Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

Аналогично строятся прямые и обратные связи эле­ ментов Б 1 и В 2 .

Следует отметить, что критериями оценок отдельных обзоров, справок и т. п., подготавливаемых этими элемен­ тами, служат положения (позиции) проекта пятилетнего плана (для элемента Б) и проекта годового тематического плана (для элемента В ) .

Контакты «активного звена» с руководством соответст­ вующих уровней осуществляются периодически, в основ­ ном в форме консультаций по вопросам содержания посту­ пающей исходной информации и возможностей ее исполь­ зования.

При организации работ службы НТИ по схеме АСИПР возрастает ответственность звена I , основной функцией которого является удовлетворение заявок элемента А, Б и В, дифференцированных в соответствии со спецификой ре­ шений, принимаемых руководителями соответствующих рангов. Поэтому их удовлетворение требует от звена I также дифференцированного подхода к комплектованию фондов материалов научно-технической информации и к построению справочного аппарата.

Конечной задачей службы НТИ при переходе на работу по принципам АСИПР становится создание новой информации как основы принятия специфического реше­ ния в каждом отдельном случае. Просто технический поиск и просто тематический отбор информации, как это чаще всего делается в настоящее время, становятся слишком грубыми методами, так как приводят к потере времени и средств на сбор большого объема информационных мате­ риалов, содержащих информацию по данной тематике, но бесполезных с точки зрения решения конкретной задачи.

Для этого уже на входе АСИПР необходимо «сортиро­ вать» исходную информацию по признакам ее возможного целевого назначения, т. е. обеспечивать целевую индекса­ цию материалов НТИ. В связи с этим особое значение приобретает адресная картотека организаций, фирм, кол­ лективов, лиц, создаваемая также по признаку целевого использования информации. Определение круга организа­ ций (лиц), выполняющих работы, информация о которых может быть использована при подготовке решений, необ­ ходимо Для эффективного наблюдения за деятельностью этих организаций (лиц) и, следовательно, для обеспечения целевого комплектования фонда материалов НТИ.

Звено I I строится, как обычная трехконтурная поиско­ вая система. Однако участие в создании новой информа­ ции, предназначенной служить средством подготовки це­ левых решений, обусловливает необходимость выполнения этим звеном не только справочной функции, но и функции консультанта. Отсюда вытекает требование к такой систе­ ме: она должна быть универсальной, т. е. сочетать в себе признаки документальной и фактографической систем и обеспечивать выполнение полного комплекса информаци­ онно-логических задач и необходимых расчетов.

В соответствии с этим требованием информационный язык для АСИПР характеризуется прежде всего тем, что в него включены дескрипторы из трех предметных обла­ стей; тематической (понятия, термины, словосочетания в пределах соответствующей тематики); области количест­ венных показателей, необходимых для использования в качестве основы при подготовке решения определенных целевых задач, и области целевых понятий.

Требование повысить качество разработок и обеспечить принятие оптимальных решений на всех уровнях руковод­ ства исследовательскими и опытно-конструкторскими ра­ ботами диктует необходимость резко повысить как качест­ во информационного анализа, так и количество информа­ ции, используемой для сопоставления. Поэтому построение эффективной СИПР, структура которой не противоречит структуре системы управления (планирования) отрасле­ выми научно-прикладными исследованиями, мыслимо только на базе автоматизированной информационно-логи­ ческой системы.

Рассмотренные системы не исчерпывают всех случаев практической реализации информационного обеспечения руководителей. В последние годы в Советском Союзе воз­ растает интерес к этой проблеме [35, 37, 48]. Аналогичная рассмотренным форма обслуживания используется в си­ стеме, обеспечивающей научно-технической информацией руководящих работников ряда областей РСФСР.

Определенный опыт накоплен Татарским ЦНТИ по информационному обслуживанию руководства [45]. Обслу­ живание осуществляется по межотраслевой тематике си­ стематически в виде направления ежемесячной «Служеб­ ной информации», а также по разовым запросам.

Методика подготовки «Служебной информации» анало­ гична подготовке тематических подборок с использованием

всех источников, поступающих в информационный центр. Каждый выпуск включает от 15 до 20 наименований информационных материалов в виде копий или аннотаций. Готовятся и направляются абонентам технико-экономиче­ ские обзоры и тематические подборки, а также информа­ ционные письма по наиболее актуальным вопросам.

Наряду с рассмотренными системами необходимо отме­ тить также тенденцию дальнейшего развития методов обзорно-аналитического информирования руководителей [39]. В литературе еще нет четкого определения таких си­ стем, хотя на практике они существуют сравнительно дав­ но. Так, в ряде отраслей промышленности и народного хо­ зяйства руководящим органам представляются сопостави­ тельные аналитические обзоры сводного характера. К их составлению привлекаются информационные службы на­ учно-исследовательских институтов, конструкторских бюро

ипромышленных предприятий; при этом большая работа проделывается информационными службами совместно с инженерно-техническими работниками, занятыми разра­ боткой новых машин, приборов и оборудования. Подготов­ ленные обзоры представляются ежегодно в отраслевой информационный центр, который составляет сводный обзор

ивыдает его руководящим органам перед началом плано­ вого периода. Результаты обзора используются при опре­ делении технической политики отрасли, составлении пер­ спективных планов и прогнозов. Таким образом, отрасле­ вой информационный центр берет на себя роль координирующего органа, ответственного за подготовку всех тематических разделов обзора.

Техническое задание на составление обзора выдается руководящим органам периодически и уточняется по мере развития данной отрасли. При составлении сводного обзо­ ра информационным центром используются дополнитель­ ные источники информации, не включенные составителя­ ми отдельных тематических обзоров по разным причинам. Информационный центр широко привлекает к работе над сводным обзором крупных специалистов, деятелей науки и техники. В качестве примера подобного рода изданий можно привести широко известное издание ВИНИТИ «Итоги науки».

Рассмотрение действующих систем информационного обслуживания руководителей в Советском Союзе позволяет сделать следующие выводы.

1. Наметилась тенденция выделения информационных подразделений по обслуживанию руководящих органов в специальные службы в рамках отраслевых информацион­ ных центров.

2.Информация, представляемая руководству в соответ­ ствии с принципами избирательного распределения, охва­ тывает широкий круг документов как первичного (перво­ источники), так и вторичного характера.

3.Вторичная, или подвергающаяся аналитико-синте- тической переработке, информация частично упорядочена по форме ее представления.

4.Разработана действенная система обратной связи, помогающая оценить выдаваемую информацию.

5.При информировании руководящих работников ши­ роко используются результаты обзорно-аналитической ра­ боты. Накоплен опыт организации такой работы в рамках отрасли.

Успехи, достигнутые в вопросах информирования руко­ водства, могут быть более значительными, если улучшить изучение информационных потребностей руководства в со­ ответствии с. его деятельностью, т. е. знать все аспекты использования информации руководителями.

Другими важнейшими аспектами улучшения инфор­ мационного обслуживания руководства являются: повы­ шение степени обобщения информационных материалов, сопоставление отечественных и зарубежных данных, оцен­

избирательное распределение документов, поступивших в информационную систему;

обзорно-аналитическая работа с выдачей обобщенных материалов.

Оба вида информационной деятельности елужат общей задаче доведения до руководства самых важных сообще­ ний, и здесь накоплен значительный опыт работы, привле­ чены достаточно квалифицированные кадры, разработаны нормативно-инструктивные документы.

Однако существующие в настоящее время системы информационного обслуживания руководства не сочетают

еще в полной мере эти два вида деятельности [39]. При этом, как правило, выбираются два ставших традицион­ ными вида обслуживания: реферативная (очень краткая)

иобзорная (весьма подробная) информации. Крайне ред­ ко составляются аналитические справки, подборки, прог­ нозы, краткие резюмирующие сводки технико-экономиче­ ского характера. Даже предварительный анализ информа­ ционных вопросов руководства показывает исключитель­ ную важность информационных материалов подобного рода. Кроме основной причины — отсутствия квалифици­ рованных кадров для такой информационной работы, есть

иеще одно существенное обстоятельство: не разработаны методические указания к такого рода сообщениям, соче­

два вида деятельности должны быть совмещены и четко увязаны между собой. Должны быть разработаны методы обобщения (свертывания) информации, использующие формализованные подходы к обзорно-аналитической рабо­ те. Оценка сообщений, почерпнутых из материалов науч­ но-технической информации, должна опираться на мнения крупных специалистов в данной области науки и техники. Понятно, что для оценки отдельных документов привлече­ ние крупных специалистов не всегда оправдано. Оцени­ ваться должны наиболее проблемные сообщения, а в том случае, когда нет единого мнения, — использоваться мето­ ды экспертных оценок, разработанные при составлении прогноза. Органы, деятельность которых направлена на информирование руководства, должны использовать ре­ зультаты всей информационной деятельности, проводимой в СССР и за рубежом. При совершенствовании систем, по­ строенных по такому принципу, наибольшую важность будет иметь обзорно-аналитическая информация с заклю­ чениями крупных специалистов, деятелей науки и техни­ ки. Малозначащие документы не будут попадать к руко­ водящим работникам, а информация, используемая при принятии ответственных решений, будет ^содержать все аспекты решаемой проблемы с научно-технической, эко­ номической, социальной и политической точек зрения.