Файл: Тема Слагаемые культуры речи делового общения.docx

Вопрос 3. Текстовые нормы письменной деловой речи.

Выбрав соответствующий ситуации жанр документа, мы определяем и единственно возможную в данном случае форму (схему) документа. Что такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания. Их называют реквизитами. Реквизиты во внешних и внутренних документах разные. Основными реквизитами деловых писем являются следующие.

 

Реквизиты деловых писем

Перечень реквизитов	Комментарии
Адресант (отправитель)	наименование отправителя документа в форме именительного падежа (кто? что?)
Адресат (получатель)	— наименование учреждения в форме именительного падежа (что?) — указание должности лица в форме дательного падежа (кому?) — фамилия, имя, отчество лица в форме дательного падежа (кому?)
Дата	записывается арабскими цифрами из 6 знаков: число, месяц, год (например: 05.07.09)
Тема письма (! указывается не всегда)	пишется с прописной буквы без точки; примеры формулировок темы: О высылке каталога или О возмещении убытков
Подпись	в реквизите «подпись» указываются: ― наименование должности сотрудника, написавшего письмо — имя, отчество, фамилия сотрудника в форме именительного падежа (кто?) ― подпись

 Следует помнить, что деловое письмо является единственным видом документа, на котором не пишется его название, т.е. слова письмо-просьба или письмо-ответ не пишутся.

Приведем схему организации текста делового письма любого содержания:

---

Для сокращения времени на подготовку документов и во избежание ошибок в организациях созданы типовые формуляры для разнообразных целей, включающие в себя заранее напечатанные на типовых бланках отдельные реквизиты. Поэтому не удивляйтесь, если в какой-либо организации вы увидите несколько иное расположение реквизитов. Отметим, что при поступлении письма в организацию добавляются:

·     резолюция ответственного лица;

·     отметка о контроле за исполнением.

Форма документа не ограничивается суммой его реквизитов: необходимо знать схему организации текста: количество частей текста, их взаимосвязь, последовательность расположения.

Структура делового письма.

Наиболее простая структура делового письма – это две части. В первой излагаются факты и события (причины, аргументы), послужившие основанием для создания письма. Во второй – выводы, просьбы, предложения. Количество частей текста может быть и более двух. Вот примеры схем организации текста некоторых деловых писем.

Служебное письмо-запрос:

·     обоснование необходимости запроса;

·     содержание запроса;

·     ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Письмо-просьба:

·     изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

·     изложение просьбы;

·     ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена;

·     выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (с отказом):

·     повторение изложения просьбы;

·     обоснование причины неудовлетворения просьбы;

·     констатация отказа или отклонения предложения.

Сопроводительное письмо:

·     сообщение о высылаемом материале;

·     уточняющие сведения.

И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

Таким образом, последовательность действий в реализации письменной деловой речи такова:

---

определение типовой официально-деловой ситуации → жанр документа → форма документа → языковое наполнение документа.

---

Вопрос 4. Языковые нормы письменной деловой речи.

1)      Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул (клише). Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде. В деловой канцелярской речи такие устойчивые словосочетания называют канцеляризмами. Их наличие в деловой речи объясняется регламентированностью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи. Задача составителя текста упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (сообщаем о …, просим Вас рассмотреть вопрос о…, считаем целесообразным…). Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в результате осмотра упаковки установлено. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Вот примеры некоторых языковых формул, которые вы можете использовать в деловой письменной речи.

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих мотивы, причины и цели создания документа:

В ответ на ваше письмо от…

В связи с вашей просьбой…

В порядке оказания помощи…

Ввиду отсутствия…

По вашему запросу высылаем (направляем, посылаем) Вам…

В связи с нарушением срока поставки…

В связи с финансовыми трудностями…

В целях ознакомления с…

В целях обмена опытом…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих просьбу, требование:

Прошу Вашего ходáтайства перед…

Мы обращаемся к вам с просьбой…

Прошу рассмотреть возможность…

Убедительно прошу решить вопрос…

Мы будем (весьма) признательны (благодарны) вам, если…

---

Просим принять участие…

Просим вас рассмотреть вопрос…

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих напоминание или предупреждение:

Напоминаем, что срок соглашения истекает…

Организация уведомляет вас о том, что…

Вторично ставим вас в известность…

Мы официально заявляем вам…

Мы вынуждены сообщить…

 

Примеры стереотипных формул (клише), выражающих отказ от предложения:

К сожалению, вашу просьбу мы выполнить не можем…

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу не представляется возможным…

К сожалению, мы не можем выслать (предоставить)…

Примеры этикетных стереотипных формул (клише):

Многоуважаемый (уважаемый) господин Серебряков!

Уважаемые коллеги!

Желаем успеха вашей компании…

2)      В текстах документов употребляйте только литературные слова, так как в официально-деловой речи недопустимы жаргонные слова (в том числе и профессионализмы), просторечия и диалектизмы.

3)      Старайтесь использовать нейтральные (неэмоциональные и неэкспрессивные) слова в прямом значении. Осторожно нужно также обращаться и с «производными» словами, так как в новой форме они могут приобретать иной смысл. Например: строить – перестройка, документ – документальный, метод – методология.

4)      Создавайте простые конструкции с акцентом на ключевые слова.

Характерной особенностью любого официального документа является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным нормам расположения слов, принятым в данном языке.

В русском языке информационная насыщенность речи возрастает именно к концу предложения. Это значит, что, как правило, в конце предложения располагаются ключевые слова и фразы, несущие основной смысловой акцент. Таким образом, в начале предложения должна находиться вспомогательная информация, а затем основная. Причем, вспомогательная информация помещается перед сказуемым, а основная информация – после него. Сравните: «Заседание совета директоров состоится в конференц-зале в 15 часов 30 минут» (акцент на обстоятельствах проведения: где и когда). Или: «В 15 часов 30 минут в конференц-зале состоится заседание совета директоров»(акцент на событии: что состоится).

---