Файл: Основные функции в системе менеджмента (Сущность функций менеджмента как основы процесса управления).pdf

Развитие производства предопределяет изменения в объеме управленческих функций и соотношении затрат на выполнение отдельных работ практически в каждом предприятии. Так, с расширением производственной программы, коммерческой и внешнеэкономической деятельности предприятия увеличивается объем планово-экономических работ, а также функций, связанных с технико-технологической подготовкой производства, его материально-техническим обеспечением. Наряду с увеличением объема управленческих работ, на предприятиях уменьшается трудоемкость функций менеджмента под воздействием концентрации производства, широкого применения технических средств для механизации и автоматизации отдельных элементов управленческой деятельности, упрощения планирования, учета и т. п.

Существенные изменения претерпевает содержание управленческой деятельности при переходе хозяйства на аренду, разделения собственности, создании акционерных обществ и внутрихозяйственных кооперативов. При этих условиях сокращается численность руководителей и специалистов, управленческие работники занимаются не распорядительством (командованием), а консультационным обслуживанием, оказывают помощь трудовым коллективам в рациональной организации производства, внедряют в практику хозяйствования новейшие достижения науки, техники и передового опыта.

Сейчас важную роль играют юридические услуги по вопросам внешнеэкономической деятельности, управление маркетингом. Самостоятельное значение имеют функции подбора и подготовки кадров, информационного обслуживания, управления инновационным процессом, качеством труда, продукции и тому подобное. В перспективе будут меняться функции управления техническим обслуживанием производства, учетом и анализом производственно-хозяйственной деятельности, социальной инфраструктурой, природопользованием, а также связанные с регулированием внешнеэкономических связей.

Следует учитывать, что управленческие функции нельзя заменять одну другой или рассматривать как сообщающиеся сосуды. Высокий уровень организации управления обеспечивается при условии, что каждая функция выполняется качественно, в заданное время и в независимом объеме. Только взаимодействием и органическим единством всех функций управления можно достичь целенаправленного воздействия на управленческий объект.

Многолетний опыт хозяйствования показывает, что любая совместная работа людей дает лучшие результаты, если она основана на четком разделении труда. Расчленение труда на функции и операции внутри аппарата управления дает возможность лучше использовать квалификацию и способности работников, повышать их ответственность. Поэтому каждая функция и элементы должны иметь соответствующие организационные формы и правовое обеспечение.

Нечеткое распределение обязанностей, прав и ответственности между структурными подразделениями и отдельными работниками в условиях постоянного усложнения их связь языков и отношений приводит к возникновению различных организационных недостатков. Речь идет о том, что часто не обеспечивается правильный баланс в соотношении обязанностей, прав и ответственности работы структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Не случайно среди специалистов по менеджменту получило распространение утверждение: "Права без ответственности — произвол, ответственность без прав — утопия". Отдельные управленческие работники не знают, кому они непосредственно подчинены и каковы их функции и права, или за одну и ту же дело отвечают несколько подразделений и исполнителей, а за другие участки работы ответственных нет. Это вызывает дублирование отдельных функций в работе, неравномерная загрузка работой исполнителей. Кроме того, незнание своих прав иногда порождает неуверенность в своих действиях, особенно молодых работников, попытки по любому, даже незначительному вопросу получить одобрение своего начальника.
Основой системы организации современного менеджмента должна быть регламентация функциональных прав и обязанностей всех руководителей и специалистов. С этой целью разрабатываются положения о подразделениях аппарата управления и должностные инструкции руководителей, инженерно-технических работников и служащих.

Функции находят свое отражение в структуре управления, о чем будет идти речь в следующем разделе.

2. Системная роль функций менеджмента в процессе управления

2.1 Влияние функций и методы их исследования планирования и организации на повышение эффективности

В логической последовательности функций менеджмента следующее место после функции "Установление цели" занимает функция "Планирование". Это место функции планирования обусловлено как логикой человеческой деятельности вообще, так и логикой осуществления процесса управления социально-экономическими системами.

Планирование в управлении это: 1) конкретизация целей управления в системе показателей социально-хозяйственной деятельности предприятия; 2) разработка стратегии и тактики деятельности, ориентированной на достижение целей менеджмента. Отсюда вытекает экономико-организационный характер планирования. Экономическое планирование заключается в разработке планов хозяйственной деятельности, выраженных определенным перечнем экономических показателей. В условиях рынка каждое предприятие (организация) самостоятельно устанавливает перечень показателей плана собственной хозяйственной деятельности, исходя из своих целей и потребностей управления предприятием (организацией). Экономическое планирование входит в состав методов управления.
С точки зрения менеджмента функция планирования состоит в разработке содержания и последовательности действий для достижения сформулированных целей, в том числе отраженных в экономических планах.
Все разнообразие планов, разрабатываемых на предприятиях и в организациях, можно классифицировать по следующим признакам.

По предмету планирования: планирование целей; планирование средств; планирование процессов.

В зависимости от сроков плановых горизонтов: долгосрочное планирование (более 5 лет); среднесрочное (от 1 до 5 лет); краткосрочное (до 1 года);

оперативное (на день, декаду, месяц, квартал).

По масштабу планирования: общее планирование предприятия (организации); планирования по отраслям деятельности, планирование проектов (задач).

По сферам планирования: финансовое планирование; планирование производственной деятельности; планирование рабочей силы и др.

Планирование в менеджменте имеет три цели: внесение момента сознательной организации хозяйственной деятельности, побуждение работников заглядывать в будущее, то есть привитие им способности согласовывать ежедневные действия с перспективой развития предприятия; критерий контроля фактических параметров.

Для того чтобы функция планирования достигла указанных выше целей, она должна основываться на следующих принципах: полнота, точность, экономичность, непрерывность, гибкость, массовость.

Принцип полноты. Планирование должно охватывать все области деятельности предприятия, а также все этапы, действия и операции как хозяйственных процессов, так и процессов управления. Если при планировании что-то выпадет из сферы внимания менеджера, то неизбежно возникновение в этом звене "узкого места", то есть срывов, несогласованности.

Принцип точности. При планировании нужно максимально достичь высокой точности экономических параметров, количественных и качественных характеристик действий. В отдельных случаях возможны отклонения параметров без ущерба для общего хода хозяйствования.
Принцип экономичности. Трудоемкость планирования должна быть меньше эффект, что ожидается от запланированных показателей, действий, процессов. Действительно, если, например, затраты на составление плана розничного товарооборота в сумме 1 млн. руб. составят 20 % этой суммы, то организация не будет иметь средств на осуществление самого процесса товарооборота.

Принцип непрерывности. Планирование достигает поставленных целей тогда, когда оно осуществляется не эпизодически. а непрерывно как во времени, так и в пространстве. Этот принцип тесно связан с принципом гибкости: если планы окажутся не достаточно обоснованными, то их нужно пересматривать, поскольку догматизация их приведет к движению в неверном направлении.

Принцип массовости. Обоснованные планы могут быть разработаны только при привлечении к процессу планирования сотрудников, которые будут выполнять эти планы. Привлечение будущих исполнителей к процессу разработки планов стимулирует осознанное выполнение их, активизирует активность исполнителей, дает возможность учесть обстоятельства, которые могут быть неизвестны менеджеру.

Организационное планирование имеет свои приемы и методы, которые отличаются от приемов и методов планирования экономических показателей хозяйственной деятельности.

К методам организационного планирования относят:…………………..
1. Метод последовательного описания операций; графики выполнения.

2.Метод сетевого планирования и управления; метод рабочего календаря.

1. Метод последовательного описания операций. Суть этого метода заключается в составлении плана последовательного выполнения работ, в котором каждая из них описывается с необходимой степенью детализации. План может быть составлен в виде последовательного перечня операций, в виде схемы или таблицы.

Графики выполнения предусматривают, что, когда и кем должно быть сделано в пределах определенных сроков выполнения (начало и окончание работ).
2.Метод сетевого планирования и управления, процесс сетевого планирования состоит в построении таблицы работ, в которой указываются параметры, характеризующие продолжительность их, и сетевого графика, где указаны последовательность работ.

Основными понятиями сетевого планирования являются события, работы, сеть, критический путь.

События — это определенные промежуточные или конечные результаты работы. Момент совершения события—это достижение соответствующей промежуточной или конечной цели. Каждое событие, кроме начальной и конечной, означает окончание любой работы (или нескольких работ) и возможность начала другой (следующей) работы. События изображаются на сетевом графике кругами.

Работы (действия) представляют собой процессы, необходимые для осуществления всех событий, кроме начальных. Есть три вида связей между событиями:
работа в обычном понимании слова, которая характеризуется продолжительностью, стоимостью, затратами трудовых и материальных ресурсов;

ожидания, с которым имеем дело тогда, когда оборудование, рабочая сила занятые другим видом работ. Ожидания характеризуется затратами времени;

логическая зависимость, то есть невозможность начала одних работ до окончания других Она не связана с затратами времени и ресурсов.

Сеткой с графиком называют графическое изображение последовательности работ.

Критический путь — это такая последовательность взаимосвязанных событий, которая имеет наибольшую продолжительность во времени и, следовательно, характеризует продолжительность всей операции.
Сетевое планирование предусматривает проведение ряда аналитических операций по составленному графику. При анализе сетевого графика устанавливается критический путь, выявляются резервы времени на других путях, сокращается количество работ на критическом пути с учетом ограничений по стоимости, ресурсов и др. устанавливается продолжительность операций (нормальная, самых ранних и самых поздних сроков, вероятная оценка времени) и вероятность возникновения других критических путей.

После того как проведен анализ сетки (структуры), решается вопрос об оптимизации ее. Как правило, цель процесса оптимизации - найти такой вариант распределения ресурсов по разветвлениях сетки, при котором минимизируется суммарное время выполнения работ для фиксированных ресурсов.

Метод рабочего календаря. Рабочий календарь — это план работы руководителя или специалиста за определенный отрезок времени (год, квартал, месяц, декаду, неделю, день).

В практике планирования управленческой деятельности рассмотренные методы применяются в комплексе.

После того как сформулированы цели социально-экономической системы, спланировано ее деятельность и принято решение, наступает время практической реализации их.

Принятое решение обязательно должно быть выполнено, поскольку в противном случае труд специалистов, разрабатывавших решение, определенные расходы, связанные с этим процессом, оказываются бесполезными. А главное—проблема останется нерешенной, цель — недостигнутой.
Реализация управленческого решения требует предварительной подготовки этого процесса и практического его осуществления, то есть выполнение определенной последовательности шагов по достижению цели, заложенной в управленческом решении. Другими словами, содержание понятия реализации управленческого решения состоит в организации процесса выполнения решения. Этот аспект рассмотрения понятия "организация" охватывает понятие структурной организации и организации процесса выполнения решения.