Файл: Программа подготовки специалистов среднего звена по специальности 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.docx

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка-лексику, морфологию и синтаксис. В результате создается устойчивый речевой стереотип, который носители языка воспринимают как специфический, функционально ориентированный тип языковой нормализации текстов, то есть функциональный стиль.

Негативное языковое явление следует рассматривать не как стандартизацию официально-делового стиля, а как использование словесных штампов в устной и письменной речи. Тот тип штампа, который все больше проникает в живую разговорную речь, называется «канцеляризм» (по меткому определению К.И. Чуковского), использование не по смыслу трафаретных выражений из деловых бумаг.²⁷

Окраской официально-делового стиля обладают, прежде всего, лексические и фразеологические единицы языка (уведомить, препроводить, истец, протокол, жилищный найм, прокурорский надзор, единовременное пособие). Употребление названия «канцеляризм» по отношению к этой лексике и фразеологии во всех случаях кажется несправедливым, так как у этого наименования обнаруживается отрицательно-эмоциональная окраска. Целесообразнее разграничить два понятия и соответственно - два термина: «лексика с окраской официально-делового стиля» и «канцеляризм».²⁸

Первое название отражает место соответствующего пласта лексики в системе общелитературного языка, ее функционально-стилевую окраску. Второе название, «канцеляризмы», относится к этим же лексическим единицам, но когда они употребляются в речи с иной стилистической окраской, например, в разговорной речи, или в языке художественного произведения. Если при этом они употреблены непреднамеренно, случайно, то их употребление должно быть расценено как нарушение стилистической нормы, как речевая ошибка.

Самому же официально-деловому стилю, как и научному, чужда эмоционально-экспрессивная oкрашенность. Ведь в языковых средствах официально-делового стиля нет добавочных, дополнительных оценок говорящего (пишущего), которые бы наслаивались на языковые единицы сверх их лексического, номинативного или грамматического значения. Напротив, отбираемые здесь языковые единицы, как уже говорилось, призваны к тому, чтобы максимально точно, однозначно передать соответствующие понятия, факты.

---

²⁹

1. 
   Нормой считается использование книжного синтаксиса: употребление повествовательных, двусоставных, полных предложений с прямым порядком слов; предложений, осложненных однородными членами, причастными и деепричастными оборотами; сложных предложений.
   
2. 
   Из односоставных предложений активно используются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) определенно-личные предложения: необходимо обеспечить, придется сократить, Советую…, Обращаем Ваше внимание…
   
3. 
   Активно используются пассивные конструкции: Лицо, впервые совершившее преступление средней тяжести, может быть освобождено от уголовной ответственности; строительство ведется, дело передается.
   
4. 
   Используются «расщепленные сказуемые» – глагольно-именные словосочетания, которые в деловом языке часто используются вместо параллельных им собственно глагольных форм: произвести замену (вместо заменить), принять решение (вместо решить).
   
5. 
   Косвенная речь является преобладающей. К прямой речи прибегают лишь в тех случаях, когда законодательные акты и другие документы цитируются дословно.
   
6. 
   Вопросительные и восклицательные предложения в данном стиле не употребляются.
   
7. 
   Важную роль играют реквизиты – постоянные элементы содержания документа.
   
8. 
   Обязательны для официально-делового стиля такие средства, как абзацирование, рубрикация, выделение ключевых слов шрифтом.
   

Официально-деловой стиль речи очень распространен в профессиональной коммуникации юриста: письменная форма применяется для составления всех видов юридических документов; устная форма нужна для переговоров в суде, осуществления правовых действий между предприятиями и организациями и внутри них.

Яркой особенностью синтаксиса официально-делового стиля является его усложненность, «в котором отражается тенденция к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно следственных отношений». Это во многом объясняется предписующе-долженствующим характером деловой речи, предполагающим последующие обязательные действия адресата.

Синтаксические нормы регулируют как посторенние отдельных словосочетаний (присоединение определений, приложений, дополнений к главному слову), так и построение целых предложений (порядок слов в предложении, согласование подлежащего и сказуемого, употребление однородных членов, причастного и деепричастного оборотов, связь между частями сложного предложения).

---

Стандартизация облегчает обнаружение и обработку данных, содержащихся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и тот вид, который представлен в деловом общении, имеют ряд характеристик, что свидетельствует о достаточно высоком уровне языковой подготовки документа.

---

2.4Типичные ошибки в языке и стиле служебных документов

Стиль - это особенность языка, отраженная в выборе, сравнении и организации языковых средств применительно к коммуникативным задачам. Существует такой функциональный стиль, то есть стиль, который соответствует основным особенностям языка, связанным с той или иной сферой человеческой деятельности, например публицистической, научной, художественной или литературной, разговорной, а также бытовой, формальной и профессиональной. Каждая часть информации нуждается в языке, на котором она будет записана, отправлена и обнаружена.³⁰

Этот сложный процесс может быть реализован с помощью специфической терминологии – основной составляющей любого функционального стиля.

Стиль официально–делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально–политической и культурной сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально–деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально–личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально–деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально–деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов. Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено.

---

³¹

Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.). Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это: ‒ краткость и компактность изложения официального материала; ‒ точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; ‒ последовательность использования технических приемов правотворчества.³²

Типичные ошибки в составлении служебных документов можно разделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

1. 
   Структурные ошибки:
   

‒ неверное построение делового письма;

‒ несоразмерное положение его частей (важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом, несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок).

Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.³³

2. 
   Синтаксические ошибки:
   

‒ ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении;

‒ нарушение специфики употребления деепричастных оборотов (ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов);

‒ ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения (нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст, хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте, поэтому, неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться).

---