Файл: Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях.pdf

Типовая схема (рис. 1.3) и типовой технологический график документооборота (табл. 1.2) составлены с учетом опыта работы автотранспортных предприятий Московского управления автомо­ бильных дорог Главмосавтотранса.

Рис. 1.3. Схема документооборота автотранспортного предприятия в условиях централизованного учета

Централизованная бухгалтерия составляет в разрезе пред­ приятий месячную квартальную и годовую отчетность по основ­ ной деятельности и строительству в объеме утвержденных форм, кроме объяснительной записки.

Сроки прохождения и обработки документов, предусмотрен­ ные в настоящем графике, могут быть изменены по усмотрению директора предприятия по согласованию с главным бухгалтером централизованной бухгалтерии, но без изменения сроков сдачи учетных материалов из учетно-контрольной группы (отдела) и машиносчетного бюро в централизованную бухгалтерию. Кроме того, директор АТП устанавливает порядок и сроки сдачи отде­ лами и службами автотранспортного предприятия в учетно-конт­ рольную группу (отдел) и МСБ внутренней документации: при­ казов по личному составу и обходных листов, больничных листов, табелей, ведомостей на поступление и расход топливо-смазочных материалов, карточек по учету выдачи топливо-смазочных мате­ риалов и т. п.

37

При организации централизованной бухгалтерии в ее ведение перейдут учетно-отчетные операции автотранспортных предприятий по следующим ба­ лансовым счетам.

Синтетический (балансовый) учет:

Расчеты с рабочими и служащими (70) *. Расчеты с депонентами (76.3).

Расчеты с подотчетными лицами (71).

Счета материальных ценностей (05, 06, 07, 08, 11, 14).

Счет малоценных и быстроизнашивающихся предметов и спецодежды (12).

Аналитический и синтетический учет:

Основные фонды (01). Расчеты с бюджетом (73).

Отвлеченные средства (80, 81, 82).

Внутриведомственные и внутрихозяйственные расчеты (77, 78, 79). Расходы и доходы будущих периодов (31, 98).

Касса (50).

Расчетные и другие счета в банках (51, 52, 54, 55). Прочие денежные средства (56).

Ссуды и кредиты банка (90, 91, 92).

Расчеты с покупателями и заказчиками (64, 66). Расчеты с поставщиками и подрядчиками (60). Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (76). Расчеты по претензиям (63), Специальные фонды и расходы за счет фондов (87). Капитальный ремонт (03).

Уставный фонд (85).

Износ основных средств (02). Прибыли и убытки (99).

Расчеты по социальному страхованию (69). Резервы предстоящих расходов и платежей (89).

Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов (13). Расчеты по авансам и частичной оплате заказов (61).

Расчеты в порядке зачета взаимных требований (67). Расчеты по возмещению материального ущерба (75).

Амортизационный фонд на строительство и капитальный ремонт (86). Целевое финансирование и целевые поступления (96).

Операционные счета (22, 23, 27, 32, 45, 46, 49). Подрядчики по капитальному ремонту (60). Забалансовые счета.

Аналитический и синтетический учет по балансу капиталыйлх вложений.

Организация делопроизводства. Правильная организация де­ лопроизводства имеет большое значение, особенно в условиях ра­ боты централизованной бухгалтерии, в задачи которой, кроме ор­ ганизации и осуществления учетно-отчетного процесса, входит централизация оперативно-расчетных и денежных операций по за­ готовлению, ремонту, техническому обслуживанию, капитальному строительству, перевозкам, взносам отчислений от прибыли, на­ числению и использованию фондов, резервов и другим операциям по всем предприятиям, входящим в состав данного управления (объединения).

В связи с выполнением указанных выше функций централизо­ ванная бухгалтерия получает, обрабатывает и отправляет огром­ ное количество корреспонденции, поступающей как от своих пред­ приятий в порядке выполнения текущей учетной работы, так и извне от различных предприятий и организаций, являющихся по­

* Цифры в скобках показывают шифры балансовых счетов.

38

ставщиками, подрядчиками, грузоотправителями, грузополучателя­ ми, а также от организаций транспорта, связи, финансовых и бан­ ковских органов, судебно-арбитражных и других организаций.

В этих условиях организация делопроизводства и документо­ оборота как на предприятиях, так и в централизованной бухгал­ терии должна обеспечить следующие основные задачи:

строгий учет поступившей и отправляемой корреспонденции;

ежедневный контроль за прохождением каждого отдельного до­ кумента (или группы однородных документов) по аппарату цент­ рализованной бухгалтерии и за своевременным исполнением;

контроль за своевременным и исчерпывающим ответом на вхо­ дящую корреспонденцию, письма, жалобы и заявления;

надлежащее хранение входящих и исходящих бумаг, находя­ щихся у исполнителей, а также исполненной корреспонденции, на­ правленной в архив централизованной бухгалтерии;

возможность быстрого нахождения бумаг, хранящихся в архи­ ве централизованной бухгалтерии, в случае необходимости ответа на запросы различных предприятий, организаций и отдельных лиц или для иных целей доказательного или справочного характера.

Основой для правильной организации делопроизводства и до­ кументооборота является строгое разграничение обязанностей и ответственности руководителей и отдельных исполнителей, знание и добросовестное исполнение каждым своих служебных обязан­ ностей в рамках утвержденной для каждого работника должност­ ной инструкции.

Основы организации делопроизводства. Вся текущая докумен­ тация делится на входящую и исходящую, которая, в свою оче­ редь, делится на документы учета и отчетности, поступающие от своего управления (объединения) и его предприятий и отправля­ емые им, и на текущую корреспонденцию, поступающую от пред­ приятий и организаций других ведомств и отправляемую им.

Ответственность за правильную организацию делопроизводст­ ва и сохранность документов в централизованной бухгалтерии не­ сет начальник (главный бухгалтер), а на предприятиях — ди­ ректора.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение входящих и исходящих документов несут начальники соответству­ ющих отделов (подразделений) и исполнители.

Для учета входящей и исходящей корреспонденции и учетных документов, а также для контроля за их исполнением ведутся ре­ гистрационные журналы, контрольные корреспондентские карточ­ ки, архивные журналы и другие регистры, для чего назначаются ответственные должностные лица (делопроизводитель, секре­ тарь) .

Для хранения исполненной текущей переписки и копий исхо­ дящей корреспонденции должен разрабатываться и утверждаться руководителем предприятия перечень текущих дел и переписки

35

применительно к типовому перечню, рекомендуемому архивным управлением местного исполкома.

Доставка учетных документов из управления (объединения) и его предприятий в централизованную бухгалтерию и обратно осу­ ществляется на закрепленных за централизованной бухгалтерией автомобилях.

Водитель автомобиля выполняет обязанности агента-экспеди- тора. Объезд предприятий осуществляется 1 раз в день по за­ крепленным за каждым автомобилем маршрутам. При этом води­ тель одновременно принимает учетные документы от управления (объединения) и от предприятий для обработки их в централизо­ ванной бухгалтерии и сдает документы, прошедшие обработку в централизованной бухгалтерии. Время объезда предприятий уста­ навливается графиком.

Для обеспечения сохранности перевозимых документов за уп­ равлением (объединением) и за каждым предприятием закреп­ ляются брезентовые замыкающиеся сумки (типа банковских ин­ кассаторских сумок).

Учетные документы направляются управлением (объединени­

Форма 1.1

Централизованная бухгалтерия___________

(наименование предприятия)

Сопроводительная ведомость № 27 сентября 1972 г.

на документы, направленные в Автожопедиционный комбинат № 8

Подписи лиц, ответственных за отправку документов ___

Документы для доставки принял

40

Ф о р м а 1.2

Книга регистрации документов

-Сопроводительную ведомость подписывают: на предприятии — начальник учетно-контрольной группы (отдела) или начальник МСБ, в централизованной бухгалтерии — работник экспедиции.

Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается

всумку вместе с отчетными документами, направляемыми управ­ лением (объединением) или предприятием в централизованную бухгалтерию и обратно из централизованной бухгалтерии, второй экземпляр сопроводительной ведомости остается у отправителя. Сумка закрывается на замок и вручается водителю-экспедитору, который расписывается на втором экземпляре сопроводительной ведомости. Водитель-экспедитор не проверяет наличие докумен­ тов, вложенных в сумку, и несет ответственность лишь за своевре­ менную доставку документов и за сохранность замка.

По приезде в централизованную бухгалтерию или на предпри­ ятие водитель-экспедитор сдает сумку с документами работнику экспедиции централизованной бухгалтерии или работнику учетно­ контрольной группы (отдела) предприятия.

Работник экспедиции централизованной бухгалтерии, получив от водителя-экспедитора сумку с документами, обязан проверить целость замка, вскрыть сумку, проверить соответствие вложенных

всумку документов с сопроводительной ведомостью, зарегистри­ ровать сопроводительную ведомость в специальной книге регист­ рации входящих учетно-отчетных документов (форма 1.2), раз­ ложить документы в соответствующие клетки стеллажа (по прин­ ципу их бухгалтерской обработки или по исполнителям), следить за тем, чтобы учетно-отчетные документы, поступившие с пред­ приятий в течение 30 мин после доставки, были взяты соответ­ ствующими отделами централизованной бухгалтерии (исполните­ лями) для обработки.

Вслучае недостачи учетных документов или несоответствия их

стем, что указано в сопроводительной ведомости, работник экс­ педиции по телефону выясняет с соответствующим предприятием причину расхождений.

Независимо от причины в каждом случае недостачи документов или несоответствия их с сопроводительной ведомостью состав­ ляется акт, который подписывают водитель-экспедитор и работ-

41