Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

предназначается для руководящих органов, парламента и высших чиновников. Деятельность Дирекции документа­

стран: Англии, Испании, ФРГ, США, Италии и Советско­ го Союза.

Основными изданиями Дирекции являются:

а) заграничная хроника по политическим вопросам, выходящая ежемесячно в шести выпусках (выпуски соот­ ветственно посвящены Англии, Испании, ФРГ, США, Италии и СССР);

б) статьи и документы, выходящие 3 раза в неделю в форме трех выпусков: актуальные проблемы; темы дня; факты и мнения. Издание это содержит избранные, наибо­ лее интересные и важные сообщения заграничной прессы и других источников;

в) экономические проблемы, выходящие еженедельно, издаются совместно с Национальным институтом статис­ тики и экономических исследований, содержат перепечат­ ки наиболее важных статей международной прессы по во­ просам экономики (промышленность, торговля, сельское хозяйство, а также финансы) и комментарии известных экономистов.

щие ежемесячно в девяти выпусках, посвященные выбран­ ным проблемам. Это наиболее типичная тематическая ин­ формация. В это издание входят материалы Национально­

ложение к предыдущему изданию помещает высказыва­ ния и мнения французские и иностранные;

ние, содержащее анализы или переводы специализирован­ ных заграничных работ;

назначаются для французской дипломатической службы, содержат выступления, государственные декларации, а также краткие информации о жизни Франции и пробле­ мах дня.

Кроме того, издаются брошюры популярного типа, на­ пример: «Франция», «Социальная политика во Франции»; они издаются также на иностранных языках.

Дирекция издает также фотографическую документа­ цию — 10 выпусков в год.

Всего за год выходит 4 млн. экземпляров периодиче­ ских и 300—500 тыс. экземпляров непериодических изда­ ний.

Тематика информационных материалов определяется на основе заявок отдельных министерств, а также по собст­ венной инициативе Дирекции. В Дирекции документации работают 150 сотрудников на полном окладе, около 500 специалистов и переводчиков по договору. Кроме того, ряд рефератов выполняется при сотрудничестве других учреж­ дений (институты, министерства). В Дирекции имеется свой отдел репродуцирования.

США

В США уделяется большое внимание разработ­ ке систем информационного обеспечения руководителей.

Рассмотрим некоторые основные тенденции в органи­ зации таких информационных систем.

Развитие современных средств сбора и переработки информации послужило своего рода материальной базой для разработки методов системного анализа при обоснова­ нии и принятии управленческих решений в военной, про­ мышленной, коммерческой, финансовой и других областях деятельности.

Исходным принципом системного анализа является рас­ смотрение любого объекта управления как системы, со­ стоящей из многих элементов (подсистем). При таком подходе ставится задача выяснить и изучить для обосно­ вания управленческих решений те связи и отношения, ко­ торые имеются между этими элементами или подсистемами.

вая, финансовая, производственно-диспетчерская, техноло­ гическая и др. При этом многие трудности были связаны с определением всей совокупности специализированных функций, которые соответствуют содержанию деятельности фирм.

Наряду с этим их дифференциация вызывала необ­ ходимость усиления координационного начала в управле­ нии. Это отвлекало внимание от общих проблем руковод­

канские практики внутрифирменного управления начиная примерно с середины 60-х годов пошли по пути создания гибких структур для выполнения отдельных программ. Для разработки и производства определенных видов продукции («новых программ») формируются специальные органы (отделы), обладающие всем комплексом необходимых пол­ номочий.

Такая своеобразная «матричная» система, как считают американские специалисты, не ослабляет, а укрепляет принцип централизованного руководства, поскольку повы­ шается ответственность за выполнение каждой программы в целом и вместе с тем сохраняется подчиненность прези­ денту фирмы или управляющему отделением. Передача больших прав и ответственности низшему эшелону руко­ водителей разгружает центральные органы фирм от повсе­ дневной текущей работы по управлению, позволяя кон­ центрировать внимание на вопросах общей политики — новых капиталовложениях, модернизации предприятий, изучения рынка и др. Вместе с тем передача ответствен­ ности за принятие решений низшей ступени управленче­ ской иерархии привела к усилению функций контроля сверху.

В тех случаях, однако, когда «программные» органы являются временными организационными звеньями (они распускаются, как только выполнены задачи очередной программы), управленческая структура фирмы в целом в известной мере перестает быть стабильной. Возникают за­ труднения в специализации и закреплении персонала, в долговременном планировании его использования. Кроме того, неизбежное сохранение отдельных общефирменных функциональных звеньев вызывает определенное дубли­ рование деятельности органов, формируемых «на базе программ».

Тем не менее общая тенденция такова, что распростра­ няется подход к руководству не как к структуре устано­ вившихся взаимосвязей и подчинения, а как к процессу решения определенных проблем. Особая роль при этом от­ водится информационно-вычислительным системам, кото­ рые при таком подходе уже не относятся только к компе­ тенции одного подразделения фирмы (службы обработки данных), а оказывают влияние на всю организацию в це­ лом, нарушая традиционно сложившуюся структуру и сти­ рая грани между функциональным и линейным руковод­ ством.

Внедрение новых методов руководства связывается в США с расширением масштабов и с существенным изме­ нением характера обучения управленческих кадров. Ни­ когда еще их подготовка, осуществляемая в тесном взаи­ модействии с консультационной и исследовательской рабо­ той по управлению, не приобретала такого размаха, как в последние годы.

Системы информационной подготовки решений, т. е. информационные системы, рассчитанные на руководство, создаваемые в США, можно разделить на следующие пять групп.

1. Системы, выполняющие работу клерков (учет, реги­ страция данных, простейшие бухгалтерские расчеты).

2.Информационные системы.

3.Системы подготовки решений.

4.Комплексные системы.

5.Программирующие системы.

Системы первой группы должны широко использовать механизацию и автоматизацию рутинных процессов учета, калькуляции и арифметических расчетов. Информацион­ ные системы должны выдавать информацию, соответст­ вующую задачам принятия решений, в форме, удобной для руководства. Они могут быть как автоматизированны­ ми (с использованием ЭВМ) так и неавтоматизированны­ ми, что определяется спецификой решаемых задач и объ­ емом рутинных операций.

В системе подготовки решений вводится информация и задается последовательность процедур исходя из мате­ матической модели решаемой задачи. Так, для анализа плановых решений используется аппарат статистики, ме­ тоды регрессионного анализа, экспоненциальное сглажи­ вание и др.

Комплексные системы предусматривают два вида вза­ имодействия: «человек — машина» и «человек — человек». В первом случае руководитель может непосредственно об­ ращаться к информационной системе посредством таких устройств «ввода-вывода», как телетайп, «световое перо» и т. п. Во время подготовки решения он может непосред­ ственно задавать вопросы ЭВМ, а в случае достаточного объема необходимых для принятия решения данных вы­ брать оптимальный способ действия.

Во втором случае руководитель ставит перед информа­ тором-специалистом задачу, которую должно решать ру­ ководство. После этого информатор собирает необходимые сведения, анализирует их и представляет руководителю набор альтернативных способов действия с их оценкой. Примером такой подготовки решений может служить дея­ тельность группы анализа систем при Министерстве обо­ роны США. Оценку альтернатив давали высококвалифи­ цированные специалисты (доктора наук), имеющие подго­ товку в области эконометрии, теории управления и специальных разделов математики.

Программирующие системы являются предметом спе­ циальных исследований. Они предусматривают полную формализацию процессов принятия решений, что в насто­ ящее время пока еще не осуществимо. Большое место в работе информационных систем будущего отводится ЭВМ.

внешних накопителей при непосредственном обращении к ЭВМ.

2.Использование ЭВМ с внешними накопителями и дистанционным управлением.

3.Включение ЭВМ в центральную систему обработки данных с автоматическим вводом информации по различ­ ным каналам ее поступления.

4.Объединение систем обработки данных в единую государственную систему управления с автоматизацией процессов обмена информацией.

Некоторые специалисты в США считают неверным утверждение о том, что для создания интегральной инфор­ мационной системы пригодны лишь очень крупные ЭВМ с использованием мультипрограммирования. При правиль­ ном выборе отдельных элементов системы интегральная