Файл: 6. 1 Правила 75 2 Помощь 76 3 Контакты 76 4 Новости 76.docx

Триггер срабатывания	Вид рассылки	Адресат	Текст письма
Шаг публикация Закупки	Email	Автор	Здравствуйте! С вашего аккаунта на Портале закупок группы компаний ОРГАНИЗАЦИЯ, с <логин> была создана Закупка <наименование + вложена ссылка на Закупку> под номером . С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг публикация Закупки	Оповещение Платформы	Автор	Создана новая Закупка
Шаг публикация Закупки	Email	Поставщики, выбравшие подобный Вид закупки	Здравствуйте, на Портале закупок группы компаний ОРГАНИЗАЦИЯ объявлена новая закупка Наименование: <Наименование закупки + вложенная ссылка на Закупку> Вид закупки: <СМР/ТМЦ/услуги> Регион: <город> Срок начала представления заявок: <дата начала Закупки> Окончание представления заявок: <дата окончания Закупки> С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа

Общая схема БП Закупки.

Схема 10. Весь процесс Закупки в разрезе статусов

4.1.3.1 Подтверждение заявок от Поставщиков

Описание процесса

Основной и альтернативные пути переключаются Админом системы. Различие в отображении Заявок от Поставщиков с даты начала, до даты окончания Закупки, статус Закупки «Запрос открыт», в этот период Поставщики могут отправлять заявки на участие, коммерческие предложения и др. документы:

1. 
   Админы видят заявки и могут скачать КП и доки;
   
2. 
   Админ видят заявки, не могут скачать КП и другие документы;
   
3. 
   Админа не видят ничего, до момента «окончания подачи заявок на участие в Закупке» (После срока окончания заявок, система АВТОМАТИЧЕСКИ открывает все данные по поставщикам).
   

В разделе «Мои объявления» Админ закупок может управлять своими закупками (где является автором закупки). Нажав на Закупку, открывается карточка Закупки с основными данными:

1. 
   Наименование закупки;
   
2. 
   Организатор закупки;
   
3. 
   Объект закупки;
   
4. 
   Виды материалов;
   
5. 
   Условия оплаты;
   
6. 
   Дата начала закупки;
   
7. 
   Дата окончания закупки – дата + время окончания;
   
8. 
   По вопросам Закупка – ФИО + номер телефона;
   
9. 
   Вид закупки;
   
10. 
    Регион закупки;
    
11. 
    Статус;
    
12. 
    Закупная документация;
    
13. 
    Комментарий к Закупку.
    

---

Также в открывшемся окне имеется кнопка «Смотреть список участников». Нажав на кнопку, открывается страница «Список участников закупки». Страница имеется табличный формат отображения данных из списка участников и несколько основных функций.

Функция «Информация по Закупке», нажав на неё открывается страница с подробной информацией, данная страница имеет функцию печати и сохранения в виде файла PDF Информация на странице (Некоторые поля появляются постепенно исходя из стадии процесса и фактических действий по закупке):

1. 
   Информация по Закупке на «текущая дата»;
   
2. 
   ID закупки;
   
3. 
   Наименование закупки;
   
4. 
   Организатор закупки;
   
5. 
   Объект закупки;
   
6. 
   Вид закупки;
   
7. 
   Виды материалов;
   
8. 
   Регион закупки;
   
9. 
   Условия оплаты;
   
10. 
    Дата начала представления заявок;
    
11. 
    Дата и время окончания представления заявок;
    
12. 
    Комментарий по Закупке;
    
13. 
    Администратор – ФИО, E-mail, контактный номер Автора закупки;
    
14. 
    Подано заявок на текущую дату – таблица:
    
    1. 
       №;
       
    2. 
       Наименование компании;
       
    3. 
       Рейтинг;
       
    4. 
       БИН;
       
    5. 
       Дата подачи заявки;
       
    6. 
       Статус заявки;
       
    7. 
       Дата последней подачи КП;
       
    8. 
       Причина отклонения заявки;
       
    9. 
       Статус – победитель/запасной победитель/проигравший;
       
    10. 
        Причина победы/проигрыша.
        

Данные со страницы можно распечатать или сохранить в виде файла ПДФ.

Функция «Отменить Закупку». Отменить Закупку может его Автор, на любой стадии кроме завершения Закупки, статус «Победитель выбран».

Также страница «Список участников закупки» отображает информацию и заявки поставщиков в табличном виде.

1. 
   Наименование компании – нажав на наименование компании в новом окне открывается Раздел «Компании», а также выбранная компания. В странице компании отображается вся информация из «Профиля поставщика и Профиля компании поставщика», все документы компании можно скачать для ознакомления. Также в данной странице отображается «Рейтинг компании» (Рейтинг поставщиков описан в разделе ТЗ 6.11). Имеется функция «Отзыв» нажав на неё открывается все отзывы по компании либо можно оставить свой отзыв (Отзыв компаний описан в разделе ТЗ 6.11.2). Имеется функция «Скачать» и «Распечатать» , распечатывается документ со всей информацией по компании исключая файлы и документы;
   
2. 
   Рейтинг;
   
3. 
   БИН;
   
4. 
   Ком.предложение – скачивается коммерческое предложение, загруженное Поставщиком при подаче заявки на участие (Описано в разделе 5.1.2);
   
5. 
   Дополнительные файлы – скачиваются все файлы одним архивом, вложенные Поставщиком при подаче заявки на участие;
   
6. 
   Статус по ком.предложению – данное поле состоит из двух кнопок:
   
   1. 
      Принять:
      
   2. 
      Отклонить.
      
   3. 
      Описание принятия и отклонения заявок. Процесс:
      
      1. 
         Основной путь – Автор закупки может принять или отклонить заявки на любой стадии, при этом обязательно прописывает комментарий в текстовом формате. При отклонении к Поставщику, отправившему заявку, приходит уведомление, до завершения срока подачи заявок у данной Закупки, Поставщик может заново отправить заявки на участие.
         
      2. 
         Альтернативный путь – Автор (Тип учетной записи - Админ закупок, админы видят все заявки) Закупки не может скачать КП и другие документы, поданные при заявке на участие.
         
   4. 
      В обоих случаях прописывается комментарий и отправляется уведомление Поставщику.
      
   5. 
      В обоих случаях после принятия решения рядом с его статусом фиксируется дата и время.
      
7. 
   Результат – в данном поле выбирается победитель, победителей может быть несколько. Перед тем как проставить победителя проходят торги и требуется согласование вне системы. Процесс торгов описан в разделе ТЗ 4.1.3.2. Согласование проходит вне системы, но результат в виде документа или Скрина необходимо прикрепить после отбора поставщика вне системы по текущей Закупке.
   
8. 
   Перед тем как сделать выбор у Автора Закупки имеется обязательный шаг, как «Загрузка документа по итогам отбора поставщика». Один документ, сохраняемый в системе и просматриваемый всеми Админами в карточке Закупки.
   
9. 
   Автор закупки проставляет победителя или проигравшего для каждой отдельной заявки. Выбор статусы заявки:
   
   1. 
      Победитель;
      
   2. 
      Проигравший;
      
   3. 
      Запасной победитель.
      

---

Формат данных

В данном процессе данные не вносятся

Схема бизнес-процесса

Схема 11. Подтверждение/отклонение заявок от Поставщиков

Роли по процессам раздела Подтверждение/отклонение заявок от Поставщиков

1. 
   Админ закупок (просмотр) – так является Автором Закупки (Управление).
   

Скриншоты из текущей системы

Скриншот 14. Принятие и отклонение заявок по Закупкам от Поставщиков

Изменения:

1. 
   Информация по тендеру и Итоговая таблица объединяются в один Блок.
   
2. 
   Добавляется кнопка «Редактировать» закупку.
   

Рассылка/оповещение/уведомление по процессам раздела Подтверждение/отклонение заявок от Поставщиков

Триггер срабатывания	Вид рассылки	Адресат	Текст письма
Шаг Подтверждение заявки от Поставщика Автором Закупки	Email	Поставщик, также участник Закупки	Ваша заявка на участие в тендере <Наименование закупки> на портале закупок группы компаний ОРГАНИЗАЦИЯ принята и будет рассмотрена в ближайшее время. Подробности тендера: <ссылка> Рекомендуем внимательно ознакомиться с Инструкцией для поставщиков и с типовым договором в разделе «Помощь». С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг Отклонения заявки от Поставщика Автором Закупки	Email	Поставщик, также участник Закупки	Ваша заявка на участие в тендере <наименование Закупки+вложена ссылка на Закупку> на портале закупок группы компаний ОРГАНИЗАЦИЯ отклонена по причине <описание причины>. Устраните замечания и загрузите заявку вновь. Повторная заявка может быть загружена не позднее окончания срока приема заявок. Срок окончания представления заявок: <дата окончания подачи заявок от Поставщиков> Напоминаем, что Участник вправе отозвать свою заявку, поданную на тендер (в целях дополнить или исправить) не более 3-х раз на каждый тендер. С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа

---

4.1.3.2 Торги для Авторов Закупки

Описание процесса

Основной путь

После даты окончания поступления заявок (статус Запрос закрыт/Продлен) по участию в Закупке и принятия заявок от Поставщиком у Автора Закупки на странице закупки появляется функция «Торги». Торги делятся на два пути:

1. 
   Торги не проводились;
   
2. 
   Объявить Торги на понижение.
   

Перед тем, как сделать выбор. У Автора Закупки имеется обязательны шаг, как «Загрузить решение». Один документ, сохраняемый в системе и просматриваемый всеми Админами в карточке Закупки.

Далее в случае выбора «Торги не проводились» (статус переходит на Выбран победитель), идет шаг выбора победителей и проигравших. На данном этап участвуют компании с «Принятыми» заявками Автором Закупки (Этап принятия заявок от поставщиков). Для каждой компании выбирается статус:

1. 
   Победитель – прописывается комментарий;
   
2. 
   Победитель, занявший второе место – прописывается комментарий;
   
3. 
   Проигравший – прописывается комментарий.
   

При выборе «Объявить торги на понижение» (статус переходит на Торги) открывается окно с заполнение дополнительных данных для Поставщиков, прошедших этап отбора (Этап принятия заявок от поставщиков). Вносимые данные:

1. 
   Минимальная сумма, предложенная от участников;
   
2. 
   Шаг скидки;
   
3. 
   Демпинг;
   
4. 
   Дата и время начало торгов;
   
5. 
   Дата и время окончания торгов.
   

После заполнения данных и их отправки, Поставщикам, которые имеют статус предложения «Принят» уходит уведомление о новой назначенных Торгах, в уведомлении имеется ссылка на Закупку.

Также в данный момент стартует Этап Торгов. На момент проведения торгов Автору Закупки приходят уведомления о поданных заявках. До окончания даты Торгов Автор не видит новые КП. Только после окончания даты подачи заявок на Торги, Автор может просмотреть файлы с КП.

После первого Этапа Торгов, Автор имеет право на Выбор победителя или на проведения повторного этапа Торгов.

Если выбрана кнопка «Объявить второй этап торгов», то Автор начинает второй Этап Торгов. Второй этап аналогичен первому. Заполняются те же поля и отправляется уведомление подрядчикам. Так же вводятся новые даты.

Далее после окончания Этапа Торгов, Автор Закупки скачивает «Информация по закупке», скачивает КП поставщиков и др. документы, и вне системы согласует победителей и проигравших. Процесс аналогичен «Без торгов» где загружается согласованный файл «Итог выбора» из СЭД. Далее Автор выбирает Победителей/Победитель, занявший второе место/Проигравших и прописывает к каждому комментарий (статус переходит на Выбран победитель).

---

После чего каждому Поставщику отправляется уведомление, а также описание причины проигрыша/выигрыша.

Формат данных

Таблица 12. Вносимые данные при проведении Торгов

№	Наименование поля	Описание поля	Формат поля	Тип данных	Обязательное	Справочник (в случае выбора из списка)	Примечание и описание
1	Минимальная сумма от поставщика/подрядчика		Input text	Int(99)	Да
2			Input text	Int(99)	Да
3	Шаг скидки		Input text	Varchar (99)	Да
4	Демпинг		Input text	Int (100)	Да		Только целые 0-100 и постфикс «%»
5	Дата и время начала торгов			Datetime			Условие, больше или равно текущему времени
6	Дата и время окончания торгов			Datetime	Да		Условие, больше даты начала торгов

Роли по процессам раздела Торги

1. 
   Админ закупок + автор закупки.
   

Рассылка/оповещение/уведомление по процессам раздела Торги

Триггер срабатывания	Вид рассылки	Адресат	Текст письма
Шаг объявление Торгов на понижение Этап 1	Email	Поставщик, участник Закупки с Принятой заявок	Здравствуйте <наименование компании Поставщика>! По тендеру № в котором Вы принимали участие объявлены торги на понижение Этап 1. Дата начала торгов: <дата и время начало торгов> Дата окончания торгов: <дата и время окончания торгов> Примите участие <ссылка на тендер>. С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг объявление Торгов на понижение Этап 2	Email	Поставщик, участник Закупки с Принятой заявок	Здравствуйте <наименование компании Поставщика>! По тендеру № в котором Вы принимали участие объявлены торги на понижение Этап 2. Дата начала торгов: <дата и время начало торгов> Дата окончания торгов: <дата и время окончания торгов> Примите участие <ссылка на тендер>. С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг выбор победителя	Email	Поставщик, участник Закупки с Принятой заявок	Здравствуйте <наименование компании Поставщика>! Примите наши поздравления! Вы объявлены победителем По тендеру № <Наименование закупки> в котором Вы принимали участие на портале закупок группы компаний ОРГАНИЗАЦИЯ. Приглашаем Вас для подписания договора. Подписать договор, Вы можете как онлайн, методом ЭЦП-подписи, так и оффлайн, прибыв к нам в офис. За подробностями обращаться по телефону: <телефон Автора Закупки>. С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг выбора Победитель, занявший второе место	Email	Поставщик, участник Закупки с Принятой заявок	Здравствуйте <наименование компании Поставщика>! Хотим сообщить! Вы объявлены Победителем, занявшим второе место по тендеру № <Наименование закупки> в котором Вы принимали участие на портале закупок группы компаний ОРГАНИЗАЦИЯ. В случае отказа от подписания основным победителем, с вами свяжется Администратор закупки, для обсуждения возможного подписания договора. За подробностями обращаться по телефону: <телефон Автора Закупки>. С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг Дедлайн срока подачи заявки по Закупке	Email	Автор Закупки	Здравствуйте. «По тендеру № истек срок приема конкурсных предложений. Вам необходимо рассмотреть все заявки и действовать согласно регламенту по закупкам. С уважением, команда Портал закупок ОРГАНИЗАЦИЯ Письмо отправлено автоматически и не требует ответа
Шаг Дедлайн срока подачи заявки по Закупке	Оповещения	Автор Закупки	По Закупке <наименование Закупки> истек срока подачи заявок

---