Файл: Программа для создания и дизайна страниц Интернета. Microsoft Access программа для создания и редактирования баз данных.pptx

Основные ошибки форматирования

Описание ошибки

Перенос текста на новую страницу с помощью Enter

Почему так делать нельзя

Если дополнить вышестоящий текст несколькими строками, то количество «пустых» абзацев нужно будет корректировать

Как делать нужно

• С помощью Ctrl + Enter
• Вкладка Главная => Абзац
• С помощью разрывов

Основные ошибки форматирования

Описание ошибки

Перенос отдельных частей сокращений на другую строку или образование больших интервалов между частями сокращений при выравнивании текста по ширине

Почему так делать нельзя

Плохо читаемо, визуально не красиво.

Как делать нужно

Через неразрывный пробел, с помощью Ctrl + Shift + Space (Пробел)

Основные ошибки форматирования

Описание ошибки

Не различение дефиса и тире. Установление дефиса между словами и тире внутри слова

Почему так делать нельзя

Это безграмотно!

Дефис – знак орфографический (как буква). Пишется внутри слова, короткий и без пробелов (когда-то, интернет-магазин). Также выглядит знак переноса.

Тире – знак пунктуационный (как точка, запятая и т.д.). Пишется с пробелами. Бывает двух видов: короткое (–) и длинное (—).

Как делать нужно

• Дефис – знак «минус» на основной клавиатуре или на числовой клавиатуре («серый минус») без выделения пробелами
• Тире короткое – Ctrl + Серый минус или Alt + 0150 (на числовой клавиатуре). Дефис обрамленные пробелами автоматически меняется на короткое тире!
• Тире длинное – Ctrl + Alt + Серый минус или Alt + 0151 (на числовой клавиатуре)

Применение стилей

Что такое стиль?

Стиль  – полное описание элементов форматирования абзаца в тексте.

Зачем нужны стили?

Стили служат для единообразного оформления документа.

Применение стилей позволяет не задавать форматирование каждый раз для каждого «куска» текста в документе, можно создать стиль один раз и применять его.

Применение стилей позволяет легко изменить форматирование во всем тексте, изменив параметры стиля

С помощью стилей задается структура документа, облегчающая навигацию и позволяющая быстро создавать обновляемое оглавление.

Для более комфортной и быстрой работы с большими документами можно создавать собственные стили!

Применение и настройка стандартных стилей

Из стандартных стилей наибольший интерес могут представлять стиль «Обычный» (для основного текста) и стили заголовков «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. (для заголовков различных уровней).

По умолчанию стиль «Обычный» имеет следующие параметры форматирования:

Создание обновляемого оглавления

Документ, созданный с применением заголовков различного уровня, позволяет автоматически создать обновляемое оглавление.

Оформление текста

Шрифт определяет внешний вид символов текста. По умолчанию в Word 2007 при создании нового пустого документа для основного текста принят шрифт Calibri, а для заголовков – Cambria.

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм

Минимально возможный размер шрифта — 1 пт. Максимальный размер – 1638 пт. Размер шрифта можно устанавливать с точностью до 0,5 пт.

Экранная форма

• Электронный бланк с элементами управления (полями для заполнения)

Пример экранной формы

Как включить ленту Разработчик в

Элемент управления Текстовое поле

Элемент управления Поле со списком (выбор из списка или ввод с клавиатуры)

Элемент управления Список (только выбор из списка)

Элемент управления Флажок

Элемент управления содержимым рисунка

Защита документа от изменений

Слияние документов

Задача слияния документов: создание множества одинаковых документов, отличающихся лишь отдельными данными.

Пример: письма с одинаковым содержанием. Их отличие – обращение (ФИО), адрес.

В операции слияния участвуют 2 документа:

• источник - он содержит таблицу (создан в Word, Excel или Access)
• основной – содержит текст письма и изменяемые данные, импортированные из источника.

Инструменты слияния и очередность их применения

Алгоритм слияния

• Создать и сохранить файл источник с таблицей в Word, Excel или Access (первая строка строго содержит заголовки столбцов)

.

2. Создаем новый документ в Word,

3. Выбрать получателей (открыть файл источник с таблицей)

4. Набираем текст письма и вставляем поля (имена столбцов) таблицы-источника.

Алгоритм слияния

5. Выбираем адресатов, просматриваем результат слияния.

Алгоритм слияния

6. Печатаем письма

Алгоритм слияния

7. Некоторым адресатам можно изменить содержание письма

АВТОЗАМЕНА

Настройка параметров автозамены:

Office (Файл)→Параметры (Word)→ Правописание, а затем нажать кнопку Параметры автозамены

Во вкладках окна Автозамена установить или снять флажки, определяющие особенности автозамены.

Создание элемента автозамены

• Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.
• Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены
• Во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле на отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.
• Нажмите кнопку Добавить.

Для удаления элемента автозамены во вкладке Автозамена окна Автозамена в поле заменить ввести сочетание символов удаляемого элемента автозамены и нажать кнопку Удалить.

Вставка специальных символов

• Во вкладке Вставка - Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы .
• В раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.
• Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.

• Математические символы большей частью находятся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) включает в себя буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.
• Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS. Используя для представления каждого знака более одного байта, этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.

Для вставки часто используемых символов можно создать элемент автозамены.

• В окне Символ выделите изображение символа и нажмите кнопку Автозамена.
• В окне Автозамена в поле Заменить введите сочетание символов, которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом.
• Нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

Вставка даты и времени

• Установите курсор в место вставки даты и/или времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Вставка/Дата и время В диалоговом окне Дата и время выберите язык и формат вставляемых данных.
• Если перед вставкой в диалоговом окне Дата и время установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа. Автоматически обновляемые дата и время вставляются в документ как поле. Если требуется обновить дату и время уже после открытия документа, следует поставить курсор на это поле и нажать клавишу клавиатуры F9.

Расстановка переносов

• Переносы расставляются сразу во всем документе.
• Во вкладке Разметка страницы (Макет) в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Расстановка переносов и в появившемся меню выберите режим Авто. Для настройки параметров переносов выберите команду Параметры расстановки переносов

• Можно запретить расстановку в некоторых фрагментах документа, например, в заголовках.
• Выделите фрагмент документа, в котором запрещаются переносы.
• Во вкладке Главная или Разметка страницы щелкните по значку группы Абзац.
• Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац установите флажок запретить автоматический перенос слов

Проверка правописания

Настройка правописания: Office(Файл) - Параметры Word - Правописание.

Проверка правописания во всем документе

• Во вкладке Рецензирование - Правописание нажать кнопку Правописание.
• При обнаружении орфографической или грамматической ошибки появится диалоговое окно Правописание.
• Для орфографических ошибок в окне Правописание выводится фрагмент текста с ошибочным словом, выделенным красным цветом. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты. Для грамматических и стилистических ошибок в верхней части диалогового окна Правописание выводится предложение с ошибкой. В нижней части окна могут быть приведены грамматические замечания или рекомендации по исправлению ошибки
• Для исправления орфографической ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все. Для исправления грамматической ошибки – нажать кнопку Изменить.
• Если нет правильных вариантов, то ошибку следует исправлять самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить, Заменить все или Изменить.