Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

При организации практических информационных сис­ тем задача выявления информационных потребностей ру­ ководителей является одной из важнейших. Однако сле-[ дует иметь в виду, что непосредственно информационное! обеспечение потребителей производится по их запросам.!! Поэтому, прежде чем рассматривать методы выявления'; информационных потребностей, разберем понятие «инфор-£ мационный запрос».

Необходимо отметить, что между потребностью и за-|

мулируя запрос, излагает его в пределах того, что знает, а| не того, что ему следовало бы или хотелось бы знать.! Информация, которая отыскивается, не всегда идентична;! той, которая действительно необходима. Кроме того, за-1 прос бывает ограничен из-за недостаточной осведомленно-;-, сти специалистов о существующих способах получения? информации, т. е. потребность имеется, но она не установ-^ лена и не зафиксирована. Поэтому важно установить неї только потребности, выраженные в запросах, но и потреб-|

а) на специализированную информацию (определен-Jj ную точно), необходимую для решения конкретных ИССЛЄ-ij довательских проблем; |= б) на текущую информацию для общей ориентировки^ Давая определение информационному запросу, некото-|

рые исследователи понимают осознанное требование, которое во многих случаях не пол-.*

ностью выражает потребность в информации. В тех случа-g ях, когда запрос выражен четко, например требуется опре-1 деленный документ, форма запроса также лишь отчасти* выражает потребность, так как специалисту нужен не сама документ, а информация, заложенная в этом документе.!

Таким образом, потребитель обычно выражает в форме| запроса только ту часть своих потребностей, которая вы-| ходит за рамки стабильного обеспечения его информацией.;' Информационный запрос является важнейшим элемен­ том информационной системы. Его можно определить как

средство выражения информационной потребности. Уточ­ няя это определение, можно предложить следующую фор­

стей относится к сфере социологических исследований. Существующие методы анализа информационных за­

просов и потребностей можно разделить на две группы: методы прямого изучения и методы косвенного изучения.

К первой группе относятся: анкеты, интервью, беседы, наблюдения в процессе работы, дневники.

Методы второй группы основаны на изучении различ­ ных сведений, характеризующих деятельность потребите­ ля, но без обязательного контакта с ним. К их числу отно­

с различными вариантами сбора материалов и различны­ ми методами исследования (анкеты, записи наблюдений и т. д . ) .

Анкеты, рассылаемые потребителям информации, ока­ залось, не являются наиболее удачной формой исследова­ ния нужд потребителей. К недостаткам такого способа исследования следует отнести: невозможность оценки отве­ та при небольшом количестве полученных анкет (напри­ мер, если не все анкеты будут возвращены), незнание от­ ношения опрашиваемого (серьезное, несерьезное), неуве­ ренность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в анкете, частичные ответы на вопросы, по­ нижающие качество исследования, субъективная интер­ претация вопросов.

Дневники как форма записей самонаблюдения приме­ няются там, где потребители получают точные инструкции по их проведению. Этот метод является подходящим для текущих исследований потребителей информации с той оговоркой, что период исследования будет кратким.

Записи наблюдений применяются при исследовании за­ просов потребителей, но представляют собой ограниченное средство, так как регистрировать можно только такие

элементы, которые входят в объем наблюдений. Считается, что применение этого способа в небольших коллективах дает положительный результат, например в лаборатори­ ях для записи времени, в течение которого работник поль­ зуется тем или иным источником информации. С по­ мощью этого средства, однако, нельзя ответить на вопрос, в какой мере полученная информация удовлетворяет руко­ водящего работника и пользуется ли он этой информацией.

Что касается техники сбора материала, наиболее эф­ фективным и чаще всего применяемым способом при изу­ чении информационных запросов потребителей является личный опрос, проведенный на основании заранее разра­ ботанной инструкции-анкеты. Этот способ применяют в настоящее время в большинстве исследований, и его пред­ почитают как социологи, так и работники научной инфор-, мации. Такой способ сбора материала позволяет получит^ точные данные, если лицо, проводящее опрос, имеет со­ ответствующую подготовку. В случае непонимания вопро­ са опрашивающий может объяснить его, а также сориенти­ роваться, каким образом опрашиваемый подходит к каж| дому конкретному вопросу, к более широкой проблеме. I

Выявление информационных потребностей и запро| сов — одна из труднейших, но вместе с тем и важнейшие задач при организации информационных систем. Выявле| ние информационных потребностей и запросов является, исследовательским процессом.

Оптимальная методика выявления информационны: потребностей и запросов еще не создана. Однако в прак тике работ информационных служб уже прошли экспери ментальную проверку и дали положительные результаті некоторые методики. В частности, разработана методик? выявления информационных потребностей руководств*" отраслевого НИИ на основе переработки документов еле дующих уровней.

2.Министерского (приказы, решения коллегии, коор динационные планы, материалы общеминистерских сове щаний, результаты прогностических исследований отрас левого центра, обобщенные данные по теме «Анализ»).

3.Ведомственного (в рамках главного управления -*і приказы, директивные указания, утвержденные перспекЦ

тивный и годовой планы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, решения совещаний).

4. Межотраслевого (прогнозы развития, решения кон­ ференций, секций научно-технических советов мини­ стерств, обзорно-аналитические материалы родственных и

• смежных отраслей техники).

5. Институтского (прогноз развития, перспективные и ! текущие планы научно-исследовательских и опытно-кон- , структорских работ, решения конференций, научно-техни-

| в соответствии с их функциональными обязанностями. Ре-

: телей в зависимости от их категории. Информационные за- \ просы любых работников связаны с характером их дея­ тельности.

Имеется несколько подходов к выделению круга потре­ бителей информации по роду их деятельности, по темати­ ческой направленности необходимых им сведений, по за­ нимаемой должности [39].

В определении круга потребителей в зависимости от запросов за рубежом имеются две точки зрения, которые обусловлены различием структур систем информации. Так, например, действующая в ЧССР система информационно­ го обеспечения руководства не распространяется на отрас­ левые министерства, а рассчитана только на центральные партийно-хозяйственные органы страны. В ГДР действует единая система информирования руководства, в которую включено звено, ответственное за информирование цент­ ральных руководящих органов, и звенья информирования руководящих работников министерств и ведомств.

В рамках сложившейся в СССР единой научно-техни­ ческой информации этот подход представляется весьма перспективным.