Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

3.1. Анализ проблем коммуникационного процесса АО «ТрансТелеКом»

Как и в любой компании в АО «ТрансТелеКом» есть проблемы в коммуникациях.

Исходя их результатов анкетирования сотрудников службы поддержки и продаж АО «ТрансТелеКом» были выявлены следующие коммуникационные проблемы.

Как выяснилось, из социологического опроса, больше половины сотрудников АО «ТрансТелеКом» считают, что совместные мероприятия необходимо проводить как можно чаще, а половина опрошенных считают, что достаточно будет и 1-2 раз в год. Почему они так считают? По моему мнению, это происходит из-за то, что 33 % опрошенных сотрудников время от времени находят точки соприкосновения с коллегами, при которых не могут найти компромисса. Помимо этого 26 % убеждены, что конфликты у них возникают с определенными коллегами, и они стараются избегать общение с ними. Это является одной из коммуникативных проблем в данной организации, то есть менеджеру необходимо взять на вооружение тот факт, что необходимо не только умело управляться с выполнением централизованно поставленных перед ними экономических планов и тот факт что необходимо обращать внимание на психологическую атмосферу в коллективе, а так же более индивидуально подходить к каждому сотруднику, к общению с ним и подбору персонала.

Хотелось бы отметить, что по результатам вопроса «Чаще всего на работе вы общаетесь?» – 52 % опрошенных отметили в анкете, что больше всего на работе они используют такой коммуникационный процесс, как общение по телефону, это связанно с территориальной удаленностью других коллег, ну а помимо этого с большим объемом работы; на втором месте по выбору наиболее используемого инструмента коммуникации расположилось визуальное общение, и всего 14,7 % сотрудников большую часть времени общаются с помощью такой коммуникации, как интернет. Исходя из этого, возможно обозначить следующие проблемы:

• во первых – так как общение происходит при виртуальном контакте, то и конечно же сотрудники не в полной мере могут узнать друг друга, тот есть хочу сказать, что, по моему мнению, здесь необходимо не избавляться от данного инструмента коммуникации (интернета, телефона), а найти способ который будет покрывать недостаток данного неформального общения;
• во вторых – необходимо обратить внимание на то, что способ коммуникаций, а именно использование интернета, расположилось на третьем месте, и набрало среди респондентов всего 14,7 %. Это говорит о том, что хоть и данному акционерному обществу присуще использование коммуникаций, но все же еще не полностью развито.

Третья проблема была выявлена благодаря итогам анкетирования по вопросу «Могли бы вы работать лучше, чем сейчас?» по результатам ответов респондентов выяснилось, что 40,8 % респондентов даже и не задумывались о том факте, что могли бы работать лучше, чем сейчас – об этом задумывались 48,1 % опрошенных. И всего 11,1 % опрошенных заявили, что, скорее всего не смогли бы работать лучше, чем сейчас. Здесь, на мой взгляд, видна недоработка руководителя в плане стимулирования своих сотрудников, тот есть 40,8 % сотрудников, а это почти половина, не задумывались над этим вопросом так как нет той самой личной цели на горизонте. 48,1 % опрошенных могли бы, но…, то есть возможно они считают, что их труд не совсем справедливо оплачивается, тем самым они и не собираются улучшать свои показатели. Возможно они считают, что они не смогут по каким либо причинам достичь того самого карьерного роста, который помог бы преодолеть барьер в низкий заработок.

Подведем итог вышесказанному. В АО «ТрансТелеКом» проявляет себя достаточно активным участником на рынке товаров и услуг возможно, поэтому у компании не существенные проблемы, и выявить все на первый взгляд не возможно. Но основные были обозначены в данной главе.

3.2. Мероприятия направленные на совершенствование системы коммуникации АО «ТрансТелеКом»

Проанализировав все аспекты коммуникаций в организации, и сделав выводы о существующей системе коммуникаций, можно дать рекомендации по их совершенствованию.

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными и точными; прозрачными, а так же сообщаемые сведения – должны быть основанными на достоверных фактах; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе [12, с.50].

В идеале информация о принятом решении должна доходить до работников еще на стадии его подготовки, так как утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о решении, следует снова и снова возвращаться к его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества.

Что касается коммуникативных барьеров, необходимо заметить, что помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения, и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Для устранения проблемы под номером один: «Недостаток формального общения между сотрудниками организации» в ближайшей перспективе необходимо начать проводить мероприятия по сближению коллектива, к тому же он и так сократился, в связи с массовыми сокращениями и объявленным мораторием, то необходимо получше узнать друг друга.

Руководителям АО «ТрансТелеКом» необходимо проводить массовые собрания с участием всех сотрудников. Это единственный практический способ сделать так, чтобы служащие могли выслушать представителей высшего руководства «живьем» и задать интересующие их вопросы. Проводить совещания и переговоры по Skype. Так же получать наиболее точную и объективную обратную связь от сотрудников поможет более тщательное использование специального ящика для сбора предложений и жалоб (с гарантией конфиденциальности).

В целях определения недоработок в сфере общения необходимо периодически проводить письменный опрос сотрудников. Провести его можно двумя способами. Работникам можно раздать анкету с вопросами о том, как они узнали о каком-то недавно принятом решении. Сразу станет ясно, сколько людей услышали о решении «от кого-то». Второй способ – изучение настроений. Гарантировав полную анонимность, работника задают тщательно подготовленные вопросы о том, что они знают о различных направлениях политики организации и каково их отношение к руководителям и выполняемым обязанностям. Причем лучше, если опрос будет проводить человек «со стороны», например, линейный менеджер из другого отдела, потому как люди неохотно делятся своими проблемами.

Следует разработать правильную политику руководства по отношению к сплетням. Желательно, чтобы руководство научилось управлять процессом распространения сплетен. Сделать это можно, выявив каналы распространения слухов и поставив их под контроль. Слухи, наносящие вред общей атмосфере компании, должны немедленно пресекаться, публично или путем запуска контр-слуха по тем же каналам. Наоборот, слухи, которые благоприятно воздействуют на сотрудников, должны умело подогреваться, и распространяться.

Для более успешной работы сотрудников необходимо разработать мини-программу совершенствования культуры межличностного общения. Имеется в виду, что каждый руководитель должен научиться сам и научить подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, правильно выбирать канал передачи информации, научиться следить за языком собственных поз, жестов и интонаций, научиться грамотно излагать свои мысли, быть открытым к общению. Очень важно также научиться слушать собеседника, во избежание искажений в обмене информацией.

Из внешних методов коммуникации можно порекомендовать организацию встреч и пресс-конференций для конкретных групп клиентов (пенсионеры, учителя и т.д.), а так же развитие старых, уже имеющихся в компании. Внешние коммуникации имеют большое значение для организации, так как для многих людей проще заключить договор через Интернет или сотовую связь чем приезжать в офис и заключать договор там. Такой подход очень удобен как клиенту так и сотруднику организации. Клиент не тратя время на приезд в офис, заключает договор по телефону, или через Интернет, сотрудник, имея таких клиентов, может заниматься своими делами, имея свободное время, главное не забывать, что в этой работе все зависит от самого агента.

Предложенные варианты решения проблем не являются окончательными. Они лишь соответствуют положению вещей на основании проведенного мной социологического опроса. Управление организацией и персоналом, в частности, – сложная и ответственная работа, и каждый руководитель должен учитывать все возможные факторы в разработке подобной программы. На мой взгляд, именно в этом залог полезной и успешной работы сотрудников организации, а также эффективной деятельности акционерного общества в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коммуникация является процессом обмена информацией, сообщениями между различными людьми, их социальными группами, общностями, организациями.

Цель курсовой работы заключалась в исследовании теоретических аспектов коммуникационных процессов и практическое анализе системы коммуникаций на примере АО «ТрансТелеКом».

Достижение поставленной цели курсовой работы потребовало постановки и решения следующих задач:

• анализ теоретических аспектов;
• анализ системы коммуникационных процессов на исследуемом предприятии;
• выявление проблем в коммуникационных процессах на предприятии и разработка рекомендаций по совершенствованию системы коммуникаций в АО «ТрансТелеКом».

На основании проведенного исследования возможно сделать вывод, что коммуникация имеет чрезвычайно важное значение в жизни общества. Хорошо спланированная и эффективно реализована система коммуникаций предоставляет предприятиям возможности результативного обмена информацией между менеджерами и работниками для достижения главной цели организации. Поэтому эффективные коммуникации на всех уровнях – с потребителем, с поставщиком, с собственным сотрудником – это такой же ресурс бизнеса, как финансы или время.

Значение коммуникационный процессов, как для общества в целом, так и для отдельного субъекта хозяйствования в частности, заключаются в познании закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономической системы.

Система коммуникаций предприятия должна обеспечивать достаточный информационный обмен между его внутренними функциональными составляющими и с внешней средой.

Эффективная работа системы коммуникаций требует надлежащих входных ресурсов, технологий и управленческих взаимодействий. От этого существенно зависит эффективность менеджмента предприятия и результат его деятельности.

Система коммуникаций любого предприятия включает две составляющие: социально-экономическую (квалификация персонала, его психологические особенности и социальные взаимодействия) и технологическую (аппаратное и программное обеспечение, сети, каналы связи), которые одинаково важные для функционирования предприятия.

В ходе выполнения практической части курсовой работы были проанализирована система коммуникаций в организации АО «ТрансТелеКом». Также были выявлены проблемы системы коммуникаций, к ним относятся проблемы недостаток формального общения между сотрудниками организации. Проблемы в системе управления, менеджеру следует взять на вооружение тот факт, что необходимо не только умело управляться с выполнением централизованно поставленных перед ними экономических планов и тот факт что важно обращать внимание на психологическую атмосферу в коллективе, а так же более индивидуально подходить к каждому сотруднику, к общению с ним и подбору персонала. Проблема при общении в сети интернет, то есть сотрудники территориально удалены друг от друга. Проблема заключается в следующем: так как общение происходит при виртуальном контакте, то и, конечно же, сотрудники не в полной мере могут узнать друг друга, тот есть здесь необходимо не избавляться от данного инструмента коммуникации (интернета, телефона), а найти способ который будет покрывать недостаток данного неформального общения; во вторых – необходимо обратить внимание на то, что инновационный способ коммуникаций, а именно использование интернета, расположилось на третьем месте, и набрало среди респондентов всего 14,7 %. Это говорит о том, что хоть и данному акционерному обществу присуще использование коммуникаций, но все же еще не полностью развито.

Проанализировав все аспекты внешних и внутренних коммуникаций, и сделав выводы, были предложены рекомендации по их совершенствованию. А именно: