ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.04.2024
Просмотров: 69
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Өкім – мемлекеттік басқарма органның актісі, мағынасы бойынша өкілетті құжат.
Шешім – аса күрделі мәселелер жайында министрлік, ведомствалық немесе ғылыми мәжілістердің алқалы органдарымен қабылданатын құжат.
Нұсқау – ақпараттық әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатка ие құжат.
Жарлық – басқарудын шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт.
Бұйрық – мекеме алдында турған негізгі және оперативті міндеттерді шешу мақсатында мемлекеттік басқару ұйымдардың, сол мекемеде жұмыс істейтін қызметкерлер мен оған қатысты ұйымдарға жазбаша түрде ұйым басшысының жеке басшылығымен берілетін құқықтық акт.
Анықтама – ақпараттық құжаттардың ең көп таралған түрі -қызметтік хаттарды жазуда кең тараған формат түрі А4 болып қала береді.Төменде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерде теріп жазу кең түрде тарауда. Қызметтік хаттарды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды ждазу әдісі, безендірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері ондаған жылдар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып өтейік:
Хат негізінде схема бойынша баяндалады: кіріспе, дәлел, қорытынды.
Кіріспеде сұрақты негіздеу, оның тарихы, пайда болу себептері айтылады. Егер хат жоғарғы органдардың көрсетпесін орындауда құралатын болса, ережеге сәйкес нұсқау кіріспеде беріледі.
Дәлелдеуде сұрақтын мәнісі баяндалады. Ол құжатта қойылған сұрақтарды негіздеу, дұрыстығына күдік болмау үшін көңілге қонымды анық болуы керек.
Қорытындыдатүйінді шешімдер беріледі. Көптеген көрсетілген хаттардың үштен бірі дәлелсіз болып табылады. Дәлелдер ешбір қайталаусыз және қарсылықсыз бірңнен екіншісіне қисынды түрде өтуі керек.
Хаттар қисының құрылымын және байланыстығын дәлелдеу – оқырман назарын жинақтау немесе басқа схема құрастыру үшін пайдасы зор.
Мазмұн, көбінесі мекемелердің өзара қандай қатынаста, олардың арасындағы хат-хабардың алыс-берісіне де байланысты. Жоғарғы мекемелердің сол өзіне қарасты мекемеге жолдаған хаттарында сұраныс, ескерту, хабарлау, түсініктеме т.б болуы мүмкін.
Бақылау сұрақтары
-
ҰӨҚ жүйесі. Жүйе ерекшеліктері, оның құрылымы. -
Ұйымдық құжаттар: ережелер, жарғы, нұсқаулық және басқалар. Өкілеттік құжаттар: бұйрықтар, өкім, шешім. -
Анықтама – ақпараттық құжаттар: қызметтік хаттар
-
тақырып «Істерді қалыптастыру»
Орындалған және тиісті түрде ресімделген құжаттар іске қалыптастырылады. Құжаттарды қалыптастыруға қойылатын талаптардың негізгілерінің бірі – тұрақты және уақытша сақтаудағы құжаттарды іске бөлек қалыптастыру. Қайтаруға жататын орындалмаған, дұрыс ресімделмеген құжаттарды іске қалыптастыруға тыйым салынады.Іске қалыптастыру кезінде:
-
құжатты сол немесе басқа іске құжаттарды жатқызудың дұрыстығын тексеру: -
істің ішінде белгілі бір жүйелілікпен құжаттарды топтау – мәселелердің шешілуі, алфавит бойынша, хронологиялық тәртіп бойынша: -
іс қағаздарын жүргізудің бір жылына құжаттарды іске топтау, бұған орындалу ұзақтығы бір жылдан асқанда ғана шешім қабылданатын құжаттар кірмейді: -
құжаттардың дұрыс ресімделуін, орындалуы туралы белгіні, бұрыштамаларды тексеру: -
шимай қағаздарды іске жібермеу: -
әрбір мәселе бойынша құжаттар мынадай тәртіппен орналасады:
мәселе көтерілген құжат:
мәселе шешілген құжат:
хронологиялық тәртіптегі қорытындылар, анықтамалар жәнебасқа құжаттар. Өндірістік мәселелер және құрам бойынша құжаттар хронологиялық нөмірлермен жеке іске топталады. Отырыстардың хаттамалар олардың реттік нөмірлері бойынша іске орналастырылады немесе оған қоса берілген барлық материалдармен бірге әрбір хаттама үшін іс жасалады. Жоспарлар, есептер, сметалар оларды жасау немесе түсу күндеріне байланыссыз олар жасалған жылдағы тиісті іске қалыптастырылады. Хат алмасу негізі құжатқа барлық қосымшаларымен нақты мәселелер бойынша іске топталады. Хат алмасудағы құжаттар орындалу күндері бойынша мәселенің шешілуінің хронологиялық жүйелілігімен орналасады. Жеке істердегі құжаттар хронологиялық тәртіппен жазылады. Азаматтардың өтініштері, хаттары және шығымдары бөлек іске калыптасады және өтініш берушілердің аты – жөнінің алфавиті бойынша немесе өтініште жзылған мәселелер бойынша орналасады.
Қосымшалар кұндеріне байланыссыз өздеріне қатысты құжаттарға қосылады. Көлемі көп қосымшалар істің жеке томын құрауы мүмкін. Әрбір іске 250 беттен аспайтын құжат тікеледі, оның қалыңдығы 3-4 см. болады. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға бөлінеді. Жылдың басында құрылымдық бөлемшеде іс номенклатурасына сәйкес белгіленген тәртіппен бекітілген нынан бойынша әрбір істің мұқабасы ресімделеді. Істің басталу және аяқталу күні және парақтардың саны туралы мәліметтер іс қағаздарын жүргізуді аяқтағаннан кейін мұқабаға қойылады.
Бақылау сұрақтары
-
Жеке құрам бойынша істерді түгендеу. -
Істерді қалыптастыруға қандай талаптар қойылады.
11. тақырып «Құжат айналымын ұйымдастыру»
Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың біртұтас технологиялық сұлбасын әзірлеу, қызметкерлердің құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемін тұрақты талдау міндеттілігі болып табылады.
Кіріс құжаттарын өңдеудің тәртібі
Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу – жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру ұйымға келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.
Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметінің қызмет бөлмесінде ашылады. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегшінен, сондай – ақ тіркеу – есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және екін нысанда үш данада акт жасалады. « Жеке өзіне» белгісімен жолданған конверттерашылмастан мекен – жайы көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат – хабарлар пошта бөліміне қайтарылады.Алынған құжаттарға келіп түскен уақыты крсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.Тіркеуге алынатын құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының қарауына беріледі.
Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден оны келісу, мен оған қол қоюдан тұрады.
Ішкі құжаттарға ұйым шегінен шықпайтын құжаттар жатады. Ішкі құжаттарды дайындау шығыс құжаттары үшін қарастырылған тәртіпте жүзеге асырылады. Құжаттың ұйым ішінде тапсырылуын құжаттама қызметі жүзеге асырады.
Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың жалпы мөлшерімен анықталды. Құжаттардың әзірленген көшірмелері мөлшері бөлек есепке алынады.
1
ҚҰЖАТ АЙНАЛЫСЫ
- сұлба
Жіберілетін
құжаттар
Ішкі құжаттар
Келіп түскен құжаттар
Жіберілетін құжаттардың тіркеу журналдары
Ішкі құжаттардың тіркеу журналдары
Келіп түскен құжаттардың тіркеу журналдары
Мекемеде жүргізілетін құжаттар санынын есебін жүргізу
2 – сұлба Келіп түскен құжаттармен жүргізілетін жұмыстар схемасы
Алғашқы өңдеу
жұмыстары
Алдын-ала қарау
сұрыптау
Құжатқа келіп түскені
туралы белгі қою
Тіркеу
Құжаттың басшыларымен
Қаралуы (бұрыштама)
Орындаушыларға құжат-
ты табыс ету
Бұрыштамажазуларын
Тіркеу журналдарға
жазу
Құжаттарды орынбасарға, құрлымдық бөлімшелерге немесе орындаушыларға тапсыру
Құжаттың орындалуын бақылау
Құжаттарды іске тігу
Құжаттың орындалуы
3 – сұлба Ұйым ішіндегі құжаттармен жүргізілетін жұмыстар сызбасы
Құжаттын жобасы
Тексеру жұмыстары
Келісу
Басшы қолы
Құжатты тіркеу
Құжатқа нөмір беру
Орындаушыларға табыс ету
Орындалғаны туралы белгі қою
Кезекті істерге тігу
Бақылау сұрақтары
-
Құжат айналымы туралы ұғым. -
Құжат айналымын ұйымдастыру қағидалары. -
Құжат айналымының құрылысы және оның жалпы сипаттамасы. -
Кіріс құжаттарды өңдеу. Шығыс құжаттармен жұмыс. -
Ішкі құжаттарды орындау, өңдеу.
-
тақырып Құжаттарды тіркеу және ақпаратты – анықтамалық құжаттарды ұйымдастыру
Есепке алуды және орындауды қажет ететін, ақпаратты – анықтамалық мақсаттарда пайдаланылатын барлық құжаттар тіркеуге алынуы тиіс. Құжатты және оның қосымшаларын тіркеген кезде тіркеу нөмірі қойылады және тіркеу есепке алу нысанына бастапқы мәліметтер енгізіледі.
Құжаттар ұйымда бір ғана мәрте тіркеледі. Кіріс – келіп түскен күні, шығыс және ішкі құжат – қол қойылған (бекітілген) күні тіркеледі. Келесі жылға өткен , іс жүргізу аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатады. Құжаттарды тіркеу құжат түрлеріне, авторлары мен мазмұнына сәйкес құжат топтары аясында жүргізіледі. Құжаттарды тіркеуді құжаттама қызметі бір орталықтан жүзеге асырады.
Мынадай тіркеу - есепке алу нысандары қолданылады: карточкалық, журналдық және автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі деректер базасы. Құжат айналымының көлемі жылына 600 құжаттан асатын ұйымдарда тіркеу – бақылау карточкілерінде жүргізіледі.
2 – кесте Тіркеу-бақылау нысандарының (ТБН)
негізгі реквизиттерін толтырудың ережесі.
| Реквизиттер | Толтыру жөніндегі түсініктемелері |
| Құжат түрінің аты | Тіркелетін құжаттың түрінің атына сәйкес толтырылады. Хаттар тіркелетін кезде боған толтырылмайды. |
| Автор (хат алысушы) | Келіп түскен құжатты тіркеген кезде құжаттың авторы – ұйымның (адамның) аты жазылады. Жөнелтілетін құжаттарды тіркеу кезінде ұйымның (адамның) – хат алысушының аты жазылады. Ұйымның атын қысқаша жазу тәсілін қолдануға рұқсат етіледі. |
| Құжаттың мерзімі | Құжатқа автор – ұйым белгілеген мерзім тіркеу-бақылау нысандарына түсіріледі: араб цифрлармен үш жұп етіп күні, айы, жылы көрсетіледі. |
| Құжаттың индексі | Құжатқа автор – ұйым белгіленген индекс ТБ-ге келіп немесе жөнелтілген құжаттан түсіріледі. |
| Келіп түскен мерзімі | Құжаттың ұйымға келіп түскендегі күні, үш жұп араб цифрларымен тіркеу штампынан ТБН-ге түсіріледі. |
| Келіп түсу индексі | Құжатты алушы ұйымның құжатқа белгілеген индексін құжат түскен соң тіркеген кезде тіркеу штампынан ТБН-ге түсіреді. Құжат орындалғаннан кейін істердің номенклатурасы бойынша істің номерімен басқа индекстермен толықтырылады. |
| Құжаттың тақырыбы немесе мазмұны | Құжатта тұжырымдалған тақырып көшіріп алынады. Құжатта тақырып болмаса, оны құжаттаманы басқару қызметінің қызметкері өзі қалыптастырады. |
| Бұрыштама | Құжаттан тапсырманың негізгі мазмұны, авторы және бұрыштаманың мерзімі, атқарушы ТБН-ге түсіріледі. |
| Орындалу мерзімі | Үш жұп араб цифрымен күні, айы, жылы көрсетіледі. Жөнелтілетін инициативалық құжатты тіркеу кезінде күтілетін жауаптың мерзімі жазылады. |
| Орындалуы туралы белгі | Мәселенің нағыс мәнінде шешілгенінің қысқаша жазбасы немесе жауап құжаттың мерзімі мен индексі. |
| Істің номері | Істердің номенклатурасына сәйкес істің интексі. |
