ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.04.2024
Просмотров: 70
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
3 – кесте Келіп түскен құжаттарды тіркеу
ЖУРНАЛЫ
| Құжаттың келіп түскен күні және индексі. | Хат алысушы, келіп түскен құжаттың күні және индексі. | Қысқаша мазмұны. | Бұрыштама немесе құжат кімге жіберілген. | Орындалуы туралы белгі. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
4 – кесте Жөнелтілетін және ішкі құжаттарды тіркеу
ЖУРНАЛЫ
| Құжаттың күні және индексі | Хат алысушы | Қысқашы мазмұны | Құжаттың орындалуы туралы белгі |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Бақылау сұрақтары
-
Құжаттарды тіркеу. -
Ақпараттық құрам және орындау тәртібі. -
Құжаттарды индекстеу.
-
тақырып «Азаматтардың қарарларын қарастыру бойынша
іс жүргізуді ұйымдастыру»
Азаматтар өтініштері бойынша іс жүргізу Қазақстан Республикасы Президентінің заңдық күші бар «Азаматтар өтініштерін қараудың тәртібі туралы» 1995 жылғы 19 маусымдағы N 2340 Жарлығынасәйкес жалпыдан бөлек жүргізіледі. Азаматтар өтініштері (ұсыныстар, арыздар, ша,ымдар, лебіздер және сұрау салулар) бір орталықтан есепке алынады және тіркеу- есепке алу нысанына ұйымға келіп түскен күнінде тіркеледі. Лауазымды тұлғалар азаматтарды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштер де орталық тандырылған тіркеуге алынуы тиіс.Өтініштердің тіркеу нөмірлері автор фамилиясының бас әрпінен және тіркеу – есепке алу нысаны бойынша реттік нөмірінен тұрады (мысалы, М-1955). Өтініш қайталанып түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал тіркеу – ескепке алу нысанында құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және тіркеу – есепке алу нысанына «Қайталанған» белгісі қойылады. Күнтізбе жыл ішінде немесе егер азамат оған берілген жауапқа қанағаттанбаса, онда сол бір тұлғаның сол бір мәселе бойынша өтініші қайталанған деп есептеледі. Сол бір тұлғаның сол бір мәселе бойынша әртүрлі мекен-жайға бағыттаған, сөйтіп қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері қиғаш сызық (бөлгіш) арқылы реттік нөмір қосылып бірінші өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады. Азаматтар өтінішінің көлемі көп болса ұйымда өтініш авторлары азаматтар фамилиясының әліпбилік көрсеткіші жасалады. Өтініштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлімше басшысы ауызша немесе жазбаша нысанда береді. Жауап ауызша берілгенде тіркеу – есепке алу нысанына тиісті жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтініштің тіркеу нөмірінен тұрады. Орындалған өтініштер тиісі құжаттарымен бірге азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргізуші жауапты тұлғаға істерді бір орталық жасақтау үшін қайтарылады. Азаматтар өтініштері іске ұйым қызметінің бағыттары немесе түрлері, мәселелері бойынша түзіледі. Өтініштердің көлемі аз болған кезде істерді өтініштер авторларының фамилиялары бойынша әліпбилік ретпен жасақтауға болады.
Бақылау сұрақтары
1.Азаматтардың қарарлары, олардың қоғамдық – саяси және әлеуметтік маңызы.
2.№2340 “Азаматтардың қарарларын қарастыру” ҚР президентінің жарлығы 19.06.1995 жылғы. Іс жүргізу бойынша сараптау комиссиясының құрылуы.
3.Жеке мәселелер туралы қабылдау.
14. тақырып «Істерді қалыптастыру және олардың ведомстволық сақталуы»
Номенклатура ұйымның бекітілген құрылымына сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары ұйым істердің номенклатурасы бөлімшелердің атаулары болып табылады. Номеклатураның бірінші бөліміне ұйымдық-өкімдік құжаттамасы бар істердің тақырыптары енеді. Құрылымдық бөлімшелерден кейін маңызына қарай ұйымдардың атаулары орналастыруға тиіс.Егер ұйымның құрылымдық бөліктері жоқ болса, істердің номенклатурасы өндірістік-салалық немесе қызметтік схема бойынша құрылып, оның бөлімдерің атаулары ұйым қызметінің міндеттері мен бағыттарының мазмұнына қарай белгілінеді.Істер номенклатурасының 2-бағанына істердің (томдардың, бөлімдердің) тақырыптары енеді.Номенклатура бөлімдері мен бөлімшелерінің ішіндегі істердің тақырыптарын орналастырудың реті істердің құраған құжаттардың маныздылық дәрежесіне қарай және олардың өзара байланыстылығына қарай айқындалады.Алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттамалары бар істердің тақырыптары орналыстырылады. Бұл ретте жоғары ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтары бар істердің тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар істердің тақырыптарының алдынан орналастырылады. Одан кейін жоспары және есептік құжаттары бар істердің тақырыптары орналастырылады.Өкімдік құжаттардың жобалары мен оларды әзірлеу жөніндегі басқа да құжаттар, жоспарларға енгізілетін өзгертулер, бұйрықтарға арналған негіздемелер істердің номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін орналастырылады.Географиялық белгілеріне қарай және хат-хабар жолдаушының белгісіне қарай құрылған істердің тақырыптары істердің номенклатурасына хат-хабар жолдаушылардың аттары мен географиялық атаулардың алфавиттік реті бойынша енгізіледі. Құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдардаң келесі жылғы іс номенклатуралары үстіміздегі жылдың сонғы тоқсанда құжаттаманы басқару үшін жауапты адамдар тарапынан жетекші мамандарды қатыстыра отырып, жасалады да ведомствалық архивпен келісіледі және оларға бөлімшелердің басшылары қол қояды. Құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдар істердің номенклатуралары негізінде құжаттаманы басқару қызметі ұйым істерінің номенклатурасын жасайды. істерінің номеклатурасына ведомствалық архивтің меңгерушісі рұқсат белгісін соғып, құжаттаманы басқару қызметінің басшысы қол қояды және ұйымның сарапшылар комиссиясы мақұлдағаннан кейін тиісті мемлекеттік архивтер мен құжаттама басқармасы органының сарапшы-тексеру комиссиясымен келісіп алуға жолданады, содан соң оны ұйымның басшысы бекітеді.
Ұйым істерінің номенклатурасы қажетті болатын данада компьютерде басылып, қаңтардың 1-інен бастап күшіне енгізіледі. Ұйымның іс-қаракеті мен құрылымы өзгерген күнде істердің номенклатурасы қайта жасалып, қайтадан келісіледі. Бірақ бұл 5 жылда кемінде бір рет болады. Ол жыл сайын тиісті түзетулерімен бірге қайтадан компьютерде басылып, бекітіліп отырады. Істер номенклатурасының бірінші данасы құжаттаманы басқару қызметіне сақталады, екінші данасын осы қызмет жұмысын бабында пайдаланады, үшінші данасы ведемствалық архивке беріледі. Төртінші данасы істердің номеклатурасы келісілген ұйымда қалтырылады.
Істердің номенклатурасы бекітілген кейін құрылымдық бөлімшелер мен қоғамдық ұйымдар жұмыста пайдалану үшін оның тиісті бөлімдерін көшіріп алады.
Құжаттарын мемлекеттің сақтауына тапсырмайтын ұйымдар істердің номенклатурасын жоғары ұйымның ведомстывалық сарапшы қызметімен келісіп алады.
Істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу – есепке алу нысандары, бақылау – анықтамалық , тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі. Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді. Істің тақырыбы жинақталған түрде іс құжаттарының (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актілер) түрлерінің негізгі мазмұны мен құрамы, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың түпнұсқа не көшірме екендігі және басқалар туралы істің мәнін түсетін деректерді қамтуы тиіс. Істер номенклатурасында «әртүрлі материадар», « кіріс құжаттары» , « шығыс құжаттары» және басқа осы сияқты тақырыптарды қолдануға рұқсат етілмейді. Істердің тақырыптары істерді жасақтау және ресімдеу процесінде нақтылануы мүмкін. Сот, төргеу, жеке, персоналдық, төрелік сот және бір мәселе бойынша жалғасты түрде іс жүргізуге байланысты іс тақырыптары «іс» сөзімен басталады. Бір мәселе бойынша жинақталған, бірақ құжаттары жалғасты түрде іс жүргізумен байланысы жоқ істердің тақырыптары «құжаттар» сөзімен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі. Біртектес хат- хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат – хабарлар тізіп аталмайды, бірақ олардың жалпы түлік атауы көрсетіледі. Егер іс мазмұны бір әкімшілік- аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, оның атауы іс тақырыбында көрсетіледі, ал бірнеше тектес әкімшілік- аумақтық бірлікке қатысты болса, онда іс тақырыбында олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі. Ұйым істер номенклатурасының бөлімдері ұйымның құрылымына ( штат кестесіне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады. Құрылымдық бөлімшелері жоқ ұйымда істер номенклатурасы өндірістік- салалық немесе функционалдық сұлба бойынша құрастырылады. Бөлімдер атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес болуы тиіс.
Бақылау сұрақтары
1.Істерді қалыптастыру туралы түсінік. Оларға қойылатын негізгі талаптар.
2. Мұрағаттың жұмыс істеуінің негізгі ережелері. Әр түрлі дегейдегі құжаттарды қалыптастыру.
3.Құжаттар жүйесінің қағидалары
15. тақырып «Істер номенклатурасы»
Мекемелерде істі қалыптастыру мен есепке алудың бірыңғай тәртібін дұрыс топтау, белгілеу мақсатында жыл сайын іс номенклатурасы жасалады. Іс номенклатурасы оларды сақтау мерзімі көрсетіле отырып жасалған, мекеменің барлық ісі атауларының тізбесін білдіреді. Іс номенклатурасы мекеменің құрылымдық бөлімшелері жасайды, содан кейін кеңсе мекеменің бірыңғай (жиынтық) іс номенклатурасын қалыптастырады. Келесі жылға арналған жиынтық іс номенклатурасын ағымдағы жылдың 15 желтоқсанынан кешіктірмей мекеме басшысы бекітеді.Жиынтық іс номенклатурасын жасауға жауаптылық кеңсеге жүктеледі. Іс номенклатурасы бойынша құрылымдық бөлімшелерге немесе салаларға шартты белгілер (сандық) беріледі. Номенклатураға енгізілген әрбір іс құрылымдық бәлімше немесе сала шегінде өз нөмірін алады. Құрылымдық бөлімшенің немесе саланың шартты белгілерін осы бөлімшенің номенклатура бойынша іс нөмірімен біріктіру істің индексін жасайды. Іс номенклатурасы жаңа күнтізбелік жылдың 1қаңтаррынан бастап қолданысқа енгізіледі. Номенклатураны құрылымның қайта ұйымдастырылуына және мекеменің функциясының немесе сипатының өзгеруіне байланысты ғана қайта жасалады немесе қайта бекітіледі. Министерліктер мен ведомоствалар бағынышты мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындар үшін үлгі іс номенклатурасын әзірлейді. Іс номенклатурасына кәсіпорынның барлық ісі және тіркеу журналы кіреді. Номенклатураға ғылыми- техниқалық құжаттар және баспа басылымдары кірмейді. Іс номенклатурасын хатшы- референт, кәсіпорынның құжаттарына жауапты маман немесе мұрағат жүргізуші жасайды. Номенклатураның бәлімдері ретінде кәсіпорынның құрылымдық бөлемдері ретінде кәсіпорыннның немесе мамандарының қызметінің бағыты пайдаланылады. Әрбір бөлімнің басында кәсіпорынның қызметі үшін маңызды құжаттар көрсетіледі; бұйрықтар, хаттамалар, содан кейін – хат алмасу және ақпараттық – анықтамалық құжаттар. Бөлімдердің соңында тіркеу журналы көрсетіледі. Іс номенклатурасына құрастырушы қол қояды және кәсіпорынның басшысы бекітеді. Жылдың соңында расталған істердің саны туралы қорытынды жазба жасалады.
Істердегі құжаттарды жіктеу және негіздеп бөлу, оларды есепке алу және іздестіру мәліметтерімен қамтамасыз ету мақсатында ұйымда істердің номенклатурасы әзірленеді.Істердің номенклатурасы ұйымның ақпараттық- іздестіру жүйесін жасау кезінде пайдаланылады, тұрақты және уақытша сақтаудағы істердің тізімдемесін құрастыруда негіз болып табылыды.Жоғары тұрган органның құжаттама қызметі құжаттар құрамыбіртектес ведомствоға қарасты ұйымдар үшін істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасын әзірлей алады. Ұйымның істер номенклатурасын әзірлеген кезде құрылтайшылық құжаттарын, құрылымдық бөлемшелер туралы ережелерді, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты, салалық (ведомстволық ) тізбелерін, істердің тұрпатты (үлгі) номенклатураларын, құрылымын (штат кестесін) басшылыққа алады, ұйым қызметінде жасалған құжаттардың түрлері, құрамы және мазмұны зерттеледі. Ұйымның істер номенклатурасы белгіленген нысагда жасалады
Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелері көрсетілген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу – есепке алу нысандары, бақылау – анықтамалық , тақырыптық және басқа картотекалар енгізіледі. Істер номенклатурасына баспа басылымдары енгізілмейді. Істің тақырыбы жинақталған түрде іс құжаттарының (хат алмасу, журнал, кітап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актілер) түрлерінің негізгі мазмұны мен құрамы, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың түпнұсқа не көшірме екендігі және басқалар туралы істің мәнін түсетін деректерді қамтуы тиіс. Істер номенклатурасында «әртүрлі материадар», « кіріс құжаттары» , « шығыс құжаттары» және басқа осы сияқты тақырыптарды қолдануға рұқсат етілмейді. Істердің тақырыптары істерді жасақтау және ресімдеу процесінде нақтылануы мүмкін. Сот, төргеу, жеке, персоналдық, төрелік сот және бір мәселе бойынша жалғасты түрде іс жүргізуге байланысты іс тақырыптары «іс» сөзімен басталады. Бір мәселе бойынша жинақталған, бірақ құжаттары жалғасты түрде іс жүргізумен байланысы жоқ істердің тақырыптары «құжаттар» сөзімен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негізгі түрлері көрсетіледі. Хат алмасудан тұратын істердің тақырыптарында хат алмасу кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілгені көрсетіледі. Біртектес хат- хабарлар хат алмасуы бар істердің тақырыптарында хат – хабарлар тізіп аталмайды, бірақ олардың жалпы түлік атауы көрсетіледі. Егер іс мазмұны бір әкімшілік- аумақтық бірлікке (елді мекенге) қатысты болса, оның атауы іс тақырыбында көрсетіледі, ал бірнеше тектес әкімшілік- аумақтық бірлікке қатысты болса, онда іс тақырыбында олардың жалпы түрлік атауы көрсетіледі. Ұйым істер номенклатурасының бөлімдері ұйымның құрылымына ( штат кестесіне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлімшелердің атаулары болып табылады. Құрылымдық бөлімшелері жоқ ұйымда істер номенклатурасы өндірістік- салалық немесе функционалдық сұлба бойынша құрастырылады. Бөлімдер атаулары ұйым қызметінің бағыттарына сәйкес болуы тиіс. Істер номенклатурасының жеке бөлімі қоғамдық ұйым атауы болуы мүмкін, ол соңында орналасады. Істердің номенклатура бөлімдері ішіндегі тақырыптары істерді құрайтын құжаттар маңыздылығы дәрежесіне және олардың өзар байланысына сәйкес орналады. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттамадан тұратын істердің тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрган ұйымның қаулылар мен бұйрықтарынан тұратын істер тақырыптарының алдына орналасады. Бұдан әрі жоспарлы және есептік құжаттардан тұратын істер тақырыптары орналасады. Өкімдік құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға өзгерістер енгізуге, бұйрықтрға негіз болған басқа да құжаттар істер номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардан кейін орналасады. Географиялық және хат-хабарлық, белгілері бойынша жүргізілген істердің тақырыптары істер номенклатурасыа географиялық атаулар мен хат-хабарлар әліпбиі бойынша енгізіледі.
