Файл: 1. таырып Кіріспе. Іс ааздарын жргізу пні.docx

Бақылау сұрақтары

1. 
   Істер номенклатурасы туралы ұғым , оның қолданылуы.
   
2. 
   Істер номенклатурасының түрлері. Оларды қолдану ерекшеліктері.
   
3. 
   Ұйымдардағы істер номенклатурасын құрастыру және бекіту тәртібі.
   
4. 
   Құжаттардың сақтау мерзімі.
   
5. 
   Істер номенклатурасындағы мәтіннің тақырыбының жүйелену
   

16. тақырып « Іс жүргізудегі құжаттардың құндылықтарын сараптау»

Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақсьтан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылғын құжаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсыруға дайындау және Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау мақсатында жүргізіледі.

Құжаттар құндылығының сараптамасы бағалаудың белгіленген кешенділік және жан – жақтылық принциптері негізінде парақтап қарау жолымен жүзеге асырылады. Көрсетілген принциптермен бірге құжаттардың пайда болу, сақталу, сыртқы ерекшеліктермен критерийлері де қатар қолданылады.

Әрбір құрлымдық бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге хатшы немесе арнайы тағайындалған қызметкер жауап береді. Хатшы құрылымдық бөлімшеге келіп түскен барлық хат-хабарларды қабылдайды. Сонымен бірге ол құжаттардың және оларға қосымшалардың болуын тексереді, түскен құжаттарда сілтеме жасалған қажетті материалдарды іріктейді, карточкаларды теседі және барлық материалдарды бөлімшенің басшысына ұсынады. Жедел хат-хабарлар басшыға, ол болмаған жағдайда тікелей орындаушыға дереу беріледі.Құрылымдық бөлімшенің хатшысы есепке алу-бақылау карточкасында құжаттардың орындалу барысы белгілеуге міндетті. Карточкадағы белгілер машинкада немесе қолмен қара сиямен жазылады. Құжат онда қойылған мәселелер толық шешілгенге дейін орындаушыда болады. Орындалған құжаттарға орындаушы № іске деген жазу жазады да хатшыға тігу үшін тапсырады. Хатшы карточканы жабады және оны кеңсеге өткізеді, ал құжаттар іске тігіледі. Орындаушылар құжаттарды жабылатын столдарда, шкафтарда немесе сейфтерде сақтайды. Ағымдағы іс қағаздарын жүргізудің ісі құрылымдық бөлімшелерде сейфтерде сақталады. Шкафта онда сақталатын құжаттардың тізбесі болуы тиіс. Іс қағаздарын жүргізумен аяқталған іс құрылымдық бөлімшелерде анықтамалық жұмыстар үшін бір жыл сақталады, содан кейін ғана мекеменің мұрағатына тапсырылады. Қызметтік пайдалану үшін істер қол қою арқылы беріледі. Істен құжаттарды алуға тыйым салынады.

---

Бақылау сұрақтары

1.Құндылықтарды сараптау туралы түсінік.

2. Сұрыптаудың қағидалары және критерийлері


17. тақырып «Құжаттар тізімдері туралы түсінік»

САҚТАУ МЕРЗІМІ БОЙЫНША ҚҰЖАТТАРДЫҢ

ШАМАМЕН АЛҒАНДАҒЫ ТІЗІМІ

№	Құжаттардың атауы	Сақтау мерзімі
1	2	3
1	Субъктінің қаржы есебі және түсінік жазба: жиынтық жылдық; жылдық; тоқсандық.	Тұрақты түрде Тұрақты түрде 5 жыл
2	Өткізу, бөлу, тарату баланстары және оларға қосымша, түсінік жазбалар.	10 жыл
3	Есептер мен баланстарды қарау және бекіту жөніндегі комиссия отырысынң хаттамалары: Жылдық Тоқсандық	5 жыл 3 жыл
4	Жылдық қаржы есебін әзірлеу және талдау жөніндегі талдау кестелері	5 жыл
5	Қаржы есебін ұсыну мерзімі туралы жазылған хаттар	5 жыл
6	Алғашқы құжаттар және оларға қосымшалар, бух. жазбаларға негіз болып табылатын шаруашылық операциялары (кассалық, банк құжаттары, банк хабарламасы, аударым талаптары, жұмыс нарыдтары,қабылдау туралы актілер, мүліктер мен материалдарды есептен шығару, тауар-материалдық құндылықтары бойынша түбіртектер мен жөнелтпе құжаттар, аванстық есептер ж.т.б.)	5 жыл
7	Дербес шоттары: Жұмысшылардың; қызметкерлердің; меншік иелерінің. Зейнетақы мен мемлекеттік жәрдемақы алатындар;	5 жыл 5 жыл
8	Есеп айырысу (есеп айырысу төлем) ведомостары	3 жыл
9	Түгендеме карточкалары және негізі құралдары тіркейтін кітап	5 жыл
10	Ақша сомалары және ТМҚ алуға берілген сенімхаттар	5 жыл
11	Кепіл хаттар	3 жыл
12	Есептік көрсеткіштер (бас журнал, журнал-ордер, кестелер)	5 жыл
13	Көмекші жәнеқосымша кітаптар, журналдар, картотекалар, кассалық кітартар, айналыс ведомостары	5 жыл
14	Депонирленген жалақыны тіркейтін кітаптар, атқарушы листерді тіркеу журналы	3 жыл
15	Шоттардың, кассалық ордерлердің, сенімхаттардың, төлем тапсырмаларының журналдары	5 жыл
16	Кредитті жұмсағаны туралы мәліметтер: Жылдық; Тоқсандық.	5 жыл 3 жыл
17	Қорлардың, жалақы мен оны бөлудің, жалақы бойынша берешектердің, жалақыдан ұсталған салық туралы, әлеуметтік сақтандыру, демалысқа берілетін және біржолғы жәрдемақылардың есебі туралы мәліметтер	5 жыл
18	Түгендеме жөніндегі (түгендеме комиссиясы отырысының хаттамасы, түгендеме тізімдемесі, салыстырма ведомостар) құжаттар	3 жыл
19	Жәрдемақыны, зейнетақыны, мемлекеттік әлеуметтік сақтандыру бойынша еңбекке жарамсыздық жәрдемақыларын төлеу жөніндегі құжатар	Қажет болғанша, бірақ 75 жылдан аз емес
20	Атқару қағаздары	бұл да солай
21	Тауарға, алынған кредитке берілетін тапсырма-міндеттемелер жәнеоларды ресімдеу	5 жыл
22	Оқу демалыстарына төлем жасау үшін бухгалтерияға өткізілген анықтамалар, салыққа жеңілдіктер алу жөніндегі анықтамалар	5 жыл
23	Дебиторлық берешектер, жетіспеушіліктер, шығындар, ұрлап-жымқыру бойынша құжаттар (анықтамалар, актілер, міндеттемелер, жазысқан хаттар).	Тұрақты түрде
24	Негізгі қорларды қайта бағалау жөніндегі құжаттар (хаттамалар, актілер, есептер)	Тұрақты түрде
25	Негізгі қорларды қайта бағалау актілері, ведомостары және олардың тозғандағын анықтау	Тұрақты түрде
26	Ғимараттың, үй – жайдың және құрал жабдықтардың паспортттары	Есептен шығарғанша
27	Ғимараттар мен үйлер туралы жазысқан құжаттар	5 жыл
28	Тексерулер мен аудиторлық тесерулердің жүргізілгендігі туралы құжаттар (есеп айырысулар, төлемдер, есептер, хаттар).	5 жыл
29	Субъектінің кәсіпкерлік қызметіне жүргізілген аудиторлық тексерудің құжаттары (анықтамалар, ақпараттар, баяндау хаттары)	5 жыл
30	Кәсіпкерлік қызмет жөніндегі хаттар (қордың есебі, айыппұлдың салу және өндіріп алу, материалдық құндылықтарды қабылдау, өткізу, есептен шығару және басқа мәселелер).	5 жыл
31	Кассаны тексеру актілері, салық салудың дұрыстығы туралы актілер	5 жыл
32	Шартттар, келісімдер (шаруашылық, операциялық, еңбек)	5 жыл
33	Шарттардың тізімі	3 жыл
34	Материалдық жауапкершілік жөніндегі шарттар	5 жыл
35	Магнитті носительдердегі, дискеттердегі бухгалтерия ақпараттары	Магн. Носительдердің жарамды мерзіміне дейін
36	Қолдардың үлгілері (материалдық жауапкершілігі бар тұлғалардың)	Қажет болғанша

---

Бақылау сұрақтары

1. 
   Тізімдер туралы түсінік.
   
2. 
   Олардың мақсаттары.
   

18. тақырып «Құжаттарды ведомстволық мұрағатына тапсыру»

Мұрағаттық қорлар мынадай түрлерге бөлінеді:

*Ұйым қызметінде түзілетін құжаттардан тұратын сол ұйымның мұрағаттық қоры

*Міндеттері мен атқаратын функциялары ұқсас немесе біртекетес екі не одан да көп ұйымдардың құжаттарынан тұратын біріктіріктірілген мұрағаттық топтамалар.

* Бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген мұрағаттық топтамалар

Бірыңғай мұрағаттық қорды құрайтын құжаттар: қайта ұйымдастыруға дейінгі және кейінгі ұйым құжаттары; мемлекеттік меншік түрін жарғы капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым мемлекеттік емес түрге ауыстырған ұйым құжаттары; өз қызметін уақытша тоқтатып және бұрынғы атқарған міндеттері мен функцияларын қайта қалпына келтірген ұйым құжаттары.

Әрбір мұрағаттық қорға мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып ат қойылады, нөмір беріледі.

Ұйым мұрағаттық қорының аты ұйымның және оның жоғары тұрған мемлекеттік органының ресми атауына сәйкес болады. Біріктірілген мұрағаттық қорының аты қор – құрушы- ұйымдар мен олардың жоғары тұрған мемлекеттік органының жалпы ортақ атауынан тұрады.

Мұрағаттық топтама атында құжаттарды біріктірудің жіктеу белгісі көрсетіледі. Ведомстволық мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған жеке ғимарат немесе ұйымның әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі. Ведомстволық мұрағат мұрағат қоймаларынан, оқу залымен, жұмыс бөлмелерімен, жиналатын электрондық негіздердің автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік, және байланыс жабдықтарына арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі.Мұрағат қоймасы араб цифрімен жалпы рет бойынша нөмірленеді.
Бақылау сұрақтары

1. 
   Негізгі талаптар.
   
2. 
   Істерді қалыптастыруға қойылатын негізгі талаптар.
   
3. 
   Мемлекеттік есеп.
   
4. 
   Тізімдерді қалыптастыру
   

№ 1 Тәжірибелік жұмыс
Тақырыбы: Қызметтік хаттар
Жұмыс мақсаты: Қызметтік хатқа және оның түрлеріне, реквизиттер құрамы туралы түсінік беру, А4 қалыпты форматтарында реквизиттердің бұрыштық орналасу нұсқалары бойынша қызметтік хатты құрастыру
Материалдық қамтамасыздандыру: дайын үлгілері, оқушылардың папкалары, әдебиеттер: А . А Адельгужинов, К. Е. Ермекбаев, Тұрпатты ережелер, Астана – 2003,Скала В. И., Скала Б В., Скала Н.В, Қазақстан Республикасында іс қағаздарын жүргізу,Алматы – 2007,М. Қасымбеков., Қ.Әлімқұлов., Екі тілде іс жүргізу , Алматы - 2004,Делопроизводство Адильбек Жақып, Астана – 2000, А. Алдашева, Ресми іс қағаздары, Алматы -2001

---

Әдістемелік нұсқаулар:

ҚЫЗМЕТТІК ХАТ

 

Қызметтік хат – ішкі көшірменің үлгісі. Оларды құрылымдық бөлімдерден немесе қызметкерлер ұйымның ішіндегі кез-келген адрес иесіне, тікелей басшыдан басқаға жібере алады.

Қызметтік хат ақпараттық, есептік немесе бастамалық түрде болуы мүмкін. Мәтінде құрылымдық бөлімге немесе қызметкерге қатысты іскерлік сұрақтар айтылады.

Қызметтік хатқа құрылымдық бөлімнің жетекшісі немесе жазған адамы қол қояды.

Негізінде қызметтік хаттың мәтіні екі бөлімнен жасалады.

Біріншісінде нақты дәлелдер, оның жазылуына себеп болған жағдайлар;

Екіншісінде айтылған сұраққа байланысты ойлар мен пікірлер айтылады.

Қызметтік хаттың уақыты, күні қол қойылған күнмен есептеледі.Тапсырманың орындалуы туралы

___________ қаласы

(______________ ауданының)

әкімі аппаратының басшысы

_________________________

Осы жылдың ____________ күнгі ___________ қаласы (____________ ауданы) әкімі аппаратына келіп түскен азамат _______ өтініші¹ бойынша, Сіздің тапсырмаңыздың орындалуы барысында төмендегілерді хабарлаймын.

Осы жылдың ____________ күні өтініш беруші _____________ телефон арқылы әңгімелестім². Әңгіме барысында ол ___________ қаласында (_______________ ауданында) Қауіпсіздік, қорғаныс және құқық қорғау академиясының филиалын ашу туралы мәселе³ көтерді.
Жалпы бөлімнің меңгерушісі __________ ___________________________________

(қолы) (аты-жөні)

---

Жолдау хат – белгілі бір ұйым басшысының екінші бір ұйым басшысына немесе жеке қызметкерге белгілі бір тапсырманы орындату мақсатында жолданатын хаттың түрі.

Өтінішті қарап, шара қолдануға арналған
_____________ ҚАЛАСЫ (__________АУДАНЫ ) ӘКІМІНІҢ АППАРАТЫ
200__ жылғы «___» _______ № –

Мемлекеттік органның басшысына

______________________________

______________________________

______________________________

Көшірмесі: азамат(ша)__________

______________________________

______________________________
____________ қаласы (_________________ ауданы) әкімінің аппараты өтінішті қарап, шара қолдану үшін¹, Сізге азамат(ша) _______________________________________ өтінішін жолдап отыр.

Өтінішті қарау нәтижелері туралы өтініш иесіне және қала (аудан) әкімінің аппаратына 200__ жылғы «___» ___________ дейін жазбаша түрде² хабарлауыңызды сұраймыз.

Ұйымдастыру-кадрлық жұмыстар

бөлімінің бастығы _________ ________________________________________

(қолы) (аты-жөні)


Ұсыныс хат – белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т.б. туралы немесе еңбек нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы жазылған хат түрі.

Штат бірлігін көбейту туралы
____________ қаласы әкімі

аппаратының басшысы

____________________
Экономика және бюджетті жоспарлау департаментіне берілген ____________ жылға арналған штаттық кесте жобасында мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімінің бөлінуі қаралмаған¹. Мұның себебі ____________ жылға арналған штаттық бірлік² өсімінің³ қаралмағандығы болып отыр.

Білім және спорт бөлімін қосымша құру жөнінде мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімін бөлудің есебінен үш қосымша бірлік қажет.

Берілген штат саны есебінен бөлім құру әрбір қызметкердің жұмыс көлемі лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленгендіктен және штаттық бірлікті қысқарту қызметкерлерге қосымша жүктеме түсіретіндіктен мүмкін болмай отыр. Қазіргі уақытта аппарат бойынша маман тапшылығын ескерсек, жоғарыда аталған жайттар жағдайды күрделендіруі мүмкін.

Осыған байланысты Сізден штат кестесін үш бірлікке көбейту туралы мәселені шешуді өтінеміз.

Аудан әкімі ___________ ______________________

(қолы) (аты-жөні)



Бас тарту хат қандай да бір іс-әрекетті орындауға мүмкіндік болмағанда немесе өтініш (бұйрық, тапсырма т.б.) заң актілеріне қайшы келген жағдайға оны орындамау туралы хат түрінің бірі болып табылады.

---