Файл: Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях.pdf

ник экспедиции централизованной бухгалтерии. Акт докладыва­ ется начальнику (главному бухгалтеру) централизованной бух­ галтерии, кроме того, делается соответствующая запись в книге регистрации.

При последующей досылке документов об этом в книге реги­ страции делается отметка в графе «Примечание».

Регистрация входящих учетно-отчетных документов. После про­ верки и бухгалтерской обработки в отделах централизованной бухгалтерии учетно-отчетные документы должны быть возвраще­ ны на предприятие.

Устанавливаются следующие сроки проверки и обработки учет­ но-отчетных документов отделами централизованной бухгалтерии и отдельными исполнителями:

Учетные документы управления (объединения) и предприятий, прошедшие проверку и бухгалтерскую обработку в отделах цент­ рализованной бухгалтерии, группируются исполнителями по от­ дельным предприятиям и передаются на отправку в экспедицию централизованной бухгалтерии.

Агент-экспедитор в конце рабочего дня составляет сопрово­ дительные ведомости на документы, возвращаемые предприятиям (на каждое предприятие отдельно), и регистрирует сопроводи­ тельные ведомости в книге регистрации исходящих учетно-отчет­ ных документов, форма которой аналогична форме 1.2.

Порядок отправки и приемки учетных документов в учетно­ контрольной группе (отделе) предприятия, а также порядок ве­ дения книг регистрации входящих и исходящих учетно-отчетных документов устанавливается тот же, что и для экспедиции цент­ рализованной бухгалтерии.

Вся текущая переписка как входящая (поступающая извне), так и исходящая (создаваемая аппаратом на месте) должна про­ ходить через специально -выделенного исполнителя, который яв­ ляется лицом, ответственным за надлежащее оформление доку­ ментов, их регистрацию, осуществляет контроль за исполнением, а также за сохранением исполненной входящей и исходящей пе­ реписки.

Основными регистрами для учета корреспонденции и контроля за ее исполнением и хранением являются: книга регистрации вхо­ дящей корреспонденции, книга регистрации исходящей корреспон­ денции, корреспондентская карточка, дела (папки) для хранения исполненной корреспонденции.

42

43

Корреспондентская карточка предназначена для учета прохож­ дения входящей корреспонденции по отделам и отдельным испол­ нителям и для контроля за своевременным исполнением доку­ мента. Карточка открывается на каждый отдельный документ, поступивший от корреспондентов (предприятий, учреждений и ор­ ганизаций, а также от частных лиц).

Корреспондентские карточки, находящиеся на контроле, хра­ нятся в картотеке, а исполненные вынимаются из картотеки и хранятся до конца отчетного года, после чего уничтожаются.

Исполненную входящую корреспонденцию и копии исходящей корреспонденции подшивают и хранят в папках (делах), которые ведут по тематическому признаку (табл. 1.3).

Учетные документы, а также текущая корреспонденция, пе­ реданные для исполнения работникам, хранятся ими в папках, называемых личными папками исполнителя. Каждая папка имеет порядковый номер и внутреннюю опись хранящихся в ней доку­ ментов (форма 1.3).

Исполнитель, получивший учетные документы или корреспон­ денцию, обязан занести их в опись и до исполнения хранить доку­ менты только в своей личной папке.

Не реже 1 раза в 10 дней каждый начальник отдела обязан в присутствии исполнителя проверить содержимое личных папок исполнителей с целью контроля за своевременной обработкой

44

различных видов учета и определяет необходимость перехода от децентрализации к полной централизации учетно-вычислительных работ и отчетности.

Организационными формами использования вычислительной техники являются машиносчетные бюро (МСБ), машиносчетные станции (МСС), вычислительные и информационно-вычислитель­ ные центры (ВЦ и ИВЦ).

Машиносчетные бюро являются наиболее распространенной формой использования вычислительной техники. Они создаются на предприятиях, оснащаются различными клавишными вычис­ лительными машинами и позволяют механизировать основные виды учетно-вычислительных работ и экономических расчетов.

Машиносчетные бюро могут быть или структурным подразде­ лением данного предприятия, или филиалами более крупных от­ раслевых машиносчетных установок (фабрик механизированного счета, вычислительных центров и т. п.).

Применение вычислительных машин позволяет: максимально повысить производительность труда учетных, плановых, эксплуа­ тационных и инженерно-технических работников; уменьшить тру­ доемкость массовых счетных работ путем выполнения их на клавишных машинах квалифицированными работниками; повы­ сить качество обработки первичной документации и составления учетно-отчетных регистров; сократить сроки представления бух­ галтерской, оперативной и статистической отчетности; высвободить часть счетно-экономического персонала и снизить стоимость учет­ ных работ и обработки экономической информации.

Машиносчетное бюро, входящее в структуру АТП, является самостоятельным отделом и административно подчиняется дирек­ тору (рис. 2.1). По методологии и порядку обработки и прохож-

Рис. 2.1. Структура машиносчетного бюро

46

дения учетной документации машиносчетное бюро руководствует­ ся указаниями вышестоящей службы, ведающей методологией и механизацией учета в управлении (объединении) либо в центра­ лизованной бухгалтерии.

Для выполнения задачи полной механизации учетно-вычисли­ тельных работ на МСБ возлагается:

получение от учетно-контрольных групп (отделов) и от других подразделений первичных документов, контроль за их качеством и своевременным поступлением, подготовка первичных документов для машинной обработки;

разработка рациональной техники механизированного учета по всем учитываемым объектам и экономическим группировкам, а также систематическое совершенствование технологии механизи­ рованной разработки экономической информации в целях повы­ шения производительности труда работников МСБ и снижения себестоимости машинного учета;

систематическое повышение квалификации работников машино­ счетного бюро.

В соответствии с этим МСБ на предприятии осуществляет ме­ ханизацию:

учета трудовых показателей выработки и заработной платы, включая обработку путевых листов, нарядов, составление группировочных ведомостей, выполнение всех расчетов и составление расчетно-платежной документации;

учета материалов (обработка первичных документов, состав­ ление группировочных и отчетных сводок по учету движения ма-. териалов на складах, распределению расхода материалов, рас­ четам с поставщиками и др.);

учета технико-эксплуатационных показателей работы подвиж­ ного состава автомобильного предприятия;

расчетов с заказчиками (выписка счетов, составление группи­ ровочных и отчетных регистров);

учета хозрасчетных показателей цехов, колонн, бригад и от­ дельных рабочих;

текущих вычислительных работ по ведению оперативного и статистического учета в службах и отделах автотранспортного предприятия.

Рассмотрим основные функции работников машиносчетного бюро.

Начальник МСБ в административном отношении подчиняется директору предприятия, а по вопросам организации, методологии и механизации учетно-вычислительных работ — начальнику (глав­ ному бухгалтеру) централизованной бухгалтерии. Начальник МСБ руководит работой бюро и несет полную ответственность за вы­ полнение всех работ, а также за техническое состояние и со­ хранность вычислительной техники.

Распоряжения начальника МСБ для его работников являются обязательными к исполнению. Начальник МСБ составляет гра­ фик работы, согласовывает его с начальником (главным бухгал­

47