Файл: Основные функции в системе менеджмента (Сущность функций менеджмента как основы процесса управления).pdf

Структурную организацию, можно сравнить со скелетом предприятия. Структурная организация определяет, кто отвечает за определенную функцию в общем организме предприятия, поскольку она состоит из перечня компетентных исполнительных органов, которые функционируют в аппарате управления. Наличие структурной организации является предпосылкой выполнения управленческих решений, поскольку при отсутствии тех, кто будет выполнять решение, именно оно теряет рациональный смысл. Вопрос соотношения структурной организации и менеджмента требуют отдельного рассмотрения.
После того как сформулированы цели социально-экономической системы, спланировано ее деятельность и принято решение, наступает время практической реализации их.

Принятое решение обязательно должно быть выполнено, поскольку в противном случае труд специалистов, разрабатывавших решение, определенные расходы, связанные с этим процессом, оказываются бесполезными. А главное—проблема останется нерешенной, цель — недостигнутою.
Реализация управленческого решения требует предварительной подготовки этого процесса и практического его осуществления, то есть выполнение определенной последовательности шагов по достижению цели, заложенной в управленческом решении. Другими словами, содержание понятия реализации управленческого решения состоит в организации процесса выполнения решения. Этот аспект рассмотрения понятия "организация" охватывает понятие структурной организации и организации процесса выполнения решения.
Структурную организацию, можно сравнить со скелетом предприятия. Структурная организация определяет, кто отвечает за определенную функцию в общем организме предприятия, поскольку она состоит из перечня компетентных исполнительных органов, которые функционируют в аппарате управления. Наличие структурной организации является предпосылкой выполнения управленческих решений, поскольку при отсутствии тех, кто будет выполнять решение, именно оно теряет рациональный смысл. Вопрос соотношения структурной организации и менеджмента требуют отдельного рассмотрения.

Организация процесса выполнения управленческого, решение охватывает комплекс действий менеджера по нему реализации.
Практика управления свидетельствует, что исполнение решения является одной из наиболее слабых сторон управленческой деятельности. Это результат неквалифицированной подготовки решений, несвоевременного доведения их до исполнителей, .отсутствия контроля за ходом реализации решений.

Организация выполнения принятого решения зависит от его характера, вида, масштабов осуществления и др.

Для успешного выполнения простых, оперативных решений нужно осуществить следующие операции и процедуры сформулировать решение, определить необходимые ресурсы для его выполнения, довести решения до исполнителей и проконтролировать выполнение.

В случае принятия сложного многопланового решения нужно разработать специальную целевую программу его реализации. Такая программа должна включать в себя три группы мероприятий: документальное оформление и организацию доведения решения до исполнителей; обеспечение исполнения решения необходимыми ресурсами и средствами, организацию контроля исполнения решения.

Документальное оформление управленческого решения осуществляется на основе действующих законодательных и других правовых актов. Форму и содержание документального оформления решения выбирают, исходя из назначения и статуса органа, что принял еще решения. В любом случае документ, который зафиксировал факт принятия управленческого решения, должен содержать: обоснование необходимости принятия решения; содержание конкретных действий, предусмотренных решением; перечень необходимых трудовых, материальных и других ресурсов; средства и способы реализации решения; сроки исполнения решения; ожидаемые результаты от реализации решения; состав исполнителей; способы контроля за выполнением решения.

После документального оформления решения оно доводится до исполнителей. Нередко бывает, что решение принято своевременно, но по ряду причин доходит до исполнителей только через месяц - два, а бывает и позже, теряя свою действенность, а иногда и содержание, поскольку меняется ситуация. Поэтому, организовывая исполнение решения, менеджер должен предусмотреть соответствующие средства и формы доведения его до коллектива, до каждого работника, которые в конечном итоге и определяют успех дела.

Одной из важных форм доведения решения до исполнителей е непосредственное участие их в разработке его проекта.

Тем самым участники производства заранее знакомятся с концепцией решения, с задачами и особенностями его выполнения. Иногда с этой целью создаются комиссии из людей, которые могут внести что-то ценное, полезное в решение проблемы. Будущие исполнители, участвуя в подготовке решения, делают его более реальным, поскольку лучше знают все стороны хозяйственной деятельности, ее резервы и трудности.
Хороших результатов достигают также в случае, когда коллектив привлекают к обсуждению решения или плана на общем собрании или на специальном семинаре. Однако следует подчеркнуть, что коллегиальность в подготовке решений дает высокий эффект только при условии соблюдения принципа персональной ответственности.

Кроме того, привлекая работников к разработке проектов планов и решений, не следует забывать о том, что это связано с большими затратами рабочего времени.

Важный момент комплексной программы организации выполнения решения — это маневр кадрами, ресурсами и создание оперативных резервов. Решение, призванное внести существенные изменения в ход хозяйствования, требует материального обеспечения, определенной перестройки структуры штатов, переориентации людей, их переподготовки, а иногда и замены. Поэтому реализация масштабных программ с качественной перестройки производства неизбежно приводит к глубоким изменениям в методах и формах работы, а следовательно, и в структуре кадров.
Не менее глубокая перестройка нужна, как правило, и в производственном аппарате, в системе кооперационных связей, материально-техническом обеспечении. В самом решении всего этого разнообразия предсказать невозможно. Поэтому его реализация связана с решением большого количества сложных вопросов разделения труда и установления новых пропорций между смежными звеньями как внутри предприятия (организации), так и за его пределами. Все это требует большой организационной работы, а следовательно, и времени.

Очень важным элементом программно-целевого подхода к выполнения решения является контроль, то есть тщательная проверка, выполнение принятых решений. Без систематического контроля за процессом развития объекта управления невозможно иметь высокие результаты. Такой подход требует своей организации, четкого установления целей контроля, его процедуры, создания соответствующего механизма. Организация действенного контроля — дело каждого хозяйственного руководителя. Под его прямым воздействием укрепляется исполнительская дисциплина, повышается ответственность работников за четкое выполнение возложенных на них обязанностей, улучшается ритмичность и планомерность всей производственной деятельности.

Иногда в плане разделения управленческого труда целесообразно поручать контроль за выполнением решения группе, что его готовила. В других случаях для этой цели создаются специальные подразделения. Важно подчеркнуть, что критерием оценки работы таких групп является не количество проверок или количество зафиксированных срывов, а удельный вес выполненных в срок решений.

2.2 Мотивация и контроль деятельности персонала

Эффективность производственно-хозяйственных и управленческих процессов в конечном итоге определяется не только целями, правильно определенными плановыми ориентирами качественно разработанными решениями и обоснованными действиями по выполнению их, а и. зависит от людей, которые воплощают в жизнь цели социально-экономической системы, реализуют планы и выполняют принятые решения. Людей можно заставить выполнять то или иное решение, ту или иную работу. Однако принудительное исполнение их имеет определенные границы, как правило, определенные системой организации совместной работы и контроля за ее осуществлением.

Современная философия менеджмента в основе влияния на людей возлагает не принуждение, а мотивационные регулятору, Достроены на учете психологических особенностей человека.

Мотивация, в организационном контексте - это процесс, с помощью которого менеджер побуждает других людей работать для достижения организационных целей, тем самым удовлетворяя их собственные потребности. Даже, если создается впечатление, что служащие работают только ради достижения общих целей организации, все равно они ведут себя так потому, что уверены, что это лучший способ достичь собственных целей.
Иногда мотивацию определяют, как способ заставить людей делать то, чего вы желаете. Но это определение является не достаточным и не вполне верным. 1 кроме того, страх перед начальством или боязнь потерять работу, это, безусловно, мотив, что побуждает, но гораздо менее эффективный, чем усиление у работников чувства самостоятельности и способности к творчеству.

Доказано, что работники хотят иметь чувство "партнерства" с организацией и ее руководством. Им необходимо понимать, как их личный успех связывается с успехом организации и они должны быть уверены, что дополнительная энергия, которую они добровольно вкладывают в работу, найдет отражение в той награде, которую они получат от организации.
Путь к эффективному управлению человеком проходит через.. понимание его мотивации. Только зная, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы положены в основу его действий, можно попытаться разработать эффективную систему форм и методов управления человеком. Для этого необходимо знать, как возникают или вызываются те или иные мотиве, как и каким образом мотивы можно привести к действию, как осуществляется мотивация людей.

Поэтому, лучше определять мотивацию как создание у работников стимулов к труду с полной отдачей.

Мотивационные средства, которые активизируют, направляют и поддерживают самостоятельное поведение работника, позволяют повысить его отдачу значительно выше того уровня, который может быть достигнут с помощью требований и давления. Умный руководитель считается с индивидуальными потребностями работников и умеет уверить их в том, что эти потребности могут быть удовлетворены в рамках данной организации.
В чем же заключается значение мотивации для процесса управления человеком и организацией в целом?

Во-первых: мотивация способствует выполнению и достижению целей организации.

Во-вторых: мотивация способствует удовлетворению потребностей людей.

В-третьих: мотивация - это один из факторов, который участвует в создании хороших человеческих взаимоотношений в коллективе.

В-четвертых: мотивация - это один из факторов, что формирует моральный дух предприятия, его культурные ценности или, иначе говоря, организационную культуру.

Ранее менеджеры думали, что производительность труда определяется только объективными условиями работы, такими как ресурсы, организационные структуры, цели и т. др. На сегодняшний день управленцы осознают, что субъективные условия также существенно влияют на результативность деятельности организации. Это справедливость (то есть продвижение по службе, которое основывается на заслугах), определенность (т.е. четко сформулированные цели), признание заслуг (то есть работники должны быть уверены в том, что они представляют определенную ценность для организации), обратная связь (то есть работники должны чувствовать, что они не являются безразличными для руководства), вовлеченность (то есть работники должны знать, что они вносят свой вклад в достижение целей организации).

В-пятых: мотивация - это возможность оценить труд людей при помощи вознаграждения.
Таким образом, принимая во внимание все выше сказанное, можно дать более детализированное определение мотивации. Мотивация - это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленности, которая ориентируется на достижение поставленных целей.

Влияние мотивации на поведение человека зависит от многих факторов и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека.

Прежде чем рассматривать вопросы мотивационного процесса, необходимо выяснить содержание ряда основных понятий, которые будут использоваться в дальнейшем и их взаимосвязь Рис.1.1 (1)).…………………………
Рис. 1.1 (1). Взаимосвязь понятий мотивации.
Потребности - то, что возникает и находится внутри человека, что является достаточно общим для разных людей, но, в то же время имеет определенное индивидуальное проявление у каждого человека. Наконец - это то, от чего человек пытается избавиться, так как потребность существует, она дает о себе знать и требует своего устранения.