Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия.pdf

3. Для обеспечения контроля реализации управленческих решений предлагается внедрить систему автоматизации документооборота организации.

Сформулируем основные цели системы наставничества:

-обеспечение более быстрого приобретения новым сотрудником знаний и навыков, необходимых для успешного выполнения профессиональных обязанностей; снижение количества торгового персонала, уволившегося в первый год после трудоустройства;

-оптимизация временных затрат руководителей подразделений на обучение и развитие новых сотрудников;

-получение наставниками для дальнейшего карьерного роста опыта управления и обучения сотрудников.

Представим набор компетенций наставников, на основании которых менеджер по персоналу может во время проведения ежегодной аттестации выявлять будущих наставников – см. данные таблицы 4.

Таблица 4

Критерии отбора наставников

Содержание

Ежеквартально, в пределах фонда заработной платы подразделения, наставнику должны производится единовременные выплаты в следующем размере): при обучении одного работника – 9000 руб.; при обучении двух работников – 13500 руб. Выплаты будут включаться в текущие расходы.

Наставник будет планировать, сопровождать и оценивать работу молодого работника в период прохождения им испытательного срока.

Исходя из требований вводимой системы наставничества, каждый новый сотрудник (стажер) на протяжении трех месяцев проходит стажировку, что соответствует периоду испытательного срока. На каждый месяц стажировки должен разрабатываться индивидуальный план профессионального развития, который должен учитывать все особенности должности и функциональные обязанности сотрудника.

По окончании стажировки должен проводиться контрольный срез знаний. Для этого наставник должен заполнить на своего подопечного оценочный лист (контрольный лист).

При этом подлежат оценке следующие показатели:

-результативность работы - новый сотрудник может качественно выполнять работу;

-знания по профилю должности - освоил в полной мере технологии строительства;

-отношение к работе, работоспособность - работает с энтузиазмом, старается освоить дополнительную информацию, применить ее на практике, при необходимости готов работать дополнительно (например, прийти на работу раньше или задержаться);

-инициативность, творческие способности - старается проявлять инициативу в любых вопросах: обучение, обслуживание клиентов, подходит к работе творчески. Сотрудник искренне заинтересован во внедрении своих идей;

-дисциплинированность, управляемость - не нарушает дисциплину, выполняет правила внутреннего трудового распорядка. На замечания руководителей, наставников и коллег реагирует адекватно, старается исправлять свои ошибки;

-отношения с внешними и внутренними клиентами - выстраивает ровные, рабочие отношения с коллегами из других подразделений, конструктивно решает все возникающие конфликты, вежлив, внимателен и обходителен в работе с клиентами, полностью удовлетворяет их потребности, искренне старается решить их проблемы;

-отношения в коллективе - выстраивает ровные, рабочие отношения с коллегами из своего подразделения, старается конструктивно решать все возникающие спорные вопросы;

-лояльность к компании - искренне проявляет интерес к работе в компании, с удовольствием приходит на работу, только позитивно отзывается о своей организации, всегда готов принимать эффективные нововведения в рабочие процессы;

В 2017 году было принято на работу 9 сотрудников. Если учесть, что за 4-мя наставниками будет закреплено по два сотрудника, а за одним – только один – общее число наставников будет равно 5 чел.

Общие затраты на оплату деятельности наставников составят:

а) 4 чел. х 13500 руб. = 54000 руб. С учетом страховых взносов по ставке 30% (ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%) затраты составят: 54000 х 1,3 = 70200 руб.;

б) 1 чел. х 9000 руб. = 9000 руб. С учетом страховых взносов по ставке 30% (ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%) затраты составят: 9000 х 1,3 = 11700 руб.;

Общие затраты составят: 70200 руб. + 11700 руб. = 81900 руб.

2. Предлагается внести изменения в организационную структуру организации - ввести должность заместителя директора. Кроме того, в качестве руководителя монтажного участка предлагается ввести должность старшего мастера (без увеличения численности – из числа мастеров).

В результате удастся снизить нагрузку на директора, который будет освобожден от решения части текущих затрат и сможет посвятить больше времени стратегическому планированию деятельности организации.

Организационная структура организации после реализации мероприятий представлена на рисунке 4.

Заработную плату заместителя директора установим на уровне главного бухгалтера. По данным на начало 2015 года оклад главного бухгалтера ИП Тарпищев с учетом премиальных выплат и уральского коэффициента составил 28500 руб. С учетом страховых взносов по ставке 30% (ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%) затраты составят: 28500 х 12 мес. х 1,3 = 444600 руб.

Рисунок 4 - Организационная структура ИП Тарпищев после реализации мероприятий

Кроме этого, следует отметить, что один из мастеров монтажного участка будет назначен старшим мастером, но при этом он не будет отвлечен от основного производственного процесса. За работу старшим мастером ему будет установлена доплата в размере 20% к заработку. Средний заработок мастера составляет 20500 руб. в месяц. С учетом страховых взносов по ставке 30% (ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%) затраты составят: 20500 х 0,2 х 12 мес. х 1,3 = 63960 руб. в год. Совокупные затраты по данному мероприятию составят: 444600 + 63960 = 508560 руб. в год.

3. Предлагается внедрить систему автоматизации документооборота организации.

В качестве системы автоматизации документооборота предложим внедрить программный продукт «1С: Документооборот 8», который обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

Программный продукт позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

-централизованное безопасное хранение документов;

-оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

-регистрация входящих и исходящих документов;

-просмотр и редактирование документов;

-контроль версий документов;

-полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

-работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями,

-аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;

-коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

-маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

-контроль и анализ исполнительской дисциплины;

-автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

-учет и контроль рабочего времени сотрудников.

В программе «1С:Документооборот 8» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:

1. Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

2. Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

3. Согласование: в рамках этого бизнес-процесса документы попадают на согласование к указанным респондентам и потом возвращаются к инициатору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

4. Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

5. Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.

6. Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

7. Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

8. Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.

Программа обеспечивает поддержку бумажного делопроизводства: ведение номенклатуры дел, списание исполненных документов в дела, ведение журнала передачи документов сотрудникам, печать бланков необходимых для ведения бумажного делопроизводства.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает данные о виде, содержании и продолжительности работ. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов. Предусмотрена возможность автоматического заполнения ежедневного отчета при выполнении задач.

Стоимость сетевой версии программного продукта составляет 85,5 тыс. руб.

Затраты на реализацию комплекса мероприятий по совершенствованию системы контроля ИП Тарпищев представлены в табл. 5.

Таблица 5

Затраты на реализацию комплекса мероприятий по совершенствованию системы контроля ИП Тарпищев

В результате делаем вывод, что потребности в финансовых ресурсах, необходимых для реализации мероприятий составят 675,96 ≈ 676 тыс. руб. Затраты по реализации мероприятий будут включены в полную себестоимость продаж и будут являться текущими затратами. Основной целью мероприятий является повышение эффективности системы управления организацией.

3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий

Результаты опроса экспертов на предмет увеличения выручки при реализации внедрении системы наставничества и повышения уровня контроля за счет введения новой должности старшего мастера представлены в таблице 6.

Таблица 6