Файл: Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях.pdf

Для отсечения необходимого количества знаков настройка де­ лается на дополнительной шине управления в графе с командой на умножение. Количество отсекаемых знаков настраивают до­ полнением до постоянного числа 16.

Например, в произведении надо отсечь два знака, для этого, нужно от постоянного числа 16 отнять 2 и полученную разность разложить на ряды от­ сечения знаков:

16 — 2 = 14(8 + 4 + 2).

В графе с командой на умножение устанавливают стопе 33 в 101-м ряду (101/33), стопе 33 в 102-м ряду (102/33), стопе 33 в 103-м ряду (103/33). Ко­ личество отсекаемых знаков указывают в схеме вместе с командой на умноже­ ние (УМ-2).

П р и м е р : а • в = с

Схема настройки дополнительной шины

ПРОЕКТИРОВАНИЕ МЕХАНИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

При механизации учетных работ целесообразно разработать единый проект, охватывающий весь комплекс вопросов по обра­ ботке учетной информации.

В проекте обосновывается выбор вычислительных машин для обработки информации, содержится единая система кодов учет­ ных номенклатур и разделы механизации отдельных участков учета. По каждому разделу приводятся необходимые коды (толь­ ко перечень), формы первичных документов, проектируются на­ копительные и группировочные сводки, отчетные регистры и тех­ нология механизированной разработки (инструкции и схемы настройки). Внедрение механизированного учета лучше всего ве­ сти поэтапно, по отдельным участкам, начиная с наиболее тру­ доемких (учет труда и заработной платы, материалов, технико­ эксплуатационных показателей) и кончая разработкой журналовордеров.

114

При разработке проекта необходимо исходить из реальных ус­ ловий, предусматривая, в первую очередь, использование машин, имеющихся на машиносчетной установке. Если проект разрабаты­ вается для вновь организуемого машиносчетного бюро, то необ­ ходимо предусмотреть приобретение машин наиболее совершен­ ных видов и моделей.

Одной из важнейших задач при механизации учета является разработка системы кодов учетных номенклатур. К о д о м назы­ вается совокупность шифров отдельной номенклатуры, построен­ ной по определенной системе. Коды бывают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые). При механизации учетно-вы­ числительных работ наиболее целесообразно пользоваться цифро­ выми кодами.

Обозначение позиций номенклатуры с помощью условного сим­ вола (цифрового, буквенного или смешанного) называется ш и ф- р о м. Шифры облегчают и упорядочивают учетную работу, они удобнее для запоминания и легче вводятся в машины. Применение шифров позволяет более точно и с меньшими затратами труда классифицировать и систематизировать различные объекты учета, быстрее составлять отчетные сводки и т. п. Особенно важное зна­ чение имеют шифры при использовании табличных машин.

Проектирование кодов является одной из начальных стадий ра­ боты по составлению проекта механизации учета. Систему кодов начинают разрабатывать с номенклатур общего назначения, кото­ рые используются по нескольким участкам учета, а затем проекти­ руют коды для отдельных разделов учета. По каждой номенклату­ ре выясняют количество позиций, частоту изменения и возмож­ ность увеличения числа шифров.

Коды проектируют по одной из следующих систем: порядковой, серийной, десятичной, комбинированной, натуральной (системе по­ вторения) и шахматной.

П о р я д к о в а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я применяется при наличии в учетной номенклатуре небольшого перечня с обозначе­ нием каждой позиции. Порядковый код применяется для шифров­ ки малопозиционных стабильных номенклатур. Например, по по­ рядковой системе строится код категорий работающих, код единиц измерения и т. п. Недостатком порядковой системы кодирования является то, что при дополнении номенклатуры новыми позициями шифры располагаются с нарушением первоначально установлен­ ной классификации.

С е р и й н а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я предусматривает шифровку отдельных позиций учетной номенклатуры в пределах группы номеров.

Серия номеров выделяется для определенных признаков та­ ким образом, что часть номеров резервируется на случай расши­ рения номенклатуры.

Серийная система является одной из самых распространенных, что объясняется легкостью ее построения.

115

Д е с я т и ч н а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я 1 применяется в тех случаях, когда необходимо зашифровать несколько признаков номенклатуры. В этом случае для характеристики каждого из них отводится определенное количество разрядов. Десятичная система кодирования является наиболее стройной, логичной и легкозапоми­ наемой.

Ш а х м а т н а я с и с т е м а к о д и р о в а н и я используется в тех случаях, когда необходимо зашифровать две позиции: старше­ го и младшего признака. Для удобства пользования такой код це­

временно по нескольким системам (по порядковой и серийной, по десятичной и серийной и т. п.). Комбинированным кодом пользу­ ются для шифровки больших и сложных учетных номенклатур.

менклатуры уже выражены цифрами или цифровыми шифрами (например вес груза, размеры и т. п.). По такой системе строится код размеров материала, сменности, гаражных номеров автомо­ билей и т. п. Этот код наиболее нагляден и легко запоминается. Недостатками его является узкая сфера применения и сложность внесения изменений.

Коды учетных номенклатур должны быть построены таким об­ разом, чтобы они обеспечивали получение необходимых отчетных или других сведений и могли быть расширены при появлении но­ вых объектов планирования и учета.

Изменения и дополнения в номенклатурах действующих шиф­ ров производятся в необходимых случаях только по распоряжению главного бухгалтера предприятия или централизованной бухгал­ терии. По каждой номенклатуре составляют отдельную таблицу. Соответствующим службам (отделам) передают для руководства и использования по нескольку экземпляров таблиц каждого кода.

Проектирование форм первичных документов. Разработка форм первичных документов особенно по трудоемким разделам учета яв­ ляется ответственной частью проекта.

На автотранспортных предприятиях обращается множество форм первичных документов, созданных в разное время и часто дублирующих одни и те же показатели. Имеющиеся первичные документы не всегда пригодны для обработки на вычислительных машинах. Для унификации первичных документов и сокращения количества форм, а также для максимального упрощения каждого документа ЦСУ СССР разработало типовые формы по учету труда и заработной платы, материальных ценностей, основных средств

идр. Исходя из этого необходимо действующие формы первичных

1В литературе ее называют позиционной или поразрядной системой коди­ рования.

116

документов унифицировать применительно к типовым формам, утвержденным ЦСУ СССР. Примером унифицированного типового документа является, например, путевой лист.

Реквизиты в документах должны быть расположены в такой последовательности, чтобы по ним было удобно наводить нужные справки. Такие реквизиты, как табельный номер работающего, но­ менклатурный номер, шифр колонны, участка, целесообразно раз­ мещать в правом верхнем углу. Для удобства вычислительной об­ работки расценочные и количественные показатели должны рас­ полагаться рядом.

Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т. е. прохождением документа по всем инстанциям и исполнителям, начиная с момен­ та поступления на предприятие или выписки и кончая моментом сдачи документа в архив.

Путь прохождения документа может быть разделен на три ча­ сти: от момента выписки до сдачи в МСБ; прохождение в МСБ; путь документа от МСБ до архива. При механизированной обра­ ботке путь документа с момента выписки до сдачи в машиносчет­ ное бюро должен быть максимально коротким исходя из того, что основную счетную обработку документ проходит в МСБ. При про­ ектировании документооборота нужно избегать обратного движе­ ния документа.

После обработки документа на машине его дальнейший путь обычно является коротким. В ряде случаев документ непосредст­ венно после механизированной обработки сдают в архив.

Проектирование форм накопительных или группировочных ре­ гистров и отчетных сводок. Этот этап работы является весьма важным. На основании анализа применяемых регистров проекти­ ровщик делает выводы о том, насколько они пригодны для меха­ низированной обработки, какие нужно внести в них изменения и на каких машинах их целесообразно изготовлять.

Основные накопительные регистры и отчетные сводки могут быть составлены на бухгалтерских или фактурных машинах. Ра­ бота по проектированию регистров и отчетных сводок начинается с выбора наиболее производительных типов, видов и моделей ма­ шин. Затем устанавливают содержание проектируемых форм, по­ рядок применения клавишных вычислительных машин и возмож­ ность замены двух-трех форм документов, составляемых вручную одной машинной формой. Иногда для этого можно использовать метод копиручета, при помощи которого получают за один прием два-три экземпляра документов, работу на маленьком валике и др.

После определения содержания регистра приступают к разра­ ботке соответствующих эскизов. Каждой форме присваивается точный заголовок (наименование формы и шифр). Исходя из не­ обходимых реквизитов и показателей определяют количество граф, их заголовки и расположение в сводке. Готовую форму вычерчи­ вают эскизно на бланке. При разработке формы сводки необходи­ мо иметь в виду, что расположение граф и текста должно быть

удобным для чтения и последующей обработки, а также соответ­ ствовать расположению информации в первичных документах или накопительных регистрах, на основании которых составляется сводка.

Горизонтальное графление бланков предусматривать не следу­ ет, так как бухгалтерские и фактурные машины имеют интерваль­ ный механизм. В отдельных случаях, когда применяют широко­ форматные регистры с печатанием в них заголовков типографским способом через один интервал, горизонтальная прографка целесо­ образна. Интервал между строками должен точно соответствовать получаемому на машине.

Следует видоизменить формы сводок применительно к услови­ ям обработки на машине (например, в расчетной ведомости из-за недостаточной ширины каретки бухгалтерской машины вводится графа «Прочие виды оплат и удержаний», что позволяет значи­ тельно сократить количество граф). Иногда в сводках целесооб­ разно поменять местами подлежащее и сказуемое.

Размеры бланка определяют следующим образом: длина для форм, заполняемых на бухгалтерских или фактурных машинах ис­ ходя из установленных стандартных форматов; ширина предопре­ деляется длиной валика каретки; ширина текстовых граф — коли­ чеством знаков в тексте, а счетных — значностью записываемых чисел (односчетчиковые бухгалтерские и фактурные машины). Ши­ рина счетной графы бланков, заполняемых на машинах «Аскота- -170», должна быть не менее трех делений шины управления, а графы, где настроено автоматическое списание итогов, должно быть не менее шести делений.

В связи с тем, что в большинстве накопительных регистров и отчетных сводок между показателями граф существует арифмети­ ческая зависимость, при проектировании форм сводок для выпол­ нения на тех или иных машинах определенных работ необходимо предусмотреть использование контрольного счетчика на машине «Аскота».

После определения содержания каждой формы, количества граф и их расположения вычерчивают точный образец формы, про­ веряют его по настройке машины и сдают в типографию.

Проектирование технологии механизированной обработки. При разработке проекта необходимо выбрать наиболее целесообразную технологию обработки учетной информации, обеспечивающую вы­ сокое качество работ при соблюдении сроков составления отчет­ ных документов.

Технологический процесс строится по функциональному (тех­ нологическому, пооперационному), предметному и смешанному принципу.

В МСБ технологический процесс обычно строится по функцио­ нальному принципу. Примерная схема такого процесса следую­ щая: прием исходной информации и ее формирование; арифмети­ ческая обработка (вычисления и суммирование, контроль арифме­ тической обработки); подсчет контрольных итогов, сортировка пер­

118