Қызметтік хат – мекемелер арасында байланыс орнату, ақпарат алмасу т.б. ресми мақсаттарда қолданылатын ісқағазының бір түрі.

Хаттар басқа мекемелермен және кәсіпорындармен әртүрлі сұрақтар бойынша жедел байланыс орнату үшін жазылады.

Қызметтік хаттар өзіне тән ресми, кеңселік стилімен ғана емес, тұрақты қолданылатын, қалыптасқан сөз тіркестерімен және өзіне тән терминдердің жиі қолданылуымен ерекшеленеді.
Қызметтік хаттар:

• 
  Сенімді;
  
• 
  Қысқа;
  
• 
  Нақты жазылуы керек.
  
• 
  Бір сөз максимум ақпарат беру керек.
  

Функционалды белгісіне қарай 2-ге бөлінеді:

1. 
   Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар.
   
2. 
   Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар.
   

Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар:

Өтініш хат, ұсыныс хат, үндеу хат, талап хат.

Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар:

Бұйрық хат, ескерту хат, алғыс хат, дәлел хат, шақыру хат, жарнама хат, ақпараттық хаттар т.б.

Қызметтік хаттар 3 бөлімнен тұрады.

• 
  Кіріспе бөлім. Дәлелдеме бөлім. Қорытынды бөлім.
  
• 
  Кіріспе бөлімде хатты жазуға түрткі болған негізгі себептер жазы­лады.
  
• 
  Дәлелдеме бөлімде хатты алушыға сұрақтың дұрыс қойылғандығын дәлелдейтін және оның оң жауап қайтаруына түрткі болатын сандық мәліметтер, логикалық қорытындылар және т.б. дәлелдемелер жазылады.
  
• 
  Қорытынды бөлімде сұрақтың мәні, негізгі ойы айтылады: келісу немесе бас тарту, ұсыну немесе сұрау және т.б.
  

Рәсімдеу:

• 
  Хаттар бланкіде толтырылады немесе А-4 форматты қағазға жаз­баша жазылады.
  
• 
  Хат тек бір сұрақ бойынша құрылады.
  
• 
  Хаттың ұсынылатын көлемі – 1 бет (мүмкіндігінше хатты бір бет­ке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады).
  
• 
  Хат 2 данадан жасалады, хаттың түпнұсқасын кәсіпорын бланкісінде, ал көшірмесін таза стандартты қағазға (А-4) жазады.
  
• 
  Хат кәсіпорынға, кәсіпорын бөлімшесіне, лауазымды тұлғаға не­месе жеке тұлғаға жіберіледі.
  

Мәтінді құрастыруда мынадай тірек сөздер пайдаланылады:

Өтінемін, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлімдейміз, т.с.с.

---

Қызметтік хаттардың түрлері:

Өтініш хат Ресми хат Ұсыныс хат Сұраныс хат Жолдама хат Баяндау хат Ақпарат хат Циркуляр хат

Шағым хат Бас тарту хат Хабарлама хат Жауап хат Ілеспе хат Ескертпе хат Талап ету хат Түсінік хат т.б.

Қызметтік хаттардың құрылымы:

1. Кәсіпорынның атауы.

2. Кәсіпорын бөлімшесінің атауы (кейбір жағдайларда).

3. Кәсіпорын туралы анықтамалық деректер.

4. Күні, айы, жылы.

5. Тіркелім нөмірі.

6. Хатты алушы.

7. Мәтінге тақырып.

8. Негізгі мәтін.

9. Хат жіберушінің аты-жөні, қолы.

№13 Дәріс. Қызметтік хаттар түрлері. Баяндау, түсінік хаттар,

ілеспехат, ақпараттық хат

Жоспар

1. 
   Постскриптум туралы түсінік
   
2. 
   Хат түрлері
   
3. 
   Қызметтік хаттарға қосымша
   
4. 
   Хаттың жазылу үлгілері
   

Постскриптум – латын тілінен аударғанда «хаттың аяқ жағынан қол қойылғанан кейін «P S» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын немесе мәтін» деген мағына береді.Постскриптум қызметтік хаттарда мынандай екі жағдайда ғана жазылады:

1.Адерсатқа міндетті түрде жеткілуі тиіс хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады.Бұдан кейін қайтадан қол қойылады.

2. Хат мазмаұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда қол қойылғаннан кейін «P S» белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады.

Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда постскриптум қолмен жазылады.Қол қойылып датасы көрсетіледі.

Жазылу мақсатына , хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады.Олар:

Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәлелелер жазбаша қарастырылады.Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.

Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және де қызметтен тыс мәселелерге де арналатынды. Дегенмен де қызметтен мәселелер адамның өз қызметінен, ұйымның атқаратын қызметіне шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады.Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.

---

Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады. Қызметкерді белгілі бір орынға қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау.Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми түрде өзіне тән құрылымын сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған адам ғана қол қояды.

Сұраныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатпен ғана жазылады: Мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау мақсатында жазылады.

Шағым хаттар. Белігі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады.Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілген фактілерге байланысты.Шағын хатта шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.

Циркуляр хаттар. Ведомостволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мезгілде жөнетілетін хат.Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.

Жолдама хаттар. Құжат пен бірге жіберілтін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамын мазмұны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хаттар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды. Хатты жазып отырған онда келтірілетін фактілермен айтылатын мәселенің маңызына, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп жеткізіп отырғандығыңызға назар аударыңыз. Әр бір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормандан ауытқымаған жөн.

Жеделхат (телетайпхаттар) ақпарат беру әдісі (телеграф) жағынан бірдей, әр түрлі мазмұндағы құжаттардың жалпы түрдегі жинақтама атауы.

Жедел хаттың құрамына мыналар кіреді: қай санатқа жататыны туралы белгі (үкіметтік, халықаралық, жедел, санаты жоқ, кезектен тыс, шторм, байланыс, апат) мекен-жайы, мәтіні, мәтінге қол қойған лауазымды адамның аты-жөні, жіберуші ұйымның байланыс мекен-жайы, жіберуші лауызымды аамның қолы, мөр күні.

Жедел хаттың екінші данасы (көшірмесі) ұйымның іс қағаздарында сақталады.

Мәтініне ерекше телеграф стилі тән: көмекші сөздер, шылаулар, жалғаулықтар, тыныс белгілері болмайды. Сандар сөзбен сөзбен жазыылады, мәтін қысқа жинақылықты қажет етеді, екі ұшты, астарлы болмауы тиіс.

Халықаралық жеделхаттар орыс және латын қаріптерімен басылады.

Халықаралық жеделхат мәтіні 1,5 жоларалықта, баспа әріптермен, жаңа жолсыз, тасымалсыз, түзетулерсіз басылады.

Халықаралық жеделхаттың мекен-жайы бөлімінде жеделхаттын санаты туралы белгі, қабылдаушының аты, жіберілген елдің атауы көрсетіледі. Мәтінге ұйым басшысының қолы қойылады.

---

Халықаралық жеделхаттың сол жақ төменгі бұрышында нөмірі, күні, орындаушының аты-жөні, қызмет телефонының нөмірі көрсетеледі.

Телефонхат ( телефонограмма) – жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы жазып алған құжат. Телефонхат бір данадан жасалып, оған басшы не орындаушы қол қояды. Мәтіні 50 сөзден аспауы керек.

Телефонхат мынадай деректемелерді қамтиды: кәсіпорын атауы, құжат түрі, қабылдаушы, күні, индексі, мәтіні, қолы, жіберілу уакыты туралы белгі, телефонограмманы қабылдаған және берген адамның лауазымы мен аты жөні. Хат бірнеше қабылдаушы бойынша берілсе, онда қабылдаушы мекемелердің тізімі мен телефон нөмерлері қоса беріледі.

Телефонхатты берген кезде мынадай ережелерді сақтаған жөн: қарапайым және жедел хабар беру; жазудың дұрыстығын қайталап оқу арқылы тексеру; қисыны күрделі мәтіндерді жібермеу; сирек қолданылатын сөздерді пайдаланбау; ұғынылуы қиын сөздердің әріптерін жеке-жеке атап беру. Әдетте,телефонхат арқылы кеңеске, кездесуге, тағы басқаларға шақыру жіберіледі.

Баяндау хат – ұйым басшысына қандай да бір мәселені жан-жақты қамтып баяндаған, қорытынды ұсыныстар жасаған құжат.

Ұйымның өз ішінде арналған баяндау хаттар қолмен жазылып, жазған адамның қолы қойылады. Мерзімі көрсітіледі. Сонымен қатар, мекеменің атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы, құжат атауы, жазылған орыны, мәтін тақырыбы, кімге арналғаны көрсетіледі. Баяндау хат мекеменің атынан жоғары жаққа арналса, компьютерде теріліп, мекеме басшысы қол қояды.

АҚПАРАТ ХАТ – белгілі бір ортада атқарылатын жұмыстарға байланысты ақпаратты басқа мекемелерге тарататын жазбаша құжат.

ЦИРКУЛЯР ХАТ – белгілі бір мекеменің бөлімшелеріне атқаратын қызметіне бай­ланысты тапсырма беру сипатындағы бір мезгілде жөнелтілетін хат.
Қызметтік хаттарға қосымша

1. Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі – айты­латын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де, қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.

2. Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкер- лерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақ- сатында жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.

---

3. Хабарлама хат өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық хаттарға ұқсас болып келеді. Нақты адресат үшін жазылады және сұратуға жауап болып табылады.

4. Бас тарту хат қандай да бір іс-әрекетті орындауға мүмкіндік болмағанда немесе өтініш (бұйрық, тапсырма т.б.) заң актілеріне қайшы келген жағдайға оны орындамау туралы хат түрінің бірі болып табылады.

5. Кепілхаттың мәтінінде адресатқа орындалған жұмыстың немесе қандай да бір қызметтің (ғимараттың, тұрғын үйдің және т.б. жөндеу жұмыстары) ақысын төлеу туралы кепілдеме беріледі. Хатта адресант ұйым өзіне белгілі бір міндеттеме алады, сондықтан хаттың құқықтық күші болады.

6. Жауап хаттың мәтіні бастама құжаттың мазмұнына байланысты болады. Мұнда хатқа, сұрау салуға, өтінішке, үндеуге, ұсынысқа, талап етуге байланысты жауап жіберіледі. Жауап хатта жауап берілетін бастама (кіріс) хаттың индексі мен күніне сілтеме берілуі тиіс. Егер бастама хат жеке тұлғадан түссе, сілтемеде кіріс құжаттың түскен күні көрсетіледі. Мәтінде бастама хатқа байланысты қабылданған шешім беріледі: ұсыныстан бас тарту, өтінішті орындау, сұрау салуға жауап. Жауап нақты, анық түрде берілуі тиіс.

7. Ілеспе хаттар адресатқа қосымша құжаттар немесе материалды құндылықтар қоса жіберілгендігі туралы ақпарат береді. Ілеспе хат­та жіберілген қосымша құжаттағы жағдайлардың орындалуы немесе мақсаты туралы түсініктеме қажет болған жағдайда жазылады.

8. Ескертпе хаттың мәтінінде қандай да бір іс-әрекеттің, шараның, оқиғаның жақындағаны, тездетілуі немесе мерзімінің өткендігі туралы хабарланады.

Мұндай хат адресатқа жеке байланыс немесе телефонмен сөйлесу арқылы жауап ала алмаған жағдайда жолданады.

9. Талап ету хат мәтінін сатып алушы кәсіпорын міндетіне жауапкершіліксіз қарайтын жеткізуші ұйымға жолдайды. Мәтінде хат иесінің талаптары мен шағымдары көрсетіледі. Бұл талаптар негізделеді, қажет болған жағдайда, хат иесі өзіне аударуды сұрайтын соманың егжей-тегжейлі есебін көрсетеді. Хатқа ұйымның басшысы немесе оның орынбасары қол қояды.

10. Түсінікхат – 1) негізгі құжаттың (жоспардың, есептің, жобаның) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіретін құжат; 2) лауазымды тұлғаның қандай да бір іс-әрекетті, деректі оқиғаны түсіндіріп, жоғары тұрған лауазымды тұлғаға ұсынатын хабарламасы. Түсінікхат қызметкер ішкі еңбек кестесін және еңбек тәртібі ережесін бұзған жағдайда (жұмысқа кешігіп келу, жұмыстан қалу, жұмыс орнынан табылмау және т.б.) жазылады.

---

Смотрите также файлы

• Методические рекомендации по выполнению контрольной работы по дисциплине Технология анализа информации о персонале.docx

• Общие вопросы физической подготовки и меры безопасности на занятиях Сдача зачетов по мерам безопасности на занятиях.docx

• 4. Классификация стран по форме правления и форме атд.docx

• Название политическая экономия было введено в научный оборот французским меркантилистом А. Монкретьеном, который в 1615 г опубликовал в Руане труд Трактат политической экономии. Термин политика от греческого слова politike.doc

• Задания по суммативному оцениванию за 3 четверть задания по суммативному оцениванию за раздел Казахстан в xiii первой половине xv веках Задание Соотнесите даты и события.docx