Файл: Кравченко Р.Г. Основы кибернетики учеб. пособие.pdf

того процесса или события, которое им оформляют. Первичный документ должен отражать следующее минимальное количество обязательных сведений: наименование документа, дату его со­ ставления, содержание операции, шифр товара, единицу изме­ рения, измерение операции в количественном и стоимостном выражении.

2. Информация по возможности не должна дублироваться в других документах. Сейчас же, например, при оформлении отпуска товара покупателю обычно выписывают счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, пропуск на вывоз товара. В этих документах около 50—60% реквизитов дублируется. Дублируется информация также при составлении и заполнении нарядов, разнарядок и других документов.

3. Соответствующие показатели в документе должны рас­ полагаться в логической последовательности и обеспечивать удобство обработки и передачи информации. Немаловажным моментом в построении форм первичных документов является расположение реквизитов. При заполнении, например, счетафактуры вручную графы обычно размещаются так: номенкла­ турный номер и номер товара по прейскуранту, наименование товара, единица измерения, цена за единицу, количество и сумма.

Заполнение же счета-фактуры в такой последовательности на фактурной машине нерационально. Счетный механизм фак­ турной машины смонтирован вместе с пишущим. При заполне­ нии и обработке первичных показателей сначала будет загру­ жено печатающее устройство, а затем счетное. Поэтому форму документа необходимо приспособить к обработке его на фак­ турной машине. Реквизиты обычно размещают в такой после­ довательности: номенклатурный номер, шифр товара, единица измерения, количество, цена за единицу, наименование товара, сумма.

4. Формы документов должны быть компактны по формату бумаги, удобны для применения средств механизированной обработки необходимой информации. Чем компактнее форма документа, чем рациональнее расположены в нем показатели, тем меньшее количество бумаги требуется для первичной доку­ ментации, а это имеет немаловажное народнохозяйственное значение.

5. Порядок оформления и прохождения документов в про­ цессе их составления, заполнения и оформления должен быть максимально простым. Рациональная организация документо­ оборота позволяет обеспечить полное и своевременное отраже­ ние хозяйственных операций по движению и хранению матери­ ально-технических ценностей на торговой базе. От скорости продвижения документов зависит своевременность поступления материально-технических средств. Задержка продвижения до­ кументов отрицательно сказывается на передаче и обработке

223

экономической информации, на осуществлении функций по управлению материально-техническим снабжением.

В сводных документах регистрируется информация, полу­ чаемая механизированным (автоматизированным) способом. В каждом таком документе должны быть все необходимые све­ дения, расположенные в наиболее удобной для чтения последо­ вательности. Сводные документы должны составляться свое­ временно и быть максимально законченными. Данные в таких документах должны быть правильно сгруппированы и подсчи­ таны с обусловленной точностью. В процессе проектирования устанавливается информационный состав каждого сводного до­ кумента, расположение в нем данных, число его экземпляров, периодичность составления, редакция текста и др.

При проектировании м а ке то в п е р ф о р а ц и и (плана раз­ мещения информации на перфокарте) экономическая информа­ ция подразделяется на постоянную и переменную. Первая со­ ставляет содержание так называемых постоянных перфокарт, применение которых позволяет существенно упростить первич­ ную документацию и в значительной мере сократить объем те­ кущей ручной перфорации. Одна из задач проектирования маке­ тов перфорации — всемерное внедрение дуаль-карт, позволяю­ щих автоматизировать процесс перфорации. При разработке макетов перфокарт необходимо максимально сокращать объем ручной перфорации — наиболее трудоемкой операции техноло­ гического процесса машиносчетной обработки данных.

Спроектированные макеты перфорации согласовываются между собой и унифицируются для удобства обработки данных разных массивов. При распределении информации по магнит­ ным лентам массивы данных индексируются, к каждому из них приписывается одна или несколько бобин (катушек) лент в за­ висимости от размера массива. Возможно и размещение не­ скольких небольших массивов в одной бобине. Для каждого массива подробно планируется его размещение в заданных зо­ нах ленты по определенному макету для каждой составной еди­ ницы информации (записи). Разумеется, такое распределение

наиболее рациональную последовательность операций для каж­ дой работы в отдельности. В вычислительных центрах со сме­ шанным оборудованием (счетно-клавишным, счетно-перфораци­ онным и электронным) возможна следующая номенклатура опе­ раций машиносчетного процесса: прием и контроль исходной информации, таксировка на клавишных вычислительных ма­ шинах, контроль таксировки, перфорация (карт и перфолент), контроль перфорации, сортировально-подборочные операции на счетно-перфорационном оборудовании, репродукция перфокарт и перфолент, итоговая перфорация, перезапись с перфорацион­

224

ного материала на магнитные ленты, таксировка на счетно-пер­ форационном оборудовании, табуляция, обработка данных на ЭВМ, перезапись с магнитных лент на перфокарты, печать с магнитных лент и перфокарт, контроль и выпуск изготовлен­ ных сводных документов. В вычислительных центрах, оснащен­ ных только ЭВМ, отсутствует клавишная таксировка, такси­ ровка на счетно-перфорационных машинах, табуляция.

Отдельные модели ЭВМ позволяют воспринимать исходные данные непосредственно от датчиков или через промежуточные накопители (периферийные устройства), из различных каналов связи, с микрофильмов, с первичных документов, закодирован­ ных особым образом (например, чеком с записью токопрово­ дящими чернилами специальным шрифтом).

Особое внимание при разработке технологии следует уде­ лять контролю всех операций машиносчетного процесса. Раз­ работанная технология фиксируется в технологической докумен­ тации.

Один из наиболее трудоемких и кропотливых этапов проек­

граммы для ЭВМ. В процессе программирования укрупненные операции алгоритмов, выполненных в виде блок-схем или ли­ нейных записей, переводят в команды данной ЭВМ: в программу включают некоторые стандартные подпрограммы или команды обращения к ним; производят распределение внутренней памяти машины; вместо условных адресов присваивают действитель­ ные; собирают отдельные части программы; проверяют и отла­ живают программу. Разработанная и отлаженная программа записывается в специальные бланки, а затем перезаписывается на носитель, приспособленный к автоматическому вводу дан­ ных в ЭВМ (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты). В по­ следнее время уделяется все большее внимание вопросам авто­ матизации программирования.

Настройка счетно-перфорационных машин есть частная форма программирования, в которой наиболее трудоемко со­ ставление схем коммутации.

Внедрение созданного проекта механизированной обработки информации требует определенной подготовительной работы, в процессе которой печатаются формы новых документов, пере­ записываются на запроектированные носители информации но­ менклатуры постоянных данных по разработанным макетам, внедряются новые шифры, проводятся эксперименты. С проек­ том механизированной обработки должен ознакомиться персо­ нал объекта (участка учетно-плановых работ) и вычислитель­

ного центра.

Заключительный этап проектирования — в н е д р е н и е п р о ­ е к т а механизированной (автоматизированной) обработки, в результате которого осуществляется переход от старой инфор­

225

мационной системы к новой. Чаще всего некоторое время ве­ дется параллельная обработка данных по старой и новой си­ стеме, в процессе которой отрабатывается и усваивается новая

система.

Продолжительность проектирования зависит от размеров объекта, сложности информационной системы, глубины преоб­ разований, количества работников, привлекаемых к проектиро­ ванию, их квалификации и других факторов.

Интегрированная система обработки данных (ИСОД). Это такая система, которая позволяет на основе однократного (в каждый период времени) сбора минимума исходных данных получить все результирующие данные (показатели, документы), необходимые для принятия решений либо процесса управления. ИСОД, таким образом, позволяет ликвидировать автономные, во многом дублирующие друг друга системы сбора и перера­ ботки данных, организуемые каждым функциональным подраз­ делением органа управления. Возникновение концепции ИСОД в первую очередь связано с широким внедрением в область эко­ номического управления ЭВМ.

Внедрение ИСОД предполагает:

отделение творческих процедур (процедур принятия реше­ ний) от рутинных (повторяющихся, стандартных) процедур об­ работки данных;

формализацию рутинных процедур в виде алгоритмов и ма­ шинных программ;

централизацию оборота данных в специально выделенном структурном звене управления, что позволяет наиболее рацио­ нально использовать средства вычислительной и организацион­ ной техники, а также внедрить наиболее прогрессивные формы организации труда;

централизацию нормативно-справочного хозяйства, что устра­ няет разнохарактерность, а зачастую и противоречивость нор­ мативных данных, которыми пользуются различные функцио­ нальные службы управления. Единое нормативное хозяйство может также стать базой для организации развитой системы памяти для хранения базовых и справочных данных;

реализацию принципа однократного ввода данных в ИСОД с их последующим многоцелевым использованием при прове­ дении различных расчетов;

рационализацию и упорядочение документооборота, что включает выпрямление маршрутов движения документов и упрощение документальных форм, в частности освобождение их от нормативно-справочных показателей, а первичных докумен­ тов— от расчетных показателей.

Основные различия в организации традиционных систем обработки данных и ИСОД. связаны с изменением направлен­ ности потоков информации и централизацией технических про­ цедур обработки данных. Осуществление таких изменений

226

в действующих системах управления и практический переход к ИСОД предполагает проведение ряда подготовительных ме­ роприятий, в том числе установление четких должностных ин­ струкций для каждого сотрудника аппарата управления, унифи­ кацию форм документов и правил их заполнения, введение единого графика работы аппарата управления, и целого ряда других организационных мероприятий.

Реализация комплекса мероприятий по построению ИСОД обеспечивает большую оперативность и четкость в обработке данных, так как внедрение этой системы служит важным орга­ низующим фактором для систем экономического управления. Кроме того, ИСОД создает необходимые предпосылки для эф­ фективного внедрения современной вычислительной техники, позволяет освободить квалифицированных специалистов аппа­ рата управления от механической работы.

Информационные потоки системы и их структура. Высоко­ качественное и своевременное решение задач по управлению народным хозяйством требует приема, обработки и передачи больших потоков информации. Поэтому необходимым этапом при построении СОД является изучение системы документов и процедуры их обработки, а также структуры информационных потоков.

На торговых базах системы «Сельхозтехника», например, массовые потоки экономической информации возникают при планировании и распределении большой номенклатуры матери­ ально-технических средств, при поступлении материалов на склады и реализации их покупателям, в финансовой деятель­ ности, отчетности и во многих других хозяйственных операциях. Изучение информационных потоков включает ознакомление с формированием всех видов исходных данных, формами их ре­ гистрации, документооборотом, периодичностью получения све­ дений, определением объема информации, расчетом техниче­ ских средств первичной обработки документов, вопросами переноса данных на технические носители, разработкой схем ди­ станционной передачи информации в центр обработки и т. п.

Информационная деятельность товаропроводящей сети «Сельхозтехники» протекает по определенной иерархической структуре, состоящей из пяти звеньев управления: союзного, республиканского, областных, межрайонных, районных.

Районное объединение. Информационную систему районного звена рассмотрим на примере Пирятинского районного объеди­ нения «Сельхозтехника» Полтавской области, торговая база ко­ торого имеет два склада, специализированных по видам мате­ риально-технических средств.

Цикл прохождения и доставки материально-технических средств от заводов-поставщиков до потребителей осуществля­ ется либо через торговые склады, либо транзитом. Поставщик адресует запасные части или другие материалы на склады

227