Файл: Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях.pdf

Сдаточная накладная (типовая форма № М-12) используется для оформления приемки на склад материальных ценностей, посту­ пивших от цехов, отделов и других хозяйств предприятия. Она вы­ писывается в двух экземплярах. Кладовщик расписывается в при­

та. В накладной указывают номенклатурный номер, учетную це­ ну, единицу измерения, количество отпущенного или принятого то­ вара (материала).

Товарно-транспортная накладная (типовая форма № М-5) яв­ ляется приходным документом на поступившие материальные цен­ ности, доставленные автомобилями поставщика (грузоотправите­ ля). Она выписывается грузоотправителем, вручается водителюэкспедитору, который при сдаче груза получает расписку о достав­ ке материальных ценностей в двух экземплярах, а третий экземп­ ляр передает получателю груза в качестве сопроводительного до­ кумента. Водитель-экспедитор сдает поставщику (грузоотправите­ лю) один экземпляр с распиской получателя, а второй — в авто­ транспортное предприятие для расчета за перевозку груза.

При наличии расхождений между количеством, указанным в этом документе, и фактически принятым во всех экземплярах то­ варно-транспортной накладной указывают фактически принятое количество и оформляют недостачу в установленном порядке.

Накладная на перемещение материалов (типовая форма № М-13) применяется для оформления перебросок материальных ценностей внутри предприятия из одного склада в другой. Наклад­ ная выписывается на складе, отпускающем материалы, в двух эк­ земплярах. Один экземпляр с распиской получателя остается на складе сдатчика, а второй передается вместе с материалом на склад получателя. Порядок оформления накладной на перемеще­ ние материалов (данные о номенклатурном номере, учетной цене, порядковом номере записи в карточке складского учета и т. п.) аналогичен оформлению других документов по учету материаль­ ных ценностей.

Акт о приемке материалов (типовая форма № М-7) служит для оформления приемки материальных ценностей на склад при отсутствии сопроводительного или расчетного документа на посту­ пившие материальные ценности, а также при недостаче или несо­ ответствии качества материалов техническим условиям поставки, при порче их и при необходимости технической приемки поступив­ ших ценностей.

Акт составляется приемной комиссией с участием кладовщика и представителя поставщика или представителя незаинтересован­ ной организации.

Лимитно-заборная карта (типовые формы № М-8 и М-9) ис­ пользуется для оформления отпуска со склада материалов для производственно-эксплуатационных нужд. Она выписывается в двух экземплярах на один номенклатурный номер для определен­ ного цеха. По лимитно-заборной карте цех может получать мате­

196

риалы со склада многократно в пределах указанного в ней лими­ та. По выборке лимита отпуск материала цеху прекращается. В конце каждого месяца лимитно-заборные ка^рты закрываются,

ипа следующий месяц каждому цеху выписывают новые карты. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается на склад,

авторой ■— цеху-получателю. Каждый отпуск материала кладов­ щик фиксирует в своей карте, на которой расписывается получа­ тель, и в карте цеха, на которой расписывается кладовщик склада.

Возврат материала цехом на склад фиксируется в лимитной карте и на возвращенное количество уменьшают отпущенное в отчетном месяце количество. Увеличение лимита определенного материала может быть оформлено только по разрешительной надписи глав­ ного инженера или директора.

Требование (типовые формы № М-10 и М-11) служит для офор­ мления разового отпуска материалов со склада на производствен­ ные и эксплуатационные нужды, а также в случае отпуска мате­ риала сверх лимита. Требования выписывают цехи-потребители в двух или трех экземплярах, из которых один или два экземпляра остаются на складе с расписками получателя, а один экземпляр возвращается в цех с распиской кладовщика и с указанием коли­ чества отпущенного материала.

Накладная на отпуск материалов на сторону (типовые формы № М-14 и М-15) применяется для оформления реализации мате­ риалов со склада сторонним организациям или отпуска их в пере­ работку. Выписывают накладную в трех экземплярах, из которых один является сопроводительным документом и сдается получате­ лю, второй остается на складе с распиской получателя, а послед­ ний используется как пропуск для вывоза груза с территории пред­ приятия, для чего на нем ставится штамп, разрешающий вывоз груза. Сторожевая охрана проверяет по пропуску груз, делает в пропуске отметку о том, что груз вывезен, после чего сдает пропуск в учетно-контрольный отдел (группу) предприятия.

На некоторых предприятиях в целях сокращения количества применяемых форм первичных документов заполняют одну форму для двух видов операций. Так, вместо накладной на перемещение материальных ценностей со склада на склад пользуются матери­ альным требованием.

Карточка складского учета материалов (типовая форма № М-17) используется для текущего учета движения материалов на складах. Однако эту форму карточки целесообразно несколько видоизменить, разделив ее расходную часть «а несколько граф, где каждая графа отводится для определенного цеха, автоколон­ ны, отдела или статьи расхода (форма 5.1).

Для каждого склада карточки открывает учетно-контрольная группа (отдел) предприятия. Кладовщик хранит их на складе в картотеке в порядке номенклатурных номеров. Карточки по груп­ пам материалов отделяются картонными или пластмассовым« кар­ тами-разделителями со специальными выступами, на которых ука­ зывают шифр группы.

197

Ф о р м а 5. 1

Карточка количественного учета материалов

На основании оформленных первичных документов кладовщик ежедневно записывает в карточки данные о поступлении и расходе материалов по складу. После каждой записи кладовщик выводит в карточке остаток.

Периодически (1 раз в пятидневку или декаду) кладовщик сдает первичные документы в учетно-контрольный отдел (группу) предприятия. Для этого он подбирает первичные документы по группам, а внутри них—по операциям прихода и расхода. Прини­ мает документы от кладовщика бухгалтер учетно-контрольного отдела (группы), который сверяет записи, сделанные кладовщиком в карточке, с записями первичных документов, после чего просчи­ тывает данные, проверяя правильность выведенного в карточке остатка. Приняв документы от кладовщика, бухгалтер расписы­ вается в каждой карточке, подтверждая своей подписью правиль­ ность остатка и факт приемки документов. Принятые первичные документы группируют в пачки по балансовым счетам и передают на вычислительную обработку в МСБ, которая заключается в так­ сировке и подсчете сумм по многострочным документам и пачкам (для контрольных целей).

Если используются вычислительные машины (типа САР, ВММ-2, КЕЛ, «Искра» и др.), то на них производят таксировку и ее контроль, а затем суммирование — на машинах типа СДМ-107, «Аскота» и др.

Полученные итоги по пачкам записывают в журнал приемки и контрольных чисел. Журнал ведется отдельно по приходным и расходным операциям, а внутри по балансовым счетам, субсчетам и группам. В дальнейшем итоги, накопленные в журнале, исполь­ зуют для выверки отчетных регистров. —

198

Для таксировки первичных документов, особенно многостроч­ ных, можно использовать бухгалтерскую машину «Аскота-170» с приставкой ТМ-20. В этом случае документ заправляется на валик каретки с таким расчетом, чтобы в графе «Сумма» записать полу­ ченное при таксировке произведение. Такие реквизиты, как коли­ чество и цена, набираются на цифровой клавиатуре, но не печа­ таются. Печатаются только произведения в графе «Сумма». Для этих целей в МСБ настраивают шину управления бухгалтерской машины «Аскота-170» согласно форме 5.2.

В графе «Сумма» включается счетчик 00 для подсчета общего итога по многострочным документам (или по пачке). В графе «Ко­ личество» числа необходимо набирать с одинаковым числом деся­ тичных знаков, поскольку в графе «Цена» настраивается отсечение определенного количества знаков для отбрасывания в произведе­ нии трех разрядов.

Еще лучше использовать бухгалтерскую машину «Аскота-170»

сприставкой ТМ-20 для выполнения таксировки (или ее контроля)

содновременной группировкой полученных сумм по определенным признакам.

Группировка данных производится одновременно с таксиров­ кой, что значительно снижает трудоемкость обработки информации и способствует быстрейшему выявлению ошибок.

Для механизированного учета материалов применяются следу­ ющие коды: цехов, складов и отделов предприятия, материальных ценностей по развернутой номенклатуре, направлений затрат.

199