Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Продолжение таблицы 2.1

Из представленных в первой части таблицы данных видно, что на последний день анализируемого периода в активах организации доля внеоборотных средств составляет 1/3, а текущих активов, соответственно, 2/3. Активы организации за 3 последних года уменьшились на 23 069 тыс. руб. (на 22,5%). Несмотря на снижение активов, собственный капитал увеличился на 4,8%, что, в целом, свидетельствует о положительной динамике имущественного положения организации.

Снижение величины активов организации связано, в основном, со снижением следующих позиций актива бухгалтерского баланса (в скобках указана доля изменения статьи в общей сумме всех отрицательно изменившихся статей):

• основные средства – 17 564 тыс. руб. (51%);
• денежные средства и денежные эквиваленты – 11 057 тыс. руб. (32,1%);
• долгосрочные финансовые вложения – 3 004 тыс. руб. (8,7%);
• дебиторская задолженность – 1 925 тыс. руб. (5,6%).

Одновременно, в пассиве баланса снижение произошло по строке «кредиторская задолженность» (-25 518 тыс. руб., или 100% вклада в снижение пассивов организации в течение анализируемого периода).

Среди положительно изменившихся статей баланса можно выделить «краткосрочные финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)» в активе и «нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» в пассиве (+11 354 тыс. руб. и +2 362 тыс. руб. соответственно).

На последний день анализируемого периода собственный капитал организации составил 51 335,0 тыс. руб. За анализируемый период (с 31 декабря 2013 г. по 31 декабря 2016 г.) наблюдалось некоторое повышение собственного капитала (на 2 362,0 тыс. руб., или на 4,8%).

В таблице 2.2 представлены основные финансовые результаты АО «ТрансТелеКом» за 2014-2016 гг.

Таблица 2.2

Основные финансовые результаты АО «ТрансТелеКом» за 2014-2016 гг.

Из таблицы 2.2 возможно увидеть, что значение выручки за последний год составило 193 688 тыс. руб. При этом за 2014 год годовая выручка равнялась 228 700 тыс. руб. (снижение на 35 012 тыс. руб., или на 15,3%).

За период 01.01–31.12.2016 значение прибыли от продаж составило 3 223 тыс. руб. В течение анализируемого периода (31.12.13–31.12.16) финансовый результат от продаж резко снизился на 8 432 тыс. руб.

Изучая расходы по обычным видам деятельности, следует отметить, что организация учитывала общехозяйственные (управленческие) расходы в качестве условно-постоянных, относя их по итогам отчетного периода на реализованные товары (работы, услуги).

В целом финансовое положение компании возможно расценивать как не устойчивое, потому как произошло снижение чистой прибыли и произошел рост расходов.

2.2. Анализ коммуникационного процесса АО «ТрансТелеКом»

В АО «ТрансТелеКом» используются следующие формы внутренних коммуникаций: совещания, беседы, деловая переписка, общение с помощью сети интернет, телефонные переговоры.

В АО «ТрансТелеКом» используются оперативные, отчетные и совещания по развитию. На оперативных совещаниях решаются следующие вопросы:

• информирование персонала о новостях;
• обсуждение и принятие решений по вопросам текущей деятельности с учетом мнения участников;
• обмен мнениями и постановка задач, поручения по текущей деятельности, координация работ;
• проверка поручений с предыдущих совещаний;
• вопросы участников по текущей деятельности;
• прочие вопросы.

Такие совещания проводятся каждый понедельник для установления плана работы на неделю. На такие совещания приглашаются только менеджеры, чтобы те в свою очередь передавали цель работы своим агентам.

Также проводятся отчетные совещания в главном офисе. Цели данного совещания:

• подведение итогов (включая финансовые результаты деятельности) работы фирмы за определенный период (квартал, год);
• заслушивание отчетов руководителей о выполненной работе;
• постановка задач на новый период;
• утверждение планов работы.

Такие совещания проводятся регулярно в конце каждого отчетного периода. На данные совещания приглашаются только те сотрудники которые имеют непосредственное отношение к данной проблеме и высшее руководство, это делается для того чтобы отдача каждого из приглашенных была максимальной. После завершения совещания идет принцип вертикальной коммуникации, приказ, план работ на отчетный период или поручение старшие менеджеры доводят до низших подчиненных. Это намного проще, чем собирать всех на совещание, что займет слишком много времени на ожидание всех приглашенных. Использование вертикальной коммуникации по итогам данного совещания позволяет получать обратную связь намного быстрее и качественнее что приводит к немедленным результатам.

Совещания по развитию проходит в главном офисе организации 2 раза в год. Цель таких совещаний:

• выявить и обсудить назревшие проблемы;
• выработать возможные пути решения проблем;
• выработать пути расширения бизнеса.

На данном совещании собираются директора всех филиалов и обсуждают дальнейшие пути развития и совершенствования бизнеса. Заслушивается информация о финансовых состояниях каждого филиала, что сделано по плану за отчетный период и какие возникли проблемы при выполнении плана. В конце такого совещания подводятся итоги, и оглашаются планы каждого филиала на следующий отчетный период. После происходит неформальное общение между директорами, они обмениваются полученным опытом, и рассказывают о проблемных ситуациях в филиалах и пути их разрешения.

В АО «ТрансТелеКом» используется вид обмена информации как беседа.

Также в АО «ТрансТелеКом» используются коммуникации опосредованного характера. К ним относится телефонные переговоры, сеть интернет и деловая переписка.

Для обмена информацией между начальством и подчиненными используется телефонная связь. В основном она используется для обмена небольшого количества данных или для получения задания. В основном это информация о заключенных договорах или о возникших проблемах и необходимости оперативного их решения. Проблемы возникают у не опытных агентов при заполнении или заключении договора. Также сотовая связь используется не только для звонков, а еще для передачи СМС сообщений. В них агенты обычно присылают данные о проделанной работе если у них нет возможности доехать до офиса. Данный вид коммуникаций стал очень распространен в наше время, это простой и удобный способ обмена информацией. Единственное что может помешать обмену информацией это качество связи, которая зачастую бывает прервана, поэтому сотовая связь не является основной. Она используется для быстрых сообщений и небольшой по объему информации.

АО «ТрансТелеКом» активно пользуется средствами интернет для достижения большей отдачи своих сотрудников. У данной компании есть собственный web-сайт на котором выкладываются новости, данные о крупнейших клиентах и партнерах, так же есть имена и фотографии лучших работников месяца и года. Все это дает стимул к работе.

Также очень часто сотрудники и руководство фирмы пользуется e-mail, это очень быстрый способ обмена информации не только в письменной форме но и в виде файлов, содержимое которых очень разнообразно, это могут быть отчеты, договора, соглашения а также разнообразные ведомости и учеты. В основном e-mail используется для общения с руководством фирмы или же директорами филиалов из других областей и городов.

В АО «ТрансТелеКом» существует такой вид обмена информации как деловая переписка. Принимаемые работодателями локальные нормативные акты действуют в отношении работников данного предприятия независимо от места выполнения ими работы. Это очень важно ведь вся работа агента складывается из общения с клиентами, а умение общаться можно сравнить с получением прибыли, чем лучше и профессиональней он общается, тем больше доход он принесет себе и организации. Также существуют правила внутреннего трудового распорядка.

Деловая переписка одна из неотьемлимых частей внутренней коммуникации с вышестоящим руководством находящимся в другом городе.

В основном она происходит через сеть интернет в виде электронных сообщений. Можно выделить несколько групп писем использующихся для передачи информации в организации.

Для более высокого качества работы с клиентами для новых агентов была введена система тренингов, на которых опытные менеджеры и консультанты делятся опытом с менее опытными агентами. Для организации новых тренингов всегда привлекаются лучшие специалисты своей сферы.

В организации существует доска объявлений, на которой расписаны все новости организации и расписание плановых совещаний. Также используется доска объявлений в интернете. Это сайт, на котором размещены все объявления, и любой из сотрудников может зайти и посмотреть любую необходимую ему информации. Оба вида досок объявлений постоянно используются сотрудниками, что вызывает положительную оценку со стороны директора организации.

Для полноты исследования было произведено анкетирование персонала организации АО «ТрансТелеКом», работающего в отделе Группы Поддержки Продаж и Сервиса. При этом использовалась анкета (см. Приложение Б) вопросы, которой касались организационных коммуникаций, в результате получились разнообразные результаты, которые описаны далее.

Помимо внутренних коммуникаций, в АО «ТрансТелеКом» хорошо развита система внешних коммуникаций, так как развитие отношений с клиентами, их привлечение и качественное обслуживание является одной из приоритетных задач в работе компании. Недавно в СМИ появился красочный рекламный ролик, рассказывающий потенциальным клиентам о новых летних акциях. Так же по городу часто можно встретить их рекламу на баннерах.

Флагмен АО «ТрансТелеКом» поделен на два зала: один для работы с физическими лицами, а другой – с юридическими лицами. В обоих залах имеется несколько информационных стендов «Образцы заполнения документов», стенд «Информация о действующих акциях». Папки-файлы с рекламой, информацией об акциях и образцами заполнения документов также лежат на столах. Консультативные услуги и помощь в заполнении документов клиентам оказывают операторы и менеджеры по работе с абонентами.