Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

Информация, выдаваемая такими системами, может быть использована в принципе и центральными руководя­ щими органами по важным народнохозяйственным проб­ лемам (электрификация, химизация, автоматизация про­ мышленности, внедрение достижений науки и техники в народное хозяйство, использование ЭВМ в различных от­ раслях промышленности и т. д . ) .

Решение таких проблем ведет к существенным измене­ ниям в процессах социалистического воспроизводства, увеличивает потенциальную мощь страны. Таким обра­ зом, при подготовке информации для руководящих кадров данной отрасли народного хозяйства следует помнить о задачах, стоящих перед страной в целом, т. е. учитывать возможность использования информационных данных ру­ ководством высокого уровня.

Литовским научно-исследовательским институтом на­ учно-технической информации при разработке системы информационного обеспечения руководящих работников были проведены исследования их информационных запро­ сов [17]. При этом все руководящие работники были разде­ лены на четыре группы.

1. Руководящие работники плановых органов. Это не­ многочисленная группа высококвалифицированных потре­ бителей информации с очень широкими по тематике и це­ ленаправленными на перспективу информационными по­ требностями.

2.Ответственные работники промышленных мини­ стерств, ведомств и объединений. Эта категория потреби­ телей информации более широкая, а их потребности значительно более дифференцированы. По некоторым част­ ным проблемам их потребности могут совпасть с потреб­ ностями третьей категории потребителей.

3.Руководители предприятий и проектно-конструк- торских организаций. Обязанности их в функциональном отношении схожи, а их информационные потребности близки в основном только по межотраслевым вопросам (НОТ, экономические, организационные проблемы и т. д . ) .

4.Руководители подразделений предприятий и органи­ заций. Это наиболее многочисленная группа потребителей (начальники цехов, отделов, лабораторий и т. д.), их по­ требности сравнительно узкие. В математическом отноше­ нии они почти совпадают с темами планов внедрения но­ вой техники, научно-исследовательских работ и опытно-

параметры наиболее важных изделий, технологических процессов и материалов;

современные тенденции развития науки и техники в передовых индустриальных странах и их влияние на на­ правление и темпы развития отечественной науки и тех­ ники;

материалы о тенденциях развития экономики, хозяйст­ вования и торговли, о себестоимости и ценах, разделении труда и производственной кооперации.

Как видно из приведенных перечней, первой категории потребителей нужна информация, имеющая важное зна­ чение для отрасли и народного хозяйства в целом. Кроме того, эта информация должна быть по возможности крат­ кой, лишенной различных технических деталей, изучение которых не входит в задачу этой категории потребителей. При этом дело не всегда касается специально обрабаты­ ваемых материалов. Роль этой информации выполняют, например, сообщения о ходе выполнения плана, програм­ мы будущего развития отдельных стран, отчеты междуна­ родных организаций, выступления и статьи передовых экономических работников и т. д.-

Иначе обстоит дело с информацией, предназначенной для второй группы потребителей. Эту категорию потреби­ телей обработанная информация должна избавить от не­

Изучение информационных потребностей и запросов руководителей должно стать обязательным условием раз­ работки информационных систем. Специфика обслужива­ ния руководящих работников определяет и специальный подход при разработке систем информирования. В самом деле, информационные потребности руководящих и рядо­ вых сотрудников различны. Например, на предприятии интересы директора и главного инженера существенно отли­ чаются от интересов рядового инженера и рабочего-рацио­ нализатора. Первых интересуют данные об общей органи­ зации, планировании и экономике производства, данные о конъюнктуре рынка, о сочетании различных отраслей техники и применении разных материалов. И вряд ли они будут довольны, получив эти данные в массе другой ли­ тературы по частным техническим вопросам. Инженера и специалиста, наоборот, больше интересует литература,

Формы и методы представления информации

Г Л А В А 4

стояние предприятия, цеха, выполнение установленных заданий. Сведения такого характера концентрируются или обобщаются в специализированных отделах. К ним отно­ сятся статистические, бухгалтерские и финансовые дан­ ные, сведения, связанные со снабжением, сбытом продук­ ции, штатами. Эти сведения необходимы для деятельности каждого предприятия, они поступают к руководителям на разных стадиях управления по различным каналам.

Внешняя (обязывающая) информация. Она поступает от вышестоящих руководящих органов и в значительной степени влияет на деятельность предприятия. К этому ви­ ду информации относятся различные законодательные ак­ ты, распоряжения, директивы вышестоящих органов, контрольные и ревизионные инструкции, нормы, инструк­ ции по технике безопасности и т. д. Информация этого ти­ па публикуется в официальных изданиях, и каждая орга­ низация обязана руководствоваться ею в своей деятель­ ности.

Научная, техническая и экономическая информация

сообщает последние сведения о развитии науки, техники, экономики, о новых направлениях в различных областях науки и техники. Сбор этой информации составляет об­ ласть деятельности органов научно-технической информа­ ции. Иногда этот вид информации называют стратеги­ ческим.

Информация об управлении. Профилирующий харак­ тер этого типа информации дает основание считать ее са­ мостоятельной категорией. В самом деле, здесь речь идет не только об информации, касающейся вопросов теории управления, но и об информации, относящейся к практике управления, использования математических методов, пси­ хологии, социологии, которые тесно связаны с управ­ лением.

Сравнение приведенных категорий показывает, что не­ обходимо отличать информацию об управлении от инфор­ мации для управления, которая включает три первых, ука­ занных выше вида информации.

Рассмотрим некоторые формы и методы представления информации, получившие распространение за рубежом.

Для информационного обеспечения руководящих кад­ ров в практике зарубежных информационных служб по­ лучили распространение два типа информационного об­ служивания: периодическая и разовая информация. Пе­ риодические издания через определенные промежутки времени доводят до сведения руководящих кадров инфор­ мационный материал, составленный на основе обработки последних зарубежных журналов и специальной литера­ туры, в то время как разовые издания представляют со­ бой изданную в форме брошюры информацию для руко­ водителей и органов управления по какой-то определенной теме. Периодические издания содержат в каждом номере

печатанных на машинке экземплярах. Подобные работы главным образом подготавливаются в тех случаях, когда высший руководящий орган или же руководитель лично запрашивает срочную информацию по той или иной теме.

Степень обработки отдельных тем в системе монотема­ тической информации, как правило, более высокая по сравнению со степенью обработки материалов для перио­ дических изданий.

В периодических изданиях темы разрабатываются, как правило, на основе одного или нескольких источников, в то время как монотематические работы подготавливаются

на основе нескольких десятков источников, а крупные сборники экономических показателей даже на основе не­ скольких сотен источников.

Разовая информация — это наиболее пригодный метод обработки сведений, предназначенный для удовлетворения потребностей высшего руководства в конкретной инфор­ мации, в то время как метод периодической информации является оправдавшим себя средством систематического освещения опыта, т. е. освещения таких вопросов, которые относятся к вопросам тематической ориентации.

Представляют интерес основные требования, которые предъявляются в Чехословакии к составлению информа­ ции для руководителей предприятий и объединений.

Первое требование. Все информационные материалы должны содержать факты. Фактические данные в подго­ тавливаемой информации должны быть поданы броско. Это требование к информации можно назвать фактогра­ фическим требованием.

Второе требование. В информации наряду с фактами должны помещаться материалы о тенденциях развития, действительных на длительный период времени.

Третье требование. Все сведения должны излагаться в сжатой форме. Практически это достигается за счет мно­ гократного уплотнения информационных материалов.

Четвертое требование. Информацию нужно представ­ лять в таком изложении, чтобы руководитель мог понять ее, каких-бы специальных областей она ни касалась.

Информация, поступающая к руководителю, должна облегчить изучение соответствующей проблемы. Такая ин­ формация предполагает научную обработку источников по изучаемой теме. Степень этой обработки может быть раз­ ной. Наиболее квалифицированной формой обработки ин­ формации является анализ проблемы с последующими вы­ водами.

Изложенные взгляды на форму и сущность обработки информации для руководящих работников показывают, что к ней предъявляются очень высокие требования. Такая углубленная обработка информации становится научно- исследовательской работой.