Файл: Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях.pdf

вичных документов, составление группировочных сводок; изготов­ ление отчетных сводок, их контроль и выпуск.

Кроме того, в МСБ предусматривается выполнение операций настройки табличных (бухгалтерских и фактурных) машин.

Предметный и смешанный принцип построения технологическо­ го процесса при использовании клавишных машин применяется весьма редко.

Последовательность операций технологического процесса зави­ сит от вида работ, форм документов и применяемой вычислитель­ ной техники. Например, при использовании бухгалтерских машин «Аскота-170/55» можно за один прием составить накопительные регистры (используя малый валик) и отчетные сводки, т. е. объе­ динить две операции. Агрегатирование бухгалтерской машины «Аскота-170/45» с электронной приставкой ТМ-20 позволяет объе­ динить три операции и производить за один прием таксировку дан­ ных, их накопление и получение сводных итогов в виде учетных регистров.

По операциям технологического процесса необходимо преду­ смотреть надежные методы контроля. Ошибки в работах вызыва­ ются рядом причин: недоброкачественным оформлением первич­ ных документов, плохой организацией рабочих мест операторов и их недостаточной квалификацией, неудовлетворительным техниче­

Методы контроля, наиболее часто используемые в МСБ, следу­ ющие: зрительный, логический, считка записей, повторное выпол­ нение работы (контроль дублированием), выполнение работы раз­ ными способами — метод контрольных чисел, балансовый.

Зрительный контроль предусматривает просмотр объектов ме­ ханизации по качеству заполнения (четкость записи, отсутствие помарок, качество печати и т. д.). Такой метод контроля приме­ няется обычно при приемке первичных документов.

Логический контроль является продолжением и дальнейшим развитием зрительного. При логическом контроле обращают вни­ мание на отсутствие увязки между показателями (например, не­ соответствие расценки и нормы времени, получение при таксиров­ ке непомерно высокой суммы заработной платы одного рабочего и т. д.). Логический контроль применяется на всех операциях ме­ ханизированной обработки.

Метод считки записей применяется при проверке записей на лентах, полученных на суммирующих машинах, с данными первич­ ных документов. Широко применяется этот метод при проверке текстовых записей в счетах-фактурах, табельных номеров, фами­ лий в расчетных и платежных документах и т. д.

Повторное выполнение работы (контроль дублированием) пре­ дусматривает вторичное выполнение операции теми же приемами, что и при первом выполнении. Такой контроль обычно использует­ ся для проверки операций таксировки и суммирования. Повторное

119

выполнение операции осуществляется обычно на другой машине и другим оператором.

Контроль выполнения работ разными способами состоит в том, что выполнение той же операции осуществляется иными ме­ тодами или с помощью других технических средств. Например, проверка правильности таксировки счетов, выписанных на фактур­ ной машине, осуществляется на вычислительных машинах.

Метод контрольных чисел заключается в создании общих ито­ гов, получаемых обычно путем просчета данных первичных доку­ ментов на суммирующих машинах. При дальнейшей работе с ис­ ходными данными (при группировке, разноске, составлении отчет­ ных сводок) полученные итоги сверяются с контрольными итогами первоначального просчета. Этот метод широко применяется при составлении накопительных регистров и отчетных сводок.

Балансовый контроль применяется в тех случаях, когда меж­ ду несколькими подсчитываемыми графами документа или отчет­ ной сводки есть арифметическая зависимость, что дает возмож­ ность проверить правильность работы оператора и машины.

Приведенные методы контроля могут быть сплошными или вы­ борочными. В первый период работы МСБ на операциях таксиров­ ки и суммирования применяется сплошной контроль. По мере того как операторы овладевают навыками работы, можно применять выборочный контроль на этих операциях. Выборочный контроль применяется и при приемке первичной документации в обработку.

Документы при приемке обычно проверяют зрительным или логическим методом. Однако на ряде МСБ, кроме того, осуществ­ ляют контроль по существу (правильность оформления тех или иных операций, составления расценок и т. д.). Таксировку конт­ ролируют обычно путем сплошного повторного выполнения опера­ ций на тех же машинах. Если таксировка произведена на фактур­ ных машинах, то ее можно проверить на вычислительных машинах или путем составления накопительных ведомостей по одинаковым признакам. В последнем случае правильность таксировки прове­ ряется путем умножения общего количества на цену. Если общий итог подсчитан правильно, то он должен быть равен полученному произведению.

Суммирование проверяют обычно методом повторного выпол­ нения операции, последовательным вычитанием или путем провер­ ки полученного результата с контрольным итогом.

При изготовлении накопительных регистров и отчетных сводок применяют зрительный и логический контроль для проверки четко­ сти печати, сопоставимости итогов и т. д., метод контрольных чи­ сел— для сверки итогов, полученных в результате составления от­ четных документов; балансовый метод, если в документе имеется арифметическая зависимость между графами.

Для удобства работы и быстрейшего внедрения проекта на каждую операцию технологического процесса разрабатывают тех­ ническую инструкцию, в которой указывают порядок обработки учетных данных на клавишных машинах.

120

В соответствии с перечнем операций технологического процесса необходимо составить следующие технические инструкции: по под­ готовке первичных документов к сдаче на обработку в машино­ счетное бюро; по приемке, контролю и регистрации принятых до­ кументов в МСБ; по таксировке и ее контролю; по суммированию и его контролю; по регистрации контрольных чисел; по сортировке документов; по составлению учетных регистров; накопительных ве­ домостей и отчетных сводок; по контролю и выпуску учетных ре­ гистров и отчетных сводок. В технических инструкциях даются подробные указания операторам о характере и технологии вы­ полнения работ, о настройке счетных машин и т. д.

Особое внимание необходимо уделить разработке инструкций по изготовлению накопительных, группировочных ведомостей и от­ четных сводок. В инструкции указывают методику составления сводки, порядок списания итогов, исправления ошибок и т. д. По­ скольку все накопительные регистры и отчетные сводки в основном составляются на бухгалтерских и фактурных машинах, то к инст­ рукциям прилагаются схемы настройки машин или программы (ес­ ли используются, например, электронные фактурные машины).

Схема настройки бухгалтерской машины «Аскота-170» оформ­ ляется на форме бланка учетного регистра или отчетной сводки. На бланке указывается схема 1-й и 2-й настройки (с указанием делений, где должны быть расставлены колонные стопсы, номеров счетчиков и накапливающих счетчиков). Далее показывается, ка­ кие стопсы установлены по первой и второй настройке. Располо­ жение стопсов на шине управления показывают дробью: числи­ тель обозначает номер ряда шины управления, а знаменатель — номер стопса. Кроме того, в графах проставляют и условные обоз­ начения для пояснения тех или иных элементов управления авто­ матикой машины «Аскота-170». Наиболее часто встречающиеся условные обозначения в схемах настройки приведены в табл. 2.14.

Схема настройки шины фактурной машины выполняется обыч­ но на бланке, имеющем форму самой шины, с указанием расста­ новки в шине пластин с соответствующими кулачками или степ­ сами.

Схема настройки бухгалтерских односчетчиковых машин типа СДМ-133 содержит сведения о расположении полеустановителей, степсах, ограничивающих движение каретки из одной графы в дру­ гую, и о пользовании функциональными клавишами в соответст­ вующих графах.

Внедрение проекта. Заключительным этапом проектирования механизации учета является внедрение проекта. Для этого вначале проводят размножение кодов учетных номенклатур в виде спра­ вочников; печатание бланков измененных форм первичных доку­ ментов, учетных регистров и отчетных сводок, технических инст­ рукций и программ (схем) настройки шин.

Наряду с этим осуществляется опробование машин по состав­ лению учетных регистров и проводится инструктаж работников тех служб и отделов, в которых намечается внедрение проекта.

121

Внедрение проекта проводят постепенно по разделам учета, на­ чиная с трудоемких участков и кончая разработкой журналов-ор­ деров. Каждый раздел внедряют по одному из следующих трех ва­ риантов: параллельно, последовательно (по отдельным подразде­ лениям) и полное внедрение.

При первом варианте одни и те же учетные работы выполняют­ ся вручную и механизированным способом. Этот вариант ведет к перегрузке конторских работников. По истечении определенного срока ручное ведение учета по данному участку отменяется.

122