Файл: Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях.pdf

Продолжение табл. 1.1

Отдел централизованной

Наименование учетного регистра бухгалтерии, за которым закрепляется регистр

В табл. 1.1 приведен перечень журналов-ордеров, вспомога­ тельных ведомостей и других учетных регистров, которые рекомен­ дуется использовать в текущем бухгалтерском учете централизо­ ванной бухгалтерии (ЦБ) автотранспортного предприятия.

Образцы форм, методология и порядок их заполнения приве­ дены в соответствующих главах книги.

Для сосредоточения данных аналитического учета по балансо­ вым счетам записи из листков-расшифровок переносят в журналыордера, составленные по немассовым документам.

На основании выверенных итогов журналов-ордеров с по­ мощью бухгалтерских машин заполняется главная книга.

После этого взаимосверяют показатели синтетического и ана­ литического учета и по данным учетных регистров заполняют со­ ответствующие формы отчетности (рис. 1.2).

Листки-расшифровки можно также изготавливать на бухгал­ терских машинах одновременно с разработкой журналов-ордеров или других регистров. При этом в одних случаях производят до­ полнительную группировку данных по шифрам аналитического учета, а в других, если накопление сумм по таким шифрам было предусмотрено настройкой машины, получение листков-расшиф­ ровок сводится к списанию итогов по шифрам аналитическо­ го учета.

При журнально-ордерной форме ускоряется составление бух­ галтерской отчетности, поскольку итоговые данные большинства регистров представляют собой готовые отчетные сведения.

23

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

При централизации учета с применением средств вычислитель­ ной техники особое значение приобретает своевременная, ритмич­ ная и равномерная сдача и обработка учетной документации как внутри предприятия, так и своевременная передача ее для даль­ нейшей обработки в централизованную бухгалтерию.

Система организации документооборота, методика и последо­ вательность проверки и обработки учетной информации зависят от ее видов и источников возникновения информации, которые под­ разделяются на внешние и внутренние.

К внешним источникам учетной информации относятся: пред­ приятия и организации — заказчики автотранспортных и экспе­ диционных услуг; предприятия и организации — поставщики и подрядчики; банки, сберкассы, финансовые органы; авторемонтные заводы; грузовые автостанции других министерств и ведомств; транспортные организации — участники совместного транспорт­ ного процесса; вышестоящие организации; суды и арбитраж; ча­ стные лица; прочие организации.

Внутренние источники учетной информации включают: конт­ рольно-диспетчерскую группу отдела эксплуатации; материаль­ ные склады; производственные цехи и мастерские; автоколонны; гаражный отдел; отдел главного механика; отдел снабжения; соб­ ственные грузовые автостанции и контрольно-диспетчерские пунк­ ты; хозяйственный отдел; кассу; прочие подразделения.

Основная задача, которая ставится при разработке графика документооборота, заключается в создании системы взаимной от­ ветственности для исполнителей по всей цепочке прохождения до­ кументов, начиная от первичного источника и кончая архивом.

Строгое соблюдение установленных на предприятии графиков, сроков прохождения и обработки документов должно стать за­ коном для всех исполнителей как создающих документы, так и участвующих в их проверке, таксировке и обработке. Малейшее нарушение установленного порядка и сроков документооборота со стороны отдельных работников должно рассматриваться как невыполнение ими основных служебных обязанностей.

Перед введением в действие графика документооборота необ­ ходимо провести со всеми исполнителями подробное изучение гра­ фика, разъяснить особенности нового порядка централизованного и механизированного учета и значение правильной организации документооборота внутри предприятия. Важно, чтобы весь коллек­ тив работников, участвующих в создании и обработке учетной до­ кументации, проникся сознанием важности данного вопроса и своей ответственности за своевременное и качественное выполнение каж­ дым служебных обязанностей.

Естественно, что при введении и практическом осуществлении предлагаемого графика могут быть внесены коррективы, вытека­ ющие из объемов и особенностей работы отдельных предприятий.

24

25

П р и м е ч а н и я . 1. Среднее количество путевых листов, сдаваемых ежедневно отде­ лом эксплуатации в МСБ автотранспортного предприятия, не должно быть менее У80 ме­ сячного количества.

26

27