

Рис.1.2. Общая модель управления коммуникациями [17, с.33]

Критериями диагностики являются определенные параметры, которые позволяют оценить, насколько эффективно достигаются цели, и решаются задачи коммуникации.

Предложенный алгоритм управления коммуникациями соответствует основным этапам управленческого цикла Деминга и его принципу непрерывного совершенствования: после реализации определенных элементов коммуникационной стратегии проводится анализ промежуточных результатов, и вносятся корректировки.

На основании изученного теоретического материала можно сделать выводы. В данной главе было дано определение коммуникации, итак коммуникация – это передача сообщения, информации от одного субъекта к другому без изменений и искажений где информация не встречая каких либо препятствий, легко движется от адресанта к адресанту в одном направлении.

Следует понимать, в чем состоит весь цикл, когда рассматривается понятие коммуникации. Коммуникационный процесс состоит в обмене информацией. Он может происходить между группой людей или лично с партнером. Если говорить о понятии процесса коммуникаций, то цель данного процесса – донести необходимую информацию так, чтобы собеседник понял, о чем идет речь.

В качестве заключения данной главы курсовой работы хотелось бы выделить ключевые цели коммуникаций, которые заключаются в:

• организации информационного обмена между субъектом и объектом управления;
• усовершенствовании процесса эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией;
• установлении взаимосвязи между людьми в организации;
• сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации;
• организации совместной работы коллективов с целью выполнения задач организации.

Для достижения цели организации и эффективного обмена информацией используются вертикальные и горизонтальные коммуникации.

2. Практическое исследование системы коммуникаций на примере АО «ТрансТелеКом»

2.1. Анализ финансово-хозяйственной деятельности АО «ТрансТелеКом»

АО «ТрансТелеКом» – поставщик комплексных телекоммуникационных решений для потребителей любого сегмента рынка: от частных пользователей до крупных международных корпораций. Мощный технологический и профессиональный ресурс позволяет обеспечивать партнеров компании необходимым пакетом услуг с учетом особенностей их бизнеса.

Организация Акционерное общество «ТрансТелеКом» зарегистрирована 24 сентября 2002 года по адресу 119034, г. Москва, Обыденский 2-й пер., 11.

Компании был присвоен ОГРН 1027739248415 и выдан ИНН 7701143257. Основным видом деятельности является деятельность по предоставлению услуг телефонной связи.

Сеть АО «ТрансТелеКом» интегрирована с цифровыми сетями ведущих российских операторов, что гарантирует клиенту беспрерывную и качественную связь.

Компания активно расширяет свое присутствие в новых перспективных сегментах телекоммуникационного рынка, предоставляя клиентам высокотехнологичные услуги, в числе которых – интеллектуальные услуги связи (ИСС), услуги видеоконференцcвязи, высокоскоростного доступа в Интернет, создания виртуальных частных сетей (VPN) [22].

В настоящее время АО «ТрансТелеКом» предоставляет услуги в более 200 офисных центрах г. Москвы и Подмосковья. Сеть АО «ТрансТелеКом» интегрирована с цифровыми сетями ведущих российских операторов, что гарантирует клиенту беспрерывную и качественную связь [22].

Основной задачей является обеспечение клиентов комплексом современных телекоммуникационных услуг, включающим услуги телефонии, передачи данных, виртуальных частных сетей, высокоскоростного доступа в Интернет.

АО «ТрансТелеКом» выполняет комплексные работы по модернизации системы связи клиентов, в том числе прокладку линий связи, установку учрежденческих АТС и дополнительного оборудования.

Организационная структура компании является линейно–функциональной (рис. 2.1, см. Приложение А). Органом управления Общества является Совет директоров, который осуществляет общее руководство деятельностью Компании. Совет директоров в своей деятельности руководствуется Законом РФ «Об акционерных обществах», Уставом, Кодексом корпоративного управления, Положением о Совете директоров, решениями Общего собрания акционеров, а также законодательством РФ и внутренними документами Общества.

Далее проанализируем основные финансовые результаты компании (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Структура имущества АО «ТрансТелеКом» и источники его формирования за 2013-2016 гг.