Файл: Учебника для студентов вузов, обучающихся по специальностям Юриспруденция, Правоохранительная деятельность.pdf

нужного результата и необходимой информации. Правильно оформ­
ленное сотрудниками государственного органа деловое письмо сви­
детельствует об их высоком профессионализме, служит показателем компетентности и серьезности всего ведомства.
При составлении делового письма независимо от его назначе­
ния необходимо соблюдать общие требования:
(1) исполнитель делового письма должен ясно представлять себе, что он хочет сообщить в письме или какой вопрос выяснить;
(2) по композиции, содержанию и техническому исполнению деловое письмо должно соответствовать требованиям слу­
жебного этикета;
(3) в служебной переписке между государственными органами, сотрудниками различных служб и ведомств требуется строгое соблюдение субординации;
(4) письмо должно быть четким, логичным и понятным для восприятия. Для этого используются короткие предложения, исключаются непонятные и сложные слова, а также дву­
смысленные выражения;
(5) письмо составляется только по одному вопросу. Если необ­
ходимо в одну и ту же организацию обратиться по различ­
ным вопросам, то пишется несколько писем в один адрес;
(6) необходимо придерживаться единого стиля письма. Пред­
почтительно соблюдать официально-деловой стиль изложе­
ния и нейтральный эмоциональный тон;
(7) письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный объем — одна-две страницы машино­
писного текста). Однако ради краткости жертвовать вежли­
востью тона недопустимо;
(8) письмо должно быть убедительным. Поясняющие и аргумен­
тирующие материалы оформляются приложениями к письму;
(9) письмо не должно содержать ошибок: небрежно оформлен­
ное письмо с орфографическими, синтаксическими и стили­
стическими ошибками производит плохое впечатление и вы­
зывает у получателя недовольство.
Служебные письма пишутся на специальных, соответствующих стандартам бланках, имеющих установленный набор обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке: наименование ведомства, которому принадлежит организация; наименование орга­
низации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; дата; индекс до­
кумента; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя (наиме­
нование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии при­
ложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.
Не допускается произвольное сокращение наименования орга­
низаций. В то же время указание официального сокращения орга­
низации необходимо как обязательный реквизит делового письма.
190

Если письмо направляется должностному лицу, то название ор­
ганизации указывается в именительном падеже, а должность и фа­
милия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии. Если получатель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его следует указывать перед фамилией. Если письмо направляет­
ся частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и ад­
рес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.
Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия за­
писывается на отдельной строке. При этом письмо не должно со­
держать более четырех адресатов.
Наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляются на левой стороне листа.
Заголовок помещается перед текстом письма слева и содержит од­
ну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправ­
ления письма и указание на то, о чем (о ком) оно. Заголовок обычно начинается с предлога «О» или «Об» и кавычками не выделяется.
Если письмо адресовано персональному лицу, то заголовок не проставляет­
ся. В этом случае пишется вежливое обращение, например: «Уважаемый
Николай Сергеевич!» После обращения часто ставят восклицательный знак.
Следующую фразу начинают с красной строки и с заглавной буквы. После этого следует текст письма, состоящий обычно из двух частей. В первой час­
ти излагаются факты и события, которые обусловили необходимость напи­
сания письма, во второй — конкретные предложения, решения, просьбы, ре­
комендации и т.п.
Язык служебных документов, в том числе деловых писем, — это набор стандартов, клише, штампов, стремящихся свести к минимуму их субъективно-эмоциональную окраску. Формапизованность делово­
го письма не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так как устраняет излишнее напряжение при чтении письма, а также дву­
смысленности и неточности формулировок. Употребление стандарти­
зированных словесных оборотов помогает и его исполнителю, со­
кращая время и усилия на составление документа.
Если письмо сопровождается приложением, то отметка о нем проставляется в левом нижнем углу письма. Для этого с красной строки печатается и подчеркивается слово « П р и л о ж е н и е » .
Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретности. Каждое на­
звание (наименование) приложения располагается на отдельной строке. Если наименование приложения приводится в тексте письма, то в отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.
Письмо заканчивается подписью, в состав которой входит на­
именование должности лица, подписавшего письмо, личная под­
пись и ее расшифровка. Название организации здесь не указывается,
191

чтобы не повторять того, что уже указано в бланке. В подписи инициалы располагаются перед фамилией.
Подпись ставится в правой стороне листа после заключительной фразы вежливости, которая, как правило, пишется от руки тем, кто подписывает письмо. Такими словами вежливости могут быть: «С уважением», «Искренне
Ваш», «Надеюсь на продолжение наших контактов», «Желаю успехов» и т.п.
Если письмо должно быть подписано несколькими должност­
ными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда подпи­
си располагают на одном уровне.
Необходимо соблюдать соответствующий должностной уровень подписания писем. В частности, ответ на письмо, подписанное на­
чальником управления, также должен быть подписан начальником соответствующего уровня, а не его заместителем. В то же время от­
вет на письмо, подписанное заместителем начальника управления, может быть подписан начальником другого управления.
Если должностное лицо, подпись которого отпечатана в письме, отсутствует, то такое письмо может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В таких случаях требуется указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, на­
пример: «И.о. начальника отдела...» или «Заместитель начальника
отдела...».
Правилами делового этикета не рекомендуется, подписывая письмо за кого-то, перед подписью ставить предлог «за» или ко­
сую черту, поскольку для получателя будет неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полно­
мочиями.
Последний реквизит делового письма — отметка об исполните­
ле. Автор делового письма и его исполнитель — не всегда одно и то же лицо. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а испол­
нитель — за техническую, поэтому и существует требование делать в письме отметку об исполнителе.
Отметка помещается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем углу и включает в себя фамилию исполнителя пись­
ма и его служебный номер телефона. В отличие от подписи должно­
стного лица инициалы исполнителя ставятся после его фамилии.
Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими циф­
рами. Текст печатается, как правило, через полтора интервала.
Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее
2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять ин­
тервалов от левого края строки.
Тщательно проверенное, вычитанное и подписанное письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.
192

Общие правила технического оформления служебных документов и деловой этикет
Текст служебных документов рекомендуется печатать через 1,5 ин­
тервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал.
Все страницы документа должны быть пронумерованы, за ис­
ключением первой, на которой цифра «1» не ставится.
Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 05.10.2014 (после цифр, обозначающих год, точка не ставится) или 5 октября 2014 г.
Гриф утверждения, если документ должен быть утвержден, рас­
полагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «Утвер­
ждаю», наименования должности лица, утверждающего документ
(включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования ставится ниже подписи или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова « С о г л а с о в а н о», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Копии документов заверяют проставлением надписи « В е р н о», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность со­
трудника, заверившего копию, допускается не указывать.
Следует помнить, что неаккуратно оформленный служебный документ оставляет крайне неприятное впечатление. Поэтому все служебные документы внимательно вычитываются и корректируют­
ся. При таком контрольном чтении кроме орфографических оши­
бок и описок нередко обнаруживается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствие разбивки по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.
После внесения правок и исправлений деловой документ необ­
ходимо перепечатать.
В служебных документах следует бороться с неправильным ис­
пользованием слов и терминов, избегать неоправданное употребле­
ние иностранных слов, непонятных аббревиатур и сокращений и т.п.
Иногда в документах за внешней нейтральностью тона прогля­
дывает резкость, императивность, высокомерие, неуважение к адре­
сату. Вместе с тем чрезмерная вежливость также может испортить впечатление от письма.
Служебный этикет требует, чтобы служебные документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными.
Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходи­
ма в документации, отражающей различные аспекты деятельности государственных органов.
193

Разумеется, в каждом ОВД, его подразделении могут склады­
ваться свои традиции в оформлении служебных документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, аргументированным, объективным, коррект­
ным, написанным с соблюдением правил стилистики и правильно оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой этики.
7.7. Этика поведения сотрудников ОВД во внеслужебное время
Служба в ОВД — это и образ жизни
Исходным моментом в этике поведения полицейского во внеслужеб­
ное время должно служить положение о том, что служба в ОВД — это не только профессия, но и весь образ жизни сотрудника. Сдер­
жанность, ощущение ответственности за отступление от стандартов, личное поведение, аскетизм — это те качества работника, которые отвечают за то, какое мнение сложится у граждан о государстве.
Нравственная норма служебного и внеслужебного поведения сотрудника — прежде всего, принцип законности. В свое свободное время сотруднику полиции недопустимо нарушать законы исходя из политической, экономической целесообразности, а также по лю­
бым другим мотивам.
Вне службы, как и в служебных делах, сотрудник ОВД всегда руководствуется высоким чувством ответственности, продиктован­
ным своим служебным и морально-этическим долгом. В частности, он обязан быть разборчивым в выборе личных контактов и спосо­
бов использования свободного времени, ему противопоказаны лег­
комысленные или сомнительные с точки зрения нравственности поступки. Как и любой порядочный человек, он не может оставать­
ся сторонним наблюдателем в случаях, когда в его присутствии со­
вершается правонарушение или аморальный поступок, не может пройти мимо беспорядков, могущих породить преступление. Он должен прийти на помощь в условиях чрезвычайного происшествия или экстремальных событий.
В сфере морали, как известно, действуют духовные санкции в виде нравственного одобрения или осуждения общественным мнени­
ем, индивидуальным сознанием и совестью. Кроме того, нарушение сотрудником полиции Типового кодекса этики и служебного поведе­
ния подлежит моральному осуждению на заседании комиссии по соблюдению требований к служебному поведению, а в случаях, пре­
дусмотренных федеральными законами, нарушение положений Ко­
декса влечет применение мер юридической ответственности (ст. 29).
194

Во внеслужебное время сотрудники полиции должны придер­
живаться общепринятых этических норм, не допускать случаев ан­
тиобщественного поведения, не давать повода для обоснованной критики своих действий со стороны граждан.
Сотрудник ОВД в своей повседневной жизни и в быту обязан показывать пример чуткого, заботливого, внимательного отношения к окружающим его людям — членам семьи, родным, близким, друзьям, соседям, знакомым и незнакомым гражданам, с которыми ему приходится общаться или даже просто однажды встретиться. От имиджа и репутации каждого сотрудника в итоге зависит авторитет
Службы и доверие к ней.
В частных взаимоотношениях с гражданами сотруднику полиции неприлично подчеркивать свое должностное положение, демонстри­
ровать и использовать служебное удостоверение, вести излишние разговоры на служебные темы, о деталях совершения отдельных пра­
вонарушений, получивших широкую огласку. В то же время необхо­
димо пресекать распространение искаженной информации.
Сотрудники ОВД не должны использовать предоставленные им служебные возможности (труд подчиненных, транспорт, средства связи и коммуникации, оргтехнику и т.д.) для внеслужебных целей.
Находясь в форменной одежде, работнику ОВД лучше воздер­
живаться от решения личных, бытовых вопросов. Находясь в граж­
данской одежде, следует пользоваться услугами торговых и культур­
но-бытовых предприятий и учреждений наравне с другими гражда­
нами. У сотрудников полиции нет и не может быть морального права извлекать какие-либо выгоды и преимущества, пользуясь своим служебным положением и тем более злоупотребляя им.
В личной жизни достоинство, порядочность, скромность, чувство такта необходимы сотруднику ОВД в той же степени, что и на службе. Он должен проявлять заботу о воспитании членов семьи, соблюдении ими нравственных норм. Предметом особого внимания должно быть создание и поддержание в семье атмосферы спокойст­
вия, уверенности и стабильности; в разговорах, связанных со служ­
бой, — сдержанности.
Внеслужебное время —
это время, когда сотрудники могут вос­
становить свои силы, побыть с семьей, отдохнуть на природе, за­
няться любимым увлечением. Для полноценного отдыха и оздоров­
ления сотрудников и членов их семей функционируют 25 лечебно­
оздоровительных учреждений МВД России общей коечной мощно­
стью 8325 мест, в том числе 11 санаторий на 3252 места и шесть цен­
тров восстановительной медицины и реабилитации на 2527 мест, непосредственно подчиненных Департаменту тыла МВД России.
При этом свободное время сотрудниками ОВД должно быть исполь­
зовано не только для восстановления физических и духовных сил,
195