Файл: Программа подготовки специалистов среднего звена по специальности 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.docx

⁴.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом – «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом – руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа⁵.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Важным фактором в деловом общении является воспроизводимость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность всегда «основана на правилах», что приводит к использованию одного и того же языкового средства в сходных ситуациях.⁶

Еще одной особенностью делового общения является тематическое ограничение объема задач, решаемых организацией. Функции учреждения могут быть описаны, классифицированы и регламентированы. Поэтому круг вопросов, по которым устанавливаются управленческие документы, достаточно стабилен.⁷

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

‒ официальный характер информации;

‒ адресность информации;

‒ повторяемость информации;

‒ тематическая ограниченность.

Кроме того, условия делового общения устанавливают определенные требования к управленческой информации о соответствии, от которых зависит эффективность деловой коммуникации.

Одним из важнейших требований к управлению информацией является результат самой сущности функций управления, которая заключается в принятии управленческого решения с целью воздействия на орган управления управляемыми объектами. Принятие решений должно основываться на получении, обработке и использовании информации. Поэтому эффективность управленческой деятельности достаточно высока только в том случае, если для принятия решений используется соответствующая информация, необходимая для деятельности организации. Орган управления может принимать оптимальные управленческие решения только на основе получения актуальной информации. Актуальность информации обеспечивается содержанием самого документа, а также возможностью ее передачи, обработки и связи между заинтересованными ведомствами и должностными лицами.

---

⁸

Важность информации связана с рядом других характеристик управленческой информации, в частности:

‒ достоверность (объективность);

‒ убедительность (аргументированность);

‒ полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убежденность (обоснованность) информации, необходимой им для побуждения адресата к совершению (или не совершению) определенных действий; ее реализация также будет зависеть от того, насколько документ обоснован.

Требование полноты означает, что документ должен содержать всю информацию, необходимую для принятия решения на основе полученной информации. Глубина вопроса, зависящая от цели документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме–просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточная информация может потребовать запроса дополнительной информации, что может привести к неоправданной переписке.⁹

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития официально-делового стиля выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, который был разработан для того, чтобы дать возможность наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, чтобы они отвечали всем требованиям, которые к ней предъявляются.¹⁰

Таким образом, можно сделать следующие выводы. В результате стремительного развития электронных средств связи все реже и реже в деловой практике и сервисной деятельности используются почтовые отправления, однако такая необходимость все же существует по причине этикета.

Преимущества письменной деловой коммуникации достаточно очевидны:

1. 
   Написанное слово обладает большей силой, чем слово произнесенное, и имеет более продолжительное воздействие, потому что письменное сообщение можно длительного хранить и перечитывать снова и снова.
   
2. 
   Письменная деловая коммуникация позволяет планировать, отбирать и правильно оформлять мысли, поэтому она часто более тщательно сформулирована, чем устная деловая коммуникация.
   
3. 
   Письменная деловая коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, поскольку больше внимания уделяется сознательному восприятию информации. Именно поэтому она играет ведущую роль в передаче важной и официальной информации.
   

---

По сравнению с современными коммуникационными каналами, письменная деловая коммуникация обладает и рядом недостатков, которые необходимо учитывать: восприятие сведений в письменной делово коммуникации напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные тексты, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение дорогим и путаным.

Умение успешно вести письменную деловую коммуникацию стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в любом виде профессиональной деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах и принципах делового общения.¹¹

---

1.2 Официально-деловой стиль как язык документов

Поскольку деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, совершенно необходимо рассмотреть ряд его специфических черт.

Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.¹²

Несомненно, официально–деловой стиль, как и в целом, русский язык, с течением времени претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства, прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно складывались черты официально–делового стиля:

1) Высокая степень терминированности лексики:

• 
  юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т.д.);
  
• 
  экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т.д.);
  
• 
  экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.).
  

2) Именной характер речи, выражающийся

• 
  в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие: погашение кредита, отсрочка платежа
  
• 
  в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.
  

---

3) Развитие канцелярских фраз, связанное с переходом причастий в классе прилагательных и местоимений:

• 
  настоящие правила – эти правила;
  
• 
  настоящий договор – этот договор;
  
• 
  в установленном порядке – в законном порядке.
  

4) Стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

• 
  контроль обычно возлагается, сделка – заключается, цена – устанавливается
  
• 
  позиции бывают конструктивными или неконструктивными;
  
• 
  деятельность – успешной; необходимость – настоятельной;
  
• 
  скидки – значительными, разногласия – существенными или несущественными и т.д.
  

5) Стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально–правовых отношений:

• 
  в установленном порядке;
  
• 
  в соответствии с принятой договоренностью;
  
• 
  в случае невыполнения долговых обязательств;
  
• 
  договор вступает в силу со дня подписания.
  

6) Формально–логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами.

7) Отсутствие отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

8) Максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Официально–деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).¹³

Также основными особенностями официально-делового стиля являются:

‒ нейтральный тон изложения;

‒ точность и ясность изложения;

‒ лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения является нормой формального делового общения, которая относится к деловым отношениям между автором и адресатом документа, не

---