Файл: Проектирование и запуск новой школы в г. Хабаровске.pdf

Любой проект, даже при очень тщательном планировании и контроле, может сбиться с графика работ, т.к. подвергается воздействию разных заинтересованных сторон (далее ЗС) и внешнего окружения. В таблице 2опишем ЗСдля данного проекта и их интересы относительно данного проекта.

Таблица 2.

Заинтересованные стороны

ЗС	Интерес	Значимость
1.Покровитель проекта – Минобрнауки Хабаровского края	Запустить проект с соблюдением бюджета, времени и качества.	Высокая, т.к. есть школы по Хабаровскому краю работающие в две смены.
2.Команда проекта	Профессиональный интерес.	Высокий, т.к. это«вызов» специалистам, которые должны работать в сложных условиях.
3.Персонал: учителя, педагоги, управленцы	Самореализация, возможность развиваться, наличие рабочих мест.	Высокая, т.к. в новой школе с новым оборудованием есть возможность для творческого развития.
4.Администрация города и края	Соблюдение баланса между интересами города и населением.	Высокая, т.к. администрация заинтересована в решении проблемы со школами, работающими в две смены.
5.Контролирующие организации	Соблюдение законов.	Высокая, т.к. потребуется время для согласований и соблюдений всех норм и правил.
6.Поставщики	Получение заказа: строительство, оборудование и др.	Высокая, т.к. сумма заказ достаточно высокая.
7.Партнёры	Расширить сферу своего влияния	Высокая, т.к. это создаёт единую систему непрерывного образования.
8.Родители	В гарантии безопасности для ребёнка, т.к. учиться будет в первую смену, питаться и находиться в школе до определённого времени.	Высокая, т.к. спокойствие родителей за своего ребёнка превыше всего.
9.Конкуренты	У репетиторов возможен спад спроса на дополнительные уроки	Средняя. Спрос возможно и снизится, но за счёт ассортимента и гибкости услуг, которые предлагают репетиторы, сегмент потребителя восстановится быстро.
10.СМИ	Новости.	Высокая, т.к. это поднимет интерес к СМИ.
11.Общественность	Развитие города и края.	Высокая, т.к. строительство новой школы демонстрирует отношение власти к народу.

Можно сделать заключение: большая часть ЗС будет проявлять интерес к срокам и качеству выполнения проекта.

2.6. Возможности и угрозы, преимущества и недостатки

Возможности и угрозы, преимущества и недостатки для проекта складываются под воздействием внешних сил. Для описания внешних сил будем использовать концепцию SWOT – анализ (см. табл. 3).Для анализа влияния внешних сил на проект будем применять 5-бальную шкалу оценки, где для «преимущества» и «недостатков»: «1» - это слабое значение, «5» - сильное значение, а для «возможностей» и «угроз»: «1» - это слабое влияние, «5» - сильное влияние. Остальные показатели промежуточные. Оценка и описание составлены на основании беседы с партнёрами проекта, с руководителями, с учителями, с родителями, с ЗС.

Таблица 3.

Возможности и угрозы, преимущества и недостатки

Преимущества проекта	Оценка		Недостатки проекта		Оценка
1. Предоставление жителям города и края высококачественной образовательной услуги.	«5»		1.На старте проекта всегда имеются недоработки.		«2», т.к. любой процесс требует время на запуск.
2. При открытии школы будут созданы новые рабочие места.	«3», т.к. количество мест ограниченно.		2. Требуются учителя с высшей категорией – на сегодня это «дорогой и востребованный» ресурс.		«5»
3.Использование бюджетных денег по назначению.	«3», т.к. процесс поэтапный.		3. Проект имеет достаточно большой дисконтный период окупаемости.		«3», для города и края это допустимая единица, хоть и затратная.
4.Запуск новой школы связано с взаимодействием с другими структурами и организациями на постоянной основе.	«5»		4. Со временем предоставляемые услугимогут подорожать.		«3», т.к. это изменение связано с воздействием внешних сил.
5. Запуск проекта, информирование населения, покажет пример удачного процесса для других городов и регионов ДВФО.	«4»		5. Потребуется много времени на объяснения, консультации по запуску проекта. Это трудоёмко и дорого, т.к. надо будет отвлекаться от основного процесса.		«3», т.к. надо будет пересмотреть планы работы.
Итого:	«20»		Итого:		«16»
Возможности проекта, рассмотрим через STEEP факторы.		Оценка	Угрозы проекту, рассмотрим через STEEP факторы.	Оценка
1.Политический. Проект запускается в сложное политическое и экономическое время, введены санкции против РФ. Запуск проекта соответствует политики Путина В.В. согласно образовательной программы до 2025г.		«5»	1. Политический. Может резко измениться политическая и экономическая ситуация и есть риск, что производители оборудования изменят цены.	«4», но имеются и другие поставщики оборудования правда, немного дороже.
2.Экономический. В данный момент дети учатся в две смены, что сильно влияет на объём затрат.		«4»	2.Экономический. Курс доллара и евро в данный момент сильно меняются, поэтому суммарная стоимость проекта может измениться.	«5»
3.Технологический процесс носит инновационный характер и это должно способствовать повышению интереса учителей ко всему передовому в науке.		«4»	3.Технологический. Прогресс меняется достаточно быстро и надо будет отслеживать компетентность учителей на соответствие.	«2», т.к. в стране имеется достаточно количество ВУЗов, способных обучить требуемых специалистов.
4.Социальный. Состав персонала не большой, но эти люди останутся на ДВ, не уедут.		«4»	4.Социальный. Состав персонала школы, как правило, люди старшего поколения.	«3», есть и молодые специалисты и если у них будет работа, то возможно останутся на ДВ.
5.Экологический. Территория вокруг школы будет облагорожена.		«5»	5.Экологический– угроз практически нет.	«2»
Итого:		«22»	Итого:	«16»

Подведём итог: положительные стороны в сумме дают 44=20+22, где20 – это преимущества, 22 – возможности. Отрицательные стороны в сумме дают: 32=16+16, где 16 – это недостатки, 16 – угрозы.

Заключение: положительные моменты не на много превышают отрицательные и в любой момент под влиянием любых внешних сил ситуация может повернуться в отрицательную сторону. В связи с этим надо усилить влияние положительных сторон и сделать это можно за счёт детального планирования.

2.7. Проверка проекта на осуществимость

Проверим проект на осуществимость. Для этого необходимо ещё раз рассмотреть следующие аспекты:

Финансовый. Как правило, бюджет выполняется полностью, небольшое отставать от графика допустимо.
Технический. Процесс строительства, согласования с разными службами выполняет ген.подрядчик согласно договора намерения. Процесс поставки оборудования будет выполнять компании «Sumsung». За качество оборудования, монтаж, за обучение персонала, отвечает выбранный поставщик, с которым будет заключён договора сотрудничества. За функциональное соответствие учителей и персонала, за требуемую компетентность управленческого состава, несёт ответственность ген.директор и куратор проекта, т.к. именно они будут проводить отбор (собеседование), найма и ввод персонала в работу.
Внешнее окружение. Влияние внешнего окружения на проект рассмотрели в п. 2.2.5, таблица 2 и в 2.2.6, таблица 3.
Ресурсно-управленческий (команда). Этот ресурс обеспечивается командой по проекту, квалификация каждого подтверждается соответствующим образованием.

2.8. Возможные риски и стратегии обращения с рисками

Если финансовые, материальные, технические и кадровые риски можно увидеть и предупредить, то существуют риски, которые сложно выявить и поэтому сложно управлять. К таким рискам относятся: социально-политические, правовые и риск оценки времени и усилий. Для выявления и управления данными рисками в данном проекте рассмотрим:

1.Сделаем предположения, что может возникнуть и по какой причине. Исходя из представленного выше описания проекта, можем предположить, что проблема может возникнуть из-за финансирования. Причиной может стать политика и экономика в мире.

2.Оценим влияние. Если политика и экономика изменятся и проблема возникнет, то оценить её будет сложно из-за большого масштаба и охвата территорий. В таком случае у покровителя проекта есть следующие варианты действий – приостановить запуск проекта или искать новые пути решения. Для менее влиятельных рисков, проводится оценка причин и составляется список мероприятий по уменьшению риска либо полное его исключение.

2.9. Стратегия снижения рисков и стратегия управление рисками

Существует несколько стратегий по обращению с рисками и для данного проекта подойдут следующие: стратегия снижения рисков и стратегия управления рисками.

Стратегия снижение рисков выполняется при помощи контроля, постоянного наблюдения, анализа данных и показателей и будет применяться управленческим персоналом на протяжении всего проекта. Это будет включено в должностные обязанности.

Стратегия управление рисками так же будет соблюдаться управленческим персоналом на протяжении всего проекта. Данная стратегия управляется при помощи заключённых договоров и письменных соглашений и проявляется там, где могут возникнуть разногласия.

В случае возникновения риска, рекомендуем создать ситуационный план по решению с чётким описанием ожидаемых результатов, какие ресурсы привлекутся и на сколько. Данный план необходимо согласовать с ранее составленным общим планом.

2.10. Этапы жизненного цикла проекта

1. Содержание. После прохождение данного этапа получаем следующие результаты: резюме проекта, чёткое понимания и видения, что будет в проекте, какие услуги будут на выходе, какой потребуется образовательный процесс, какие внешние силы окружают, какое создаётся влияние, какие формируются риски. Так же на этом этапе разрабатываются, согласовываются и подписываются документы (внешние и внутренние).

Внешние: Соглашение между Министерством и подрядной организацией, Договор о намерении, Порядок взаимоотношений.

Внутренние: Положение и др. локальные акты (приказы, распоряжения).

2. Планирование. Данный этап проекта является самым «подвижным» - всё время меняется. Акцент на этом этапе делаем на планирование всех ресурсов. На этом этапе важно уделить время и внимание вопросу команде проекта, продумать мотивацию, выявит потребности. Когда идёт этап реализации, команда не должна «бурлить» и «притираться», а должна работать на результат.

3. Исполнение. Это этап строительства и сдачи школы в эксплуатацию. Ответственность за этот этап разделяют между собой ген.подрядчик и ген.директор.

4. Закрытие проекта и оценка. Этот этап наступит не скоро, но о нём надо говорить сейчас, для того, чтобы помнить и чётко видит, что хотели достичь, достигли или нет и почему. Прописанный и выделенный данный этап позволяет не сбиться с цели.

2.11. Методы планирования

Теперь рассмотрим и объясним, какие инструменты применили при планировании и почему. Как правило, план проекта состоит из 7 следующих элементов, соблюдение которых не позволит сбиться с плана:

разделение работ на отдельные задачи;
структуры команды проекта и обязанности ключевых фигур;
оценка трудоёмкости и сроков выполнения каждой задачи;
график очерёдности и продолжительности выполнения задач;
ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи;
детали бюджета, связанные с каждым видом затрат;
резервные планы для парирования выявленных рисков.

Для контроля всех этих элементов мы применили следующие инструменты.

Распределение работ на задачи, первый элемент плана - общая диаграмма Ганта (см. приложение 2, стр. 47). Данный инструмент позволяет увидеть последовательные мероприятия, критические точки.
Карта полномочий и ответственности (см. приложение 3, стр. 49). Данная карта позволяет проконтролировать второй элемент плана. Для данного проекта получилось, что самая высокая ответственность у Покровителя проекта, у руководителя проекта или директора и у разработчика по финансам. Покровителю проекта и руководителю проекта надо на это обратить внимание. Это позволит избежать перегрузки персонала, возможных стрессов и конфликтов.
При помощи Сетевого графика мы определим трудоёмкость ключевых этапов - это третий элемент планирования. Данная схема позволяет выделить не только последовательность действий, но и увидеть параллельные события, обозначить ключевые, на выполнение которые необходимо усилить контроль. Схема показывает зависимость одного действия от другого.
Диаграмма Ганта помогает отслеживать и четвёртый элемент плана – очерёдность и продолжительность. Диаграмма Ганта позволяет рассмотреть ключевые этапы более детально с целью повышенного контроля. Эта диаграмма так же позволяет увидеть моменты пересечения, разрывы и точки наложения. Этот период самый насыщенный мероприятиями: заканчивается период согласований, поступает оборудование и начинаются текущие работы.
Бухгалтерия сделала необходимые расчёты и комментарии к ним. Продемонстрировать не могу, т.к. это не входит в мою компетентность.