Кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ (сауалнама) бір данада қолмен толтырылады. Түзетуге және бүлдіруге жол берілмейді. Бекітілген арнайы үлгісі бар.

берілмейді. Бекітілген арнайы үлгісі бар.

Үлгі

Кадр есебі жөніндегі жеке І С П А Р А Ғ Ы Л И Ч Н Ы Й Л И С Т О К по учету кадров 1.Тегі аты әкесінің аты

Фотосуретке арналған орын Место для фотокарточки

2. Жынысы 3. Туған күні, айы және жылы


4. Туған жері


5. Ұлты

6. Білімі

Оқу орнының атауы және оның тұрған жері	Түскен жылы	Бітірген немесе шыққан жылы	Қандай мамандық бойынша білім алды	Оқу орныныі атауы Мамандығы диплом нөмірі

7. Қандай шетел тілдерін және ТМД халықтарының тілдерін білесіз

(оқи аласыз ба әлде сөздікпен аудара аласыз ба, оқи аласыз ба әлде түсінсе аласыз ба, еркін сөйлейсіз бе)
8. Ғылыми дәрежеңіз, атағыңыз —
9. Қандай ғылыми еңбектеріңіз бен жаңалықтарыңыз бар ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Еңбек жолы (жоғары және арнаулы орта оқу орындарында оқыған жылдарын, әскери қызметін, қоса атқарған жұмысын, т.б. қоса есептегенде)

Бұл тармақты толтырғанда мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындар кезінде қалай аталса, сол қалпында берілсін, әскери қызметтің лауазымы, округі қоса көрсетілсін
Айы және жылы		Қызметі, мекеме, ұйым, кәсіпорын, сондай-ақ министрлік (ведомство) қоса көрсетілсін	Мекеме, ұйым, кәсіпорынның тұрған жері
келген	кеткен

11. Сайланбалы органдарға қатысуы —

Сайланбалы органның тұрған жері	Сайланбалы органның атауы	Кім болып сайланған	Жылы
			сайланған	шығарылған

---

12. Қандай мемлекеттік наградаларыңыз бар —

_________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Әскери қызметке қатысы және әскери атағы
Құрамы Әскер түрі
14. Жеке іс парағын толтырған кездегі отбасы жағдайы.

(отбасы мүшелерінің туған жылын, тегін, аты мен әкесінің атын көрсетіп жазыңыз)
15. Мекенжайы мен телефоны


Өзінің қолы ________________

(толтырған күні)

(Жеке іс парағын толтырушы қызметкер кейінгі өзгерістер туралы (білімі, ғылыми дәреже, атақ алуы т.с.с.) қызмет орнына хабарлауға міндетті. Бұл мағлұматтар жеке іс қағазына түсіріледі).
№23 Дәріс. Құжат айналымын ұйымдастыру: жалпы ережелер

Жоспар

1. 
   Құжат айналымын ұйымдастыру
   
2. 
   Құжат айналымының үш негізі
   
3. 
   Техникалық орындаушылар
   

Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.

Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.

Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:

1) құжаттардың бағдарлы қозғалысы (құжаттар төте жолмен орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше азайтылуы тиіс);

2) құжаттардың қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтарға немесе функционалдық міндеттерге сәйкес нақты бөлінуі;

3) құжаттар қозғалысы технологиялық схемасы мен сол бойынша атқарылатын технологиялық операциялардың бірыңғайлығы, әр операцияның бір реттен ғана орындалуы;

Ұйымның құжат айналымы мынадай ағымдардан тұрады:

1) келіп түсетін (кіріс) құжаттар;

2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;

3) ішкі құжаттар (ұйым аясындағы міндеттердің орындалуын қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме хаттар, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар, өкімдер т.б.).

Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл  ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі.

Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық және есептеу техникаларына қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді және оңтайлы жүйесін таңдауда бастапқы негіз болып табылады.

---

Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі «Мемлекеттік аппарат жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат айналымын қысқарту жөніндегі шаралар туралы» № 427 Жарлығына сәйкес құжат айналымын қысқартуға байланысты тұрақты түрде шаралар қолданып отыруы тиіс. Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер әзірленіп, құжат түрлерін бір ізге түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың тұрпатты формалары мен трафареттік мәтіндері қолданылады.

Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар:

1) құжаттарды сапалы жасау және дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді түсіндіру туралы ұйымға жолданатын жазбаша сұраулардың кері ағынын тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды;

2) құжаттың дер кезінде    орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді;

3) түпкілікті емес және екінші кезектегі мәселелерді жедел түрде шешіп отыру есебінен құжаттар санын азайту;

4) іскерлік қажеттіліктерден тыс жасалатын бастамалық ішкі құжаттар мен сыртқа шығатын сондай құжаттар санын азайту;

5) құжаттарды өткізудің айқын жолға қойылған технологиясы;

6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;

7) құжаттар көшірмесінің жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін анықтау;

8) қағаз негіздегі құжаттар мен сол құжаттар бойынша электрондық нұсқалардың айналымда қатар жүруін болдырмау;

9) құжаттар көшірмелерінің физикалық көлемін кішірейту.

Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет:

1) мәліметтерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құралдарын, электрондық құжат үлгілері мен электрондық почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін қолдану;

2) электрондық цифрлық қолтаңбасы бар электрондық құжат пен лауазымды тұлғаның қолы қойылған қағаз негіздегі құжаттың заңдық күші бір екенін мойындау;

3) электрондық цифрлық қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық жүйеде сол қолтаңбаның сәйкестігін анықтауды қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана мойындау;

4) құжатты жүйеге ендіргеннен бастап іске салғанша үзіліссіз жұмыс істейтін технологияның болуы.

Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кәсіпорын қаншалықты ірі болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан бастап орындалу аяқталғанға немесе кәсіпорыннан тысқа жөнелткенге дейінгі қозғалысы  құжат айналымы деп аталады.

---

Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны түрінде іске асады:

1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің басшылары, мамандар және білікті қызметкерлер) және

2) кәсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі, мұрағат).

Құжаттар қандай кезеңдерден өтетініне қарай құжат айналымының үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:

1. Ұйымға келіп түскен құжаттардың құжат ағыны (хат, шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық өкім, нұсқаулықтар т.б.). Басшының хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп түскен құжаттардың көпшілік бөлігі басшының атына (сараптау бағасы бойынша кәсіпорынға келетін бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы басшының орынбасарының атына, құрылымдық бөлімшелер басшыларына және нақты орындаушыларға келеді.

2. Ішкі құжаттардың құжат ағыны, яғни ұйымның ішінде жасалып, бір бөлімшеден басқасына берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер, басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар және т.б.).

3. Жіберілетін құжаттардың  құжат ағыны – сыртқы әлемге жіберілетін ақпарат (хаттар және хаттарға жауаптар, шарттар, есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері т.б.).

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың қозғалу барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде және дұрыс қабылдануының өзі оның қозғалысының нақтылығына байланысты. Бұл міндет құжат айналымының көп жылдық тәжірибесі және құжат айналымы жүйесінің нормативтік құжаттарда белгіленген стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.

Іс құжаттарының ағыны мол болатын ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.

Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.

Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер және т.б.

Кәсіпорын кеңсесі мынадай негізгі функцияларды орындайды:

1) құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке алу);

2) құжаттарды бөлу және оларды орындаушыларға жеткізу;

---

3) жіберілетін құжаттарды ресімдеу және жөнелту;

4) құжаттарды стенографиялау және басып шығару;

5) құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау;

6) істерді қалыптастыру және оларды мұрағатқа тапсыру;

7) мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды қамтамасыз ету.

№24 Дәріс. Құжаттарды тіркеу және есепке алу, тіркеу нысандары

Жоспар

1. 
   Құжаттарды тіркеу және есепке алу
   
2. 
   Келіп түскен құжаттармен жұмыс жүргізу схемасы
   
3. 
   Тіркеу нысандары
   

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады («жеке өзіне» деген белгісі барынан басқасы). Конверттер жойылады, мұнда жіберушінің мекен-жайы тек конвертте ғана болса, онда сақталуы мүмкін. Барлық түскен құжаттар тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады.

Құжаттарды тіркеу – құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) бере отырып және ол туралы тіркеу журналына мәліметтер жаза отырып, оны жасау немесе қабылдау фактісін белгілеу.

Іс қағаздарын жүргізу қызметі тіркелмейтін құжаттарға мыналарды жатқызады:

1. Жарнама материалдары.

2. Жиналыстар, конференциялар туралды хабарламалар және олардың бағдарламалары.

3. Прейскуранттар.

4. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер).

5. Телеграммалар.

6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.

7. Құттықтау хаттары және шақыру билеттері.

8. Бухгалтерлік құжаттар.

9. Танысу үшін көшірмесі жіберілген хаттар.

Құжаттарды тіркеу кезінде кәсіпорында мынадай ереже сақталуы тиіс:

1) әрбір құжат бір рет қана тіркеледі;

2) барлық құжат бір жерде тіркеледі;

3) барлық құжат кәсіпорында қабылданған бірыңғай нысан бойынша тіркеледі.

Құжаттың тіркеу нөмірі, әдетте, мынадай бөліктерден тұрады:

1) ұйымның министрліктегі немеес ведомостводағы шифры;

2) құжат немесе оның көшірме данасы тігілетін іс папкасының нөмірі;

3) құжаттың тіркеу журналындағы реттік нөмірі.

---

Смотрите также файлы

• Методические рекомендации по выполнению контрольной работы по дисциплине Технология анализа информации о персонале.docx

• Общие вопросы физической подготовки и меры безопасности на занятиях Сдача зачетов по мерам безопасности на занятиях.docx

• 4. Классификация стран по форме правления и форме атд.docx

• Название политическая экономия было введено в научный оборот французским меркантилистом А. Монкретьеном, который в 1615 г опубликовал в Руане труд Трактат политической экономии. Термин политика от греческого слова politike.doc

• Задания по суммативному оцениванию за 3 четверть задания по суммативному оцениванию за раздел Казахстан в xiii первой половине xv веках Задание Соотнесите даты и события.docx