Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования одобрено методическим советом.pdf

154
3. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.
4. Необходимо сказать о средствах обеспечения оперативной связью. Это телефонная,
радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор с несколькими
абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики. Руководителю необходимо два телефона. Один внутренний другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а затем переключать звонок на руководителя. Все средства коммуникационной техники надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
5. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной
работы руководителя.
Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во - вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на
рынке, в - третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое.
Необходимо также учитывать, что для полноценной работы необходимо: хорошее программное обеспечение, выхода на компьютерные сети и наличие компьютерной сети внутри организации.
Следует сказать о правилах безопасной работы и физиологичном положении при работе за компьютером. Основными источниками вредного воздействия на организм являются электромагнитные колебания низкой частоты. Скапливающийся на экране монитора электростатический заряд вызывает де ионизацию атмосферы, что приводит к вредному воздействию на ЦНС. Защитить себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики.
Чтобы работа была безопасной и комфортной необходимо позаботиться об аппаратном оборудовании компьютера:
Рабочее место с монитором:

специальный компьютерный стол переменной высоты;

длина 120-160 см;

ширина 80-90 см;

поверхность желательно светлая.
Освещение

сила света 500-600 люкс при работе с экраном;

свет, уравновешенный без теней;

по возможности дневной, но не ослепляющий.
Экран

на расстоянии не менее 50 см;

со слабым излучением;

с высокой контрастностью и разрешающей способностью;

с верхней строкой экрана на уровне глаз;

с экраном, установленным параллельно окну;

с регулярной очисткой экрана.
Клавиатура

не выше 3 см;

с наклоном не больше 15 градусов;

с длинным кабелем для свободной передвижки.
Офисные приборы

лазерный принтер с озоновым фильтром.
Система обслуживания рабочих мест руководителей. Электронные офисы

155
Система обслуживания рабочих мест менеджеров, как правило, включает средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ).
Система связи комплектуется телефоном, факсом, переговорными устройствами, диспетчерскими и прикладными телевизионными установками, электронной почтой.
Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.
Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.
Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.
Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления.
В его состав входят следующие аппаратные средства:

один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть;

передающие устройства;

средства копирования документов;

сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

проекционное оборудование для проведения презентаций.

156 клеткам мозга работать более интенсивно, так как без поступления кислорода они разлагаются более быстро, чем другие клетки.
Важным вопросом в рекреации является сбалансированное по возрасту и особенностям трудовой деятельности питание. Особое внимание следует уделить потреблению
витаминов, причем во все периоды года. Нехватка витаминов, прежде всего, проявляется в утомляемости, низкой концентрации внимания, подверженности простудным заболеваниям и потере аппетита.
Релаксация.
Переживание стрессовых ситуаций провоцирует в организме появление гормонов, в первую очередь уничтожающих значительное количество клеток мозга.
Практическое назначение релаксации - это умение управлять своими эмоциями и самовозбуждать свой дух. Поэтому очень важно владеть техникой медитации, использовать методы психологической защиты. Огромным релаксационным эффектом обладают танцы,
пение, чтение стихов, обращение к юмору, например, просмотр комедий. Позитивным эффектом обладает увлечение каким-нибудь хобби.
Катарсис.
По мнению венского психолога Виктора Франкла, нужно ежедневно оттачивать свою
совесть, чтобы человеку хватило чуткости расслышать требование справедливости, которому необходимо следовать в каждой жизненной ситуации.
К эффективным средствам катарсиса можно отнести музицирование, занятия
живописью или скульптурой, участие в любительских театрах, хоровое пение. Особым эффектом обладают путешествия и особенно общение с природой.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение самоменеджменту.
2. В чем заключается роль самоменеджмента?
3. Раскройте содержание процесса самоменеджмента.
4. Перечислите основные принципы самоменеджмента.
5. Дайте определение ортобиозу.
6. Охарактеризуйте практическое назначение релаксации.
7. Назовите главную рекомендацию рекреации.
8. В чем заключается роль катарсиса.
Тестовые вопросы
Найдите в каждом тестовом вопросе правильные ответы.
1. Слагаемые ортобиоза:
1) стресс; 2) рекреация;
3) катарсис; 4) депрессия;
5) релаксация; 6) компромисс.
2. Рациональный здоровый образ жизни менеджера - это....
1) аттракция;
2) коммуникативность;
3) ортобиоз;
4) мотивация.
3. Понятие самоменеджмента:
1) четкое планирование своего рабочего и свободного времени;
2) здоровый образ жизни;
3) агрессивные действия;
4) принцип Д. Эйзенхауэра, используемый для определения значимых задач;
5) войти в положение другой стороны.
4.Что такое самоменеджмент?
1) способность и возможность системы планировать и организовывать свою деятельность;
2) организация личной работы руководителя;
3) самостоятельность в деятельности менеджера;
4) нет правильного ответа.
5. Какая функция находится в центре круга самоменеджмента?
1) планирование;
2) организация трудового процесса;
3) самоконтроль;
4) работа с информацией.
6. Катарсис – это:
1) управление своими эмоциями;
2) оттачивание своей совести;
3) двигательная активность;
4) смысл человеческой жизни.

157
Раздел 16. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
16.1. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ. ФАЗЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Общение – специфическая форма взаимодействия человека с другими людьми как
членами общества.
В общении выделяют три взаимосвязанные стороны:
Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между людьми.
Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между людьми, например, нужно согласовать действия, распределить функции или повлиять на настроение, поведение, убеждения собеседника.
Перцептивная сторона общения – это процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания.
Деловое общение — учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.
В деловом общении предметом общения является дело.
Словесное общение руководителя включает:

инструктаж подчиненных,

выступление на собрании,

проведение совещания,

постановку задачи,

дружескую, воспитательную или деловую беседу,

анализ ошибок подчиненных.
Одной из важнейших форм управленческой деятельности являются деловые встречи
(беседы и совещания). Это одна из самых распространенных форм взаимодействия на работе.
Менеджер должен уметь вести деловые беседы. От этого во многом зависит успех или неуспех дела. Ученые определили, что при восприятии одного и того же сообщения его эмоциональная насыщенность располагается в следующем убывающем порядке:

индивидуальная беседа;

групповая беседа и слушание выступающих и докладчиков, просмотр кинофильма и телепередачи;

слушание радиопередачи;

чтение типографского и машинописного текста;

чтение рукописного текста.
Правила построения деловой беседы.
Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:

беседы без специальной подготовки (с учетом или без учета времени);

беседы специально подготовленные и строго регламентированные.
Анализ структуры делового общения менеджера и его динамики позволяет выделить четыре основных этапа.
1. Психологическое «чтение» особенностей поведения, внешнего облика, использование имеющейся психологической информации о конкретном работнике организации и составление первичного психологического портрета взаимодействующего лица.
2. Поиск психологических предпосылок эффективности общения и создание благоприятных условий для межличностного контакта.
3. Интеракция и воздействие менеджера в процессе профессионального общения на других лиц с целью решения профессиональных задач.
4. Оценка результатов конкретного акта общения и планирование содержания и процесса дальнейших контактов с определенными лицами (руководителями, подчиненными, представителями других организаций, коллегами).

158
ЭТАПЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ:
Первый этап профессионального общения — познание и составление первичного
психологического
портрета взаимодействующего с менеджером человека.
Психологическая информация о другом человеке зависит от конкретной ситуации общения и отражения его личностных свойств, степени знакомства с ним, наличия определенных сведений о нем в характеристиках и рассказах других работников и т.д.
При непосредственном наблюдении за человеком предметом «чтения» являются его
вербальные и невербальные акты поведения:

речь, ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики;

выразительные движения, мимика и жесты, экспрессия лица, глаз, тела;

движения, перемещения и позы человека, дистанция между людьми, сближение, соприкосновение;

физическое воздействие на другого человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары и т.п.).
Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в ношении одежды другим людям (часто выдающимся артистам, спортсменам, политикам) и т.д. Эффективность делового общения определяется также степенью соответствия реальных психологических портретов сотрудников представлениям о требованиях, предъявляемым к ним и их деятельности на конкретных должностях.
При составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется ориентироваться на следующие параметры личности:

направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы);

операциональные особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный и профессиональный опыт, стереотипы поведения);

психохарактерологические качества, выражающие отношения к различным сторонам действительности;

психические свойства и процессы (особенности процессов и свойств интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой сфер личности);

социально-психологические особенности поведения (социальный и межличностный статус, роли, стиль жизни и работы, культура коммуникативного поведения и стиль общения, социально-психологические качества личности);

биопсихические свойства (темперамент, половые и возрастные особенности, состояние здоровья, патопсихологические свойства).
Основными способами построения психологического портрета в процессе делового общения могут выступать:
Эмпатия как способ психологического анализа позволяет проникнуть в эмоциональное состояние людей, взаимодействующих в той или иной жизненной ситуации.
Рефлексия основывается на познании и оценке менеджером своей позиции и размышлениях о позиции другого человека, ходе его мыслей, ближайших и перспективных планах поведения.
Стереотипизация строится на основе переноса выявленных в практике общения менеджера типичных способов поведения, типичных свойств той или иной личности на конкретную ситуацию взаимодействия.
Индивидуализация — способ анализа поведения и черт личности человека, в основе которого находится выявление особых психологических примет, индивидуальных особенностей деятельности, его умений и навыков.
Второй этап профессионального общения — создание соответствующих условий и психологических предпосылок эффективных коммуникаций. Важнейшей психологической