Файл: Вопросы дальнейшего совершенствования управления на автотранспортных предприятиях Казахстана [аналитический обзор]..pdf

нарушениями трудовой и линейной дисциплины, аморальными поступка­ ми и др.

Результаты анализа позволяют установить направления работ по осуществлению "делегирования компетенций"! повышение дело- 'вой квалификации руководителей различных звеньев управления,

внедрение должностных инструкций, усиление воспитательной ра­ боты среда сотрудников.

Прием посетителей по производственным и личным вопросам,

является одним из элементов "непредвиденных дел". На авто­ предприятиях, как правило, существует порядок "открытых две­ рей". Наблюдения показали, что более половины посетителей к директору автопредприятия приходят по своей инициативе, Руко­ водители даже подчеркивают установившуюся практику приема посе­ тителей как проявление демократизма. Такой порядок отнимает у руководителя много времени, нарушает намеченный им план рабо­ ты, много времени отнимают телефонные разговоры.

f/окно резко сократить рабочее время директора на указан­ ные "непредвиденные дела" путем, повышения уровня работы секре­ таря. Квалифицированный секретарь фильтрует посетителей, поч­ ту. Руководителю должна попадать только та информация, приня­ тие решений по которой входит в его компетенцию, Установлено,

что почти половину поступающих на стол .директора документов секретарь монет направить непосредственно исполнителям, минуя руководителя. Этим ускорится и исполнение документов.

Секретарь, кроме того, проверяет исполнение приказов и рас­ поряжений, ведет учет документов. При этом, удобно пользоваться специально!'' картотекой с календарем, и карманчиками, куда на контрольное число вкладывается памятка (корейок) об исполнении

63

определенным лицом пункта приказа, документа и т.п.

Совершенствование организации управленческого труда, сокра­ щение так называемых "непредвиденных дел" позволяет высвободить

65-70? времени директора, которое он может использовать на реше­ ние перспективных вопросов развития предприятия, анализ эффек­ тивности работы коллектива.

Проведение указанных выше работ по совершенствованию органи­ зации труда руководителя и всего аппарата управления создает реальные предпосылки для планирования рабочего времени.

Одним из распространенных методов распределения времени яв­ ляются записи на листках перекидного календаря. Однако этот ме­ тод имеет определенные неудобства: на листках нет сетки часов,

поэтому рядом с записью дела приходится указывать часы, минуты;

для того чтобы получить полную картину загруженности в течение недели, декады, месяца, нужно перелистать страницы календаря, а

если забыл во-время перелистать страницу, то обнаруживается,что пропущено дело, к которому надо готовиться несколько дней.

Более удобным, методом планирования распределения времени в течение месяца является использование календарной картотеки ру­ ководителя. Эта картотека имеет 33 ячейки, из которых 31 служит для хранения информации по датам о выполнении намеченных работ.

Крайняя левая ячейка содержит карточки, на которых записаны не­ отложные работы, а крайняя правая служит для информации о рабо­ тах, сроки исполнения которых наступают в следующем месяце, а

также для временного хранения исполненных карточек. Соответствую­ щие ячейки ежедневно просматриваются и на карточках делаются отметки об исполнении, отмене или переносе работы на другой срок.

6 4

Эффективность применения картотеки руководителя повышается

благодаря использованию цветных карточек. Например, поручение

вышестоящих организаций и лип - красная карточка, задания под­ чиненнымбелая, общественные поручения - зеленая, личные дела -

голубая. Каждый данный день, а также•особенно важные даты отме­ чаются с помощью цветовых сигналов. Для этого используются бу­

лавки о цветными головками, которые вставляются в отверстия,

имеющиеся на шкале.

Лля планирования работы на предстоящий день используются

специальные планировочные карточки. Они содержат сетку часов,

опыт и разработал мероприятия по совершенствованию организации работы с документами. В частности, для работников аппарата уп­ равления были разработаны "Справки по оформлению документов",

"Перечень средств оргтехники для автопредприятий", усовершенство-

*

вана схема прохождения документов и система контроля за исполне­ нием.

План использования рабочего времени руководителя должен най­ ти отражение в планах работы руководителей различных звеньев уп­ равления. Тогда совещания, повестка дня их и другие мероприятия не будут неожиданностью, а решению тех или иных важных вопросов будет предшествовать тщательная подготовка. Постепенно вся дея­ тельность предприятия будет подчинена четкому плану распределе­ ния работ по времени.

Важным элементом стиля работы руководителя является организа-

ция совещаний. Обследования показали, что в среднем на совеща­

ния .уходит 10-20$ рабочего времени. В отдельных случаях удель­

ный вес их достигает 30$, Особенно много времени занимает прове­ дение совещаний у директора и главного, инженера автопредприятия

(табл.8), Следует отметить, что приведенные данные относятся главным образом к планируемым совещаниям. Кроме того* проводятся внеплановые совещания .директивного, инструктивного или информа­ ционного характера. С учетом этого удельный вео времени, израсхо­ дованного на совещания, еще больше. Эти данные показывают, какие огромные резервы экономии рабочего времени заложены в сокращении времени на проведение совещаний.

Автопредприятие не может влиять на количество совещаний, про­ водимых "сверху". Но организация совещаний, которые проводятся на предприятии, всецело зависит от самих-руководителей. Для это­ го необходимо провести работу по совершенствованию организации совещаний, начиная от подготовки, проведения совещаний и кончая контролем за реализацией решений совещания.

Служебные совещания каждым руководителем должны планировать­ ся в отрогом соответствии с календарным графикомпроведения слу­

жебных и партийно-общественных мероприятий на предприятии. Вне­ плановые совещания следует проводить только е крайних олучаях.

Решения, принятые на совещаниях, подлежат строгому контролю

исполнения. Контроль исполнения принятых решений возлагается на:

срока без достаточно веских причин, соответствующие руководители по подчиненности должны принять «еры административного воздей­ ствия.

Одним ив важнейших факторов экономии рабочего времени инженер­

но-технических работников и служащих на автотранспортном пред­ приятии является организация четкой связи между различными под­ разделениями. Последние,как правило, пространственно отделены друг от друга. Б течение рабочего времени возникает необходи­ мость постоянного контакта руководителей одного подразделения с другим, причем эти связи переплетаются; руководство должно получать разнообразную информацию о ходе производственного про­ цесса. В этих условиях налаженная связь облегчает установление

контактов, что позволяет значительно повысить производительность труда управленческого персонала.

В'казахетане проводятся большая работа по обеспечению каждо­

го АТП внутритехнологической связью, внедрению диспетчеризации в организации технического обслуживания и ремонта автомобилей,

созданию на крупных предприятиях центров управления производст­

вом. *

Важность внедрения внутритехнологической связи подтверждает­ ся опытом Тетыбайского АТП Мангншлакского автотреста. На этом предприятии был проведен ряд хронометражных .наблюдений труда ИТР.

Оказалось, что диспетчер производства в течение дня до 18 раз был вынужден бтлучаться от своего рабочего места для уточнения положения дел на производственных участках. На это тратится

3-3,ь час. его рабочего времени. /

Применение радиотелефонной связи, промышленного телевидения,

67

Имеется опыт подобной двусторонней радиотелефонной связи и в нашей стране. Радиосвязь успешно применяют в Минском город­ ском автотранспортном тресте, занимающемся, в основном, грузовы­ ми перевозками. Радиофикация автомобилей автоколонны №2414, осуществляющей транспортно-экспедиционные операции и централи­ зованные перевозки грузов с железнодорожной станции Степянка,

•позволила значительно повысить производительность автомобилей и сократить холостые пробеги тягачей. В результате себестоимость перевозки I т груза снизилась на 6,7 коп,, что за год дало эко­ номию. 1785 руб.

Для повышения производительности труда диспетчеров при кон­ троле за выпуском и возвращением автомобилей целесообразно внед­ рить _диспетчерское электрофицированное табло, которое!

-определяет местонахождение автомашин!

-сигнализирует в диспетчерскую о выпуске и возвращении каж­ дой автомашины;

-р помощью электрических штамп-часов отмечает на путевом листе время выезда и возвращения каждого автомобиля.

Заполнение путевых листов может быть резко ускорено с помощью штамп-печатного станка. Отметки в путевых листах произво,пятая с

помощью штампов: № автомобиля, .№автобазы, фамилия водителя, №автоколонны, табельный номер, №смены, дата, выезда.

Производительность труда управленческого аппарата повышает­ ся в результате использования организационной техники, Совет­ ские и зарубежные специалисты считают, что в аппарате управле­ ния с помощью организационной и вычислительной техники и средств связи может быть механизировано 4/5 всех видов работ.

•69

. Например| использование диктофона избавляет руководителя

от ручной записи докладов, распоряжений и других документов, На-

диктованное письмо или распоряжение будет в течение дня испол­

лефону или переговорному устройству и фиксировать служебные пе­ реговоры в процессе совещания по переговорному устройству. Как правило, диктофон располагается на рабочем месте оекретаря, а

микрофон и дистанционное управление - на рабочем месте директо­ ра. Для этой цели может быть использован диктофон "Дон" отечест­ венного производства. Он предназначен для записи речи на ферро­ магнитную ленту и последующего воспроизведения на громкоговори­ тель й телефон, а также печатания записанного текста на пишущей машинке, При работе о диктофоном марки "Дон" затраты времени на составление документов сокращаются в 2-2,5 раза, а производи­ тельность труда машинисток повышается на 25-40$.

Производительность рруда руководителя повышается в результа­ те использования простейшего переговорного устройства типа на­ чальник - секретарь для двусторонней прямой связи. Использова­ ние этого устройотва позволяет экономить в течение года целый ра­ бочий месяц.

При частом пользовании телефоном значительный эффект дает применение устройотва "Автонабор-24". Заранее закодировав 24 но­ мера (до 7 знаков) наиболее часто вызываемых абонентов АТС, мож­ но вызвать любого абонента без труда и затрат времени. Работа о аппаратом проста и удобна. Не снимая трубки, легким нажатием кнопки включаетоя аппарат: он "ждет" ответа станции, набирает

70

многоцифровой номер, и вы слышите гудки, а затем голос отвечаю­

щего абонента, требуется только снять трубку и говорить с або­ нентом.

Не снимая трубки, можно набрать любой номер и обычным но­

меронабирателем, Микротелефонная трубка берется только .для ве­ дения разговора. Благодаря автонабору могло соединиться о нуж­

и 2188 Запорожского автоуправления автоматическая запись на маг-

нитную ленту данных проверки автомобилей механиком ОТК на конт­ рольно-техническом. пункте, Такая организация учета обеспечивает четкую и ускоренную информацию для всех служб, точный учет вы­ хода и возврата автомобилей в течение суток, способствует улуч­ шению организации технического обслуживания и ремонта автомоби­ лей, постановку их на ТО-и ТР по фактическому состоянию, причем позволяет вести такой учет без увеличения штатных единиц.

Значительный эффект дает применение и других средств органи­

зационной техники: удобных папок, картотек, блокнотов, сшиватв-

71